浅谈电力系统运用档案数字化提升档案管理水平

浅谈电力系统运用档案数字化提升档案管理水平

贾建华

国家电投集团内蒙古白音华煤电有限公司坑口发电分公司 内蒙古锡林浩特盟 026000

摘要： 随着现代信息技术的迅速发展，挡案信息的数字化管理已成为未来发展的趋势。如何推进电力系统运用档案数字化、不断提升档案管理水平，已成为当前电力系统档案工作者普遍关注的课题。结合自身实际工作，在本文中阐述了电力系统运用挡案数字化的意义，探讨了运用档案数字化提升档案管理水平的对策。

关键词：电力企业；档案；数字化

        信息技术的发展促进各行各业的进步。电力企业档案管理数字化是必由之路，是提升档案管理效率质量的重要手段。为了更好地适应电力企业档案管

理数字化的趋势，各级企业工作人员就应当要转变管理、主动学习、积极变革，从信息保管为主的传统档案管理向信息开发利用的数字化管理进行转变。

一、电力企业档案管理中数字化建设概述

        企业档案信息化管理是通过数字化技术的应用，利用先进的信息技术，对企业内外部各类信息进行收集、整理、加工以及利用，通过相应的管理方法和技术手段将较为复杂和分散的信息资源进行整合，从而构建成有序的档案信息系统，企业相关人员能够通过网络对信息化档案加以利用，使便捷、高效的档案利用得以实现，从而使企业管理效率有效提高，在企业效益提升中起到促进作用。

二、档案数字化管理的定义及意义

        档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

        随着科学技术的发展，电子文件、电子签名等的出现已经对档案工作产生了很大影响，档案管理的工作方式也在经历着变化。因此，目前必须认清档案数字化建设发展的趋势，不断提高档案管理工作的科技水平。在日常档案管理工作中，档案数字化管理，不仅能提高档案管理效率，还可以创新档案管理的模式。

三、电力企业档案数字化管理的现状

        1.技术建设还不够先进科学

        完善的业务规范、管理规则和技术标准方面还不全面统一，无法有效支持数字化档案建设活动顺利开展。电力企业建设数字化档案馆，对于技术层面要求较高，不论是存储海量档案信息还是针对各项档案信息实施管理，都需要使用到多种技术手段，包含信息检索技术、高速网络技术、数据挖掘技术、分布式管理技术、数据仓库技术、数据库技术、分布式管理技术以及信息安全技术等，涉及到各项信息技术尖端内容。然而现实工作中电力企业在技术投入力度和技术应用层面还不够充分。

        2.体系标准不够健全

        电力企业档案数字化建设工作进行中，缺乏健全合理的体系标准作为支撑，表现为各项标准规范存在着一定缺失，没有形成完善的管理规章制度。现阶段档案数字化建设还没有形成统一的国家标准，在计算机技术和网络技术、信息平台建设以及信息处理方面还存在着较多不足，且档案建设活动不适应各个行业的实际情况。

        3.档案数字化管理人员综合素质有待提高

        在开展电力企业档案数字化管理工作中，人才的重要性不言而喻。档案管理数字化工作的开展主要是依靠人员展开，信息技术的飞速发展要求人才的素质必须跟得上，而档案管理数字化也在要求工作人员必须能够与时俱进。纵观当前电力企业档案管理人员现状能够发现，由于受到机构编制等因素的影响，档案管理人员的更新比较慢，现有人员缺少专业化的培训，导致文化软实力受到了限制，专业性不强加上管理技能不到位，缺乏专业与管理技能于一身的核心人才势必会影响档案管理数字化工作的开展。

四、电力系统档案管理数字化对策

        1.建立并完善管理制度

统一制度标准，统一技术标准。第一，为有效提高数字化档案工作效率，要建立健全规范的档案管理系统工作程序，并严格按照该工作程序开展具体的工作。第二，为提高档案管理工作的服务质量，要提高档案管理人员归类整理工作的能力；第三，为防止计算机操作失误造成文件丢失，要对归档的电子文件进行拷贝保存。第四，要建立并完善严格的文件登记管理制度。

        2.加大对档案管理设备的投入

        在传统的档案管理工作中，其守旧的管理方法已不能满足电力企业健康发展的要求。随着网络信息时代的到来，人们了解事物和解决问题的途径更加广泛。在电力系统档案管理工作中，其硬件基础设施也必须跟进时代发展的要求，必须充分发挥网络的价值。因此，企业必须对其档案管理工作的重要性有足够的认识，必须增加对其设施设备的投入，购置数字化管理所需要的计算机、数码摄像机、复印机、数码相机、服务器、光盘刻录机和扫描仪等，用现代化的密集架代替铁柜，对档案库房进行改造或更新。

    3.档案数字化的质量是关键

        档案数字化工作的质量直接影响着档案信息资源建设的质量，为确保档案数字化工作的质量，应明确专人负责所有环节和流程；明确档案管理工作数据要准确，标识要清楚，构建目录数据库和全文数据库，加强电子文件归档管理，确保其真实性、完整性和有效性。

4.建立一支强有力的档案管理保密工作队伍

        作为一项专业性很强的基础工作，档案工作需要有一支高素质的管理队伍来确保其顺利进行。因此，各档案工作人员一方面要了解并灵活运用相关的管理知识，另一方面还要了解与其工作有关的科学技术等。从企业角度讲，要积极组织有关培训活动，以提高员工的管理知识和业务素质。从工作人员角度讲，要积极参加企业所组织的相关活动，以提高自身的整体素质。档案数字化推进工作中，要注意档案的保密，对相关参与的人员签订保密协议，并在档案整理过程中必须保证档案的完整度；在档案数字化推进过程中要建立工作日志，并加强与各部门之间的沟通，确保档案数字化工作的连续性，在进行档案数字化前期准备工作时，要对室藏档案的案卷与档案系统进行数据的核查和校对，并实施重要的档案要备份，确保档案信息化过程中档案实体的安全和信息安全。

        5.优化电力系统档案管理软硬件设施

互联网带来了更便捷的工作方式，可是互联网病毒也层出不穷，让人防不胜防。所以提升电力系统档案管理效率，就要积极加强档案管理的设备建设。投入一定资金到电力企业的档案管理工作中，购进全新的电脑操作设备与足够大的存储硬盘，来进行档案管理，是十分必要的举措。同时也要注意在存储档案文件时要进行相应的隔离工作，以免电脑被黑客攻击后死机，影响其他文件的查阅。

结语

        随着信息化技术的不断发展，各种先进的数字化技术在电力行业领域中得到广泛应用。产业信息化发展也极大地促进了电力企业全面的信息化建设，档案资料作为企业发展历程的真实全面反映，为企业的决策制定提供了有力支持。针对档案管理的安全性、有效性、完整性和准确性，制定出相应的数字化管理制度和运行机制，并加强对档案管理人员的专业技能和综合素质的培养，充分满足信息化时代对档案管理建设的需求，并充分利用数字化技术，对档案信息网络化建设予以实现，使档案资源的利用率有效提高，企业效益得以增加，对企业可持续健康发展起到推动作用。

 参考文献：

  [1]成丰.电力系统数字化档案管理的分析与探讨[J].卷宗,2019,9(36):97.

 [2]关丽丽.电力企业档案数字化管理的实施分析[J].数码设计（上）,2019,(12):315-316.