大数据时代企业档案信息资源建设

大数据时代企业档案信息资源建设

张玉玲

紫金矿业集团股份有限公司紫金山金铜矿

摘要：大数据时代的到来意味着信息高速流通、快速获取，企业通过云计算，可以搜索到相互关联的档案信息，并对其进行关联、提取，通过挖掘和分析加以利用，对企业科学管理有着决策性的作用，极大的提高了企业经济效益和社会效益。本文对大数据时代企业档案信息资源的建设进行分析。

关键词：大数据时代；企业档案；机遇

1大数据特征

（1）类型多样且传播范围广。传统档案不外乎纸质档案、声像档案、实物档案等几大类，档案数据库也是结构化数据库。而随着互联网络与传感器的飞速发展，种类繁多的非结构化数据大量涌现，非结构化数据没有统一的结构属性，难以用表结构来表示。在记录档案信息资源数据的同时还需要存储数据的结构，增加了档案信息资源数据存储、处理的难度。（2）数据价值高。一是电子文件的应用能有效地保护档案原件；二是大量的电子文件可以通过大数据分析，再现企业档案的生产管理的全过程，为企业发展提供智能决策的档案利用服务。（3）价值密度低。大数据时代需要从浩瀚无烟的数据库中从不同的侧面、不同的渠道提取有价值的信息，企业档案信息的质量是非常重要的。数据价值密度的高低与数据总量的大小不成正比，数据质量是最难控制的，企业档案数据需要经过反复一层层的分析萃取有用的信息，企业档案数据的收集、存储、传递等所有环节都会影响到数据的质量，高质量的企业档案数据是管理创新的源泉。

2大数据给档案资源管理带来的机遇

2.1提高档案管理效率，降低管理成本

大数据能够快速地处理大量的数据，在处理档案信息时具有很大的优势，不仅能提高档案处理的效率，而且能够在极短的时间内处理大量的信息，降低了整个档案管理和档案处理的成本。此外，传统的档案保存所采用的纸质材料成本较高，而大数据档案的保存方式运用的是信息数据库，从而降低了档案保存的成本材料。

2.2提高档案数据利用价值

传统的档案管理以纸质和电子文档管理为主，档案利用效率比较低，基本处于被动利用状态。长期沉淀的档案没有人去分析、利用，也没有技术工具去支持挖掘和分析。在大数据时代，通过云计算，从海量的档案数据中自动搜索隐藏于其中有着特殊关系性的信息，并把隐没在一大批看来杂乱无章的数据信息进行集中、萃取和提炼，让挖掘和分析出来的档案信息更好地被利用。甚至主动根据利用者的需求，提供各种分析数据，以提高档案利用价值。将原来的“死档案”变成“活信息”，变被动为主动。

2.3为企业生产管理提供智能决策

企业档案电子文件记载了企业在生产和管理的每个历史时期的所有事情，通过大数据的整合和可视化分析，对某一时期历史档案数据的还原，可以再现企业的生产与管理的全过程，并按照用户需求，逻辑分析，形成报告，为今后的企业生产管理提供智能决策。

3大数据时代企业档案信息资源系统建设措施

3.1行业规划组织、统一标准和规范

企业档案信息化应用与管理的内容应由该行业最高部门统一组织和规划。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案管理中取得最佳的效果。在信息化管理中，信息的共享和网络的沟通更依赖于统一的标准和规范，大大节约了企业的档案管理成本，实现企业档案资源共享，更好地在企业工作中发挥其作用，并为社会和人民服好务。

3.2电子文件大数据挖掘利用

企业档案电子文件大数据挖掘利用层主要包括企业档案查询服务、企业档案的生产管理重现及基于企业档案大数据分析与决策服务等。特点是在满足传统的档案利用的同时，针对海量档案信息数据，跳出专业角度，人为因素，单纯就数据而统计，找出规律，形成分析报告，提供智能决策方案。

3.3加快建设云数据中心

数据只有不断流动和充分共享，才有生命力。应在各专用数据库建设的基础上，通过数据集成，实现各级、各类指挥信息系统的数据交换和数据共享。通过建立企业档案云数据中心，将企业生产、管理过程中所有的档案信息都汇聚存储到云数据中心，实现档案数据的共享共用。

3.4做好企业收集工作

一方面就是加强企业档案室建设，健全归档制度，完善归档范围，落实档案集中统一管理原则，努力提高各类档案整理编目的标准化、规范化水平，确保企业档案资源在载体和门类上的齐全完整。另一方面，加强制度建设。既要制订综合性的档案工作实施办法、细则、规定和制度，又要对档案收集、整理、归档、保管、利用、编研、统计等各个环节，以及档案工作目标管理、岗位职责、考核奖惩等有关措施做出明确规定，使档案工作有章可循，有法可依，让人们把归档变成自觉的行动，杜绝私存文件材料不归档现象的发生，做到所有档案资料应归尽归。

3.5强化人才意识，大力全面培养，打造复合型人才

档案数字化建设是一项技术性、系统性工作，涉及融合了计算机技术、信息存贮技术、多媒体技术、数据库技术、网络通讯技术、安全技术等多项高新技术。企业除在资金、技术等方面给与大力支持外，人的素质是制约档案信息化发展的一个不可忽视的关键因素。大数据时代企业档案人员不仅要有过硬的档案专业知识，还要提高计算机操作技术能力和信息化管理素养，只有精通计算机操作和档案业务知识的档案人员，才能对于新增档案门类、载体，能够提出科学合理的管理方法。企业档案管理除了加大培训力度，引进科技型人才外，还要引入大数据技术。而大数据技术宽泛复杂，企业档案管理又需要适合其应用的大数据分析工具和开发环境。因此，企业档案管理要想引入大数据，就需要有一个相对开放、协同创新的思想，打破专业限制。通过熟悉档案行业的档案工作人员与专门进行大数据开发的专业公司或人才合作，避免懂数据分析的没有数据，不懂数据分析的却拥有大量数据，才能开发出适合档案行业特点的大数据分析工具。

3.6企业档案安全防范措施

确保信息安全是档案管理的重要职责。企业要重视信息的存储安全，利用数据加密、认证访问权限、防写等技术保护信息的安全，通过网络监控、新型防火墙等技术加强系统的防护，以免系统受到外来因素的破坏。一设置访问权限。不仅要设置用户名和密码，还要根据档案资料的重要性为不同的人员设置不同的权限，为不同权限的人员设置档案资料的访问范围，并为不同人员设置不同的数据载体权限，不同的级别的人员必须使用规定的载体拷贝相关资料。二加强安全教育。加强管理人员防范意识，定期进行安全宣传和安全检查。三高端控制。限制专门服务器，专用网络，并安排特定人员通过特定计算机访问，配备专业数据安保人员来监控，不可随意将其放到公网或局域网中。四建设备份与灾难恢复系统，保证档案信息在遭受攻击后能够迅速恢复，也可将档案信息存储在可自动备份的专用服务器上，定期对其进行刻录备份处理，以确保档案数据与系统的安全。

4结语

综上所述，当前的社会已完全进入一个全新的数字时代，互联网、大数据、云计算等高新技术的出现与运用在给人们的工作和生活方式等带来翻天覆地变化的同时，也给企业档案工作带来了革命性的影响。企业档案管理工作必须紧跟时代潮流，准确把握新形势下档案工作发展的新趋势、新途径，用“互联网+”思维武装头脑，积极实践，努力推动企业档案管理工作的发展。

参考文献：

[1]大数据背景下企业档案管理策略研究[J].王景玲.办公室业务.2020(22)

[2]信息化时代企业档案管理的作用探析[J].王霖.科技创新导报.2019(30)