机关事业单位数字化档案管理工作实践研究

机关事业单位数字化档案管理工作实践研究

史佳

科尔沁右翼前旗不动产登记中心 内蒙古兴安盟科尔沁右翼前旗 137400

摘要：事业单位档案数字化管理是提高档案管理质量和效率的重要手段，也是适应信息化时代的必然趋势。档案数字化管理与事业单位发展、政府部门自身建设息息相关，要在认清实际趋势的过程中，不断地优化数字化档案管理制度，培养更多的档案管理全能型人才，从而促进事业单位稳定可持续发展。本文对机关事业单位数字化档案管理工作实践进行分析，以供参考。

关键词：事业单位；数字化；档案管理

引言

良好的档案管理能让事业单位做到组织协调更加有序，履职尽责更加高效。随着计算机技术、通信技术和网络技术发展，办公自动化、电子政务、电子商务以及数字化改革的大潮，产生了大量的电子文件，以数码的形式记录于光盘、磁盘、云端等各种载体，并实现在计算机系统上阅读、处理和传输，档案数字化管理已然是一种必然趋势。

1事业单位进行档案管理的重要性

档案内容在事业单位日常工作当中是一项比较基础又非常关键的内容，部门领导应当将其重视起来。经过一段时间的调查发现档案管理工作主要体现在以下几个方面：第一，对于个人的档案可以经过分析了解其具体的工作经验并调配到合适的岗位。第二，可以帮助工作人员做好决策。大部分的绩效人员考核以及发展规划等内容都要结合档案管理的内容来完成，在具体工作当中一定要对所有信息内容进行详细记录并进行整体评价，这样可以充分发挥其本身的作用与价值。

2机关事业单位数字化档案管理建设存在的问题

2.1档案管理设备设施不够先进

在数字化档案管理工作中，软件和硬件设施是不可或缺，数字化档案管理主要依赖于软件以及计算机、扫描仪等设备设施。但有的单位对档案管理工作不够重视，认为没有必要给档案管理科室提供先进的设备，满足日常使用即可，所以设施使用时间相对较长，大部分硬件设施都存在不同程度的老化，无法及时更新、升级档案管理工作系统，这就导致工作效率和质量都无法满足单位发展的需要。

2.2档案数字化管理安全意识不到位

虽然互联网信息技术有着众多优势，但其中的问题也比较多，具有代表性的是安全方面的问题。在互联网的使用过程当中，许多不法分子会通过网络技术来攻击主页，从而获得重要的档案数据信息，这主要是因为事业单位管理人员在对于档案数字化管理工作方面的技术还不是非常成熟，进而导致安全问题频繁发生。此外，由于我国对于档案数字化管理的工作时间落实较短，所以在很多技术以及制度方面也不成熟，这就要求相关工作人员充分提升自身的能力与优势，进而增加信息管理安全的相关意识，从根本上杜绝重要信息被泄露的情况。

2.3档案数字化建设相关制度规范不健全

目前，我国档案数字化建设发展历史不长，还未到达成熟阶段，有许多标准细则还有待完善，甚至有些单位并无相关标准规定，这就造成档案数字化工作者在具体操作中存在处理标准不一、处理结果不够规范等问题，因此制定统一完善的档案数字化制度规范，以利于档案工作的有序长久发展显得十分必要。

3机关事业单位提高数字化档案管理水平的应对策略

3.1加大资金投入，完善硬件设施

当下，我国单位档案管理工作之所以落后，主要是因为部分单位没有重视档案管理工作，硬件设施条件差，而要实现档案数字化管理，必须加大档案管理方面的资金投入，及时更换已经损坏、落后的设备设施，完善更新硬件设施，从而让档案管理部门彻底解决因设备老化引起的工作效率低下等问题，不断提升档案管理部门的工作效率。除硬件设备设施外，机关事业单位也必须加大对软件设施的投入，根据单位档案管理工作实际需求采购或是定制、开发相应的软件系统，符合使用要求，更便于操作。

3.2加强人才培养，组建专业队伍

档案管理工作人员作为数字化时代档案管理执行者和操作者，他们的档案管理专业水平和综合管理素质直接影响着本单位档案管理的发展。因此，要实现档案的数字化管理，必须与时俱进，不断培养管理人员的专业知识及处理问题的能力。为了能够更好不断提升档案管理技，除了定期对本单位的档案管理工作人员组织专业知识培训学习外，还要进行定期考核，提升工作人员对档案管理工作的重视。

3.3建立数字化档案管理制度

为了更好地落实数字化档案管理的工作内容，必须要制定一套科学合理的管理制度与方案，要求所有人员严格遵循，这样才能实现优化。然而从当前了解的实际情况来看，许多工作人员并没有意识到这一问题的重要性。在具体的实践过程当中，需要让所有人员明确事业单位在数字化档案管理工作的主要方向，并遵循这一内容来完成相关工作。除此之外，相关的机关事业单位还应当顺应社会发展的趋势，结合这一内容来制定正确的档案管理制度，以此来优化工作化流程，从而保证工作的整体效率。尤其还要明确管理层领导干部的工作职责以及责任，在领导们的带动下，基层员工才能有更积极的工作态度，进而积极推动数字化技术的落实工作，投入相应的人力、物力，强化数字化设备建设，完善相应的基础设备体系，为之后的数字化档案管理工作提供充分的支撑。

3.4保证档案数字化工作管理的安全性

首先，提升档案数字化管理人员的安全保密意识，树立正确的责任观念，尤其对于外包人员，可以采取签订保密协议和建立监督检查机制相结合的方式，严格控制，从严管理。对于外包公司也要从公司性质、股东组成、安全保密、企业规模、社会信用等方面进行严格审查；其次，机关事业单位的工作人员在档案数字化软硬件的使用初期要进行适用性和安全性检查，选用符合国家标准的设施设备，并健全档案网络、档案信息系统和档案数字资源安全保密防护体系，与此同时，档案信息系统安全风险评估要常态化，提高档案信息网络安全监测预警水平，切实增强突发信息安全事件的应急处置能力。工作人员必须定期维护档案安全，加大对网络病毒的检测和杀灭力度。严格限制以及约束安全保障程度不足的应用程序和窗口，装设防病毒软件，避免病毒对档案产生侵害。对于插入计算机的u盘等外部设备，要严格控制其安全性，防止其携带木马病毒等恶意程序。同时，对于存储数字化档案的计算机密码设置不可过于简单，最好强度等级能够达到“强”的程度，且做到定期更换密码；再次，对于数字化场地要配备防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等环境安全管理类的设施设备，定期核查档案数字化设施设备的外部安全状态，以保证数字化档案的安全，尽量减少由于设备设施损坏而导致数据丢失的可能；最后，要完善备份机制，实现全部档案数字资源完整备份，重要电子档案异地异质备份，积极探索备份新途径。

结束语

综上所述，数字化档案管理已经成为机关事业单位档案管理工作的必然发展趋势。单位需要及时地更新档案管理设备、设施，并加强档案管理工作人员的专业技术水平，使其掌握先进的技术，提高档案管理人员的综合素质，进而不断提升档案数字化管理质量，使数字化档案管理越来越规范。严格遵守各项档案管理制度，确保档案安全，使其能够更好地服务于机关事业单位各项工作。

参考文献

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