6S精细化管理理念在人事档案管理中的应用及启示

6S精细化管理理念在人事档案管理中的应用及启示

程  静     赵  馨    李一岚

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摘要：本文深入探讨 6S 精细化管理理念在人事档案管理中的应用实践与启示意义。开篇阐述人事档案管理现状及引入 6S 理念的必要性，详细解析 6S 即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SECURITY）的内涵，并逐一剖析其在人事档案管理各环节的具体应用策略，涵盖档案分类整理、存放布局优化、环境维护、制度规范、人员素质提升及安全保障强化等方面。通过实际案例展示应用成效，总结经验启示，为提升人事档案管理水平、服务组织发展提供新思路与实践参考。

关键词：6S精细化管理理念；人事档案管理；应用；启示

人事档案作为记录个人成长历程、职业轨迹以及组织人才信息的关键载体，对单位的人力资源开发、人才选拔任用、员工权益保障等诸多工作起着基础性支撑作用。然而，当前不少单位的人事档案管理面临诸多困境，诸如档案资料繁杂无序、存储检索困难、库房环境不佳、管理制度执行乏力、安全隐患犹存等，严重制约档案管理效能与服务质量提升。6S 精细化管理理念源于企业现场管理，以其严谨、系统、注重细节的特质，为破解人事档案管理难题带来全新契机，对推动人事档案管理走向规范化、科学化、高效化意义深远。

一、6S 精细化管理理念内涵

1.整理（SEIRI）

区分人事档案资料的 “必需品” 与 “非必需品”，及时清理冗余、过期、作废档案，如离职人员过期档案副本、重复存档文件等，保留具有保存价值、与在职员工及组织发展紧密相关的核心资料，确保档案存储空间得以高效利用，聚焦关键信息。

2.整顿（SEITON）

对整理后的人事档案依循合理逻辑进行分类编号，如按部门、职级、入职时间等维度构建分类体系，同时规划科学的档案存放布局，配备清晰标识牌，使档案查找犹如按图索骥，精准快捷，优化检索流程，节省调阅时间。

3.清扫（SEISO）

维护人事档案库房及办公区域的清洁卫生，定期除尘除湿，防治虫害鼠害，为档案营造良好物理环境；对档案装具、设备设施定期检查清理，确保正常运转，延长使用寿命，保障档案实体免受污损。

4.清洁（SEIKETSU）

将整理、整顿、清扫的操作规范与标准制度化、常态化，形成长效管理机制，涵盖档案出入库登记、库房巡检、环境维护日志等系列流程制度，确保各项管理行为有章可循、持之以恒，巩固前期管理成果。

5.素养（SHITSUKE）

着力提升档案管理人员职业素养，通过专业培训、文化宣贯，使其深度认同 6S 理念并内化为自觉行动，熟练掌握档案管理技能，严谨细致对待每一项工作，塑造严谨负责的工作作风。

6.安全（SECURITY）

强化人事档案信息安全与实体安全防护，在信息层面，加密电子档案存储、严控访问权限、防范网络攻击；实体层面，加固库房安保设施、安装防火灭火装置、制定应急处置预案，全方位筑牢安全防线。

二、6S 精细化管理理念在人事档案管理中的应用策略

（一）档案资料精准整理

组织档案管理专项小组，对库存人事档案逐卷清查，依据档案保管期限表、员工在职状态等标准甄别档案留存必要性。以某大型企业为例，清查发现近千份离职超十年且无后续追溯需求档案副本，经审慎评估予以销毁处理，释放大量存储空间，聚焦核心档案资源。联合人力资源各业务板块，如招聘、培训、薪酬等部门，明确各环节档案生成关键节点与留存重点，制定资料筛选清单，确保新入档资料精准对口，避免无效信息混入，为后续档案高效利用奠定基础。

（二）档案存放科学整顿

摒弃粗放单一分类模式，采用多元融合分类法。如在按部门划分基础上，细分岗位序列，再结合入职年份编码，形成层次分明、逻辑缜密的分类架构。某高校人事档案管理部门借此革新，档案检索平均耗时从原来半小时锐减至 5 分钟以内，效率大幅跃升。依档案分类设计库房存储区域，合理布局密集架、档案柜，确保存取便捷；引入色彩标识、数字编码，不同部门档案区域以鲜明色彩区分，架层标注清晰醒目，使档案位置一目了然，新人上手亦能快速熟悉调阅流程。

（三）档案环境精细清扫

拟定详细的档案库房环境维护计划，涵盖日周月不同周期任务，日清扫地面、擦拭装具，周检查温湿度调控设备、防虫药剂更换，月全面排查库房建筑安全、清理排水通风系统，为档案存续打造稳定适宜环境。建立档案设备全生命周期档案，记录购置、使用、维修、报废全程信息，依设备特性制定保养计划，定期请专业人员巡检维护，如扫描仪校准、服务器除尘、防火门联动测试等，保障设备稳定运行，避免因设备故障危及档案安全。

（四）管理规范固化清洁

将 6S 实践中的成功操作流程、质量标准凝练成制度条文，涵盖档案收集、整理、保管、利用全链条，如《人事档案整理细则》明确各类档案装订顺序、编号规则；《档案库房管理制度》规范温湿度范围、人员进出登记要求，确保管理全程有法可依。成立内部监督小组，定期巡查档案管理工作，对照 6S 标准量化打分，考核结果与绩效挂钩，激励档案人员严格依规履职，对不达标的环节限期整改，保障制度落地生效，推动管理持续优化。

（五）人员素质进阶提升

定期组织档案管理培训课程，邀请业内专家讲授前沿知识，如数字档案管理技术、档案修复技艺；开展实操演练，模拟档案分类、编目、数字化流程，提升人员实操水平；鼓励员工参加学术交流、技能竞赛，拓宽视野，更新知识储备。以 6S 文化为核心营造团队氛围，通过主题演讲、文化墙展示、案例分享等形式，宣扬严谨、负责、敬业档案职业精神，使员工从内心认同工作价值，激发主动服务意识，将 6S 理念贯穿日常点滴。

（六）档案安全立体保障

部署先进防火墙、入侵检测系统，加密人事档案数据库存储，采用多因素身份验证访问机制，限制外部非法访问；定期备份电子档案至异地存储介质，防范数据丢失风险，为档案信息安全保驾护航。加固档案库房墙体、门窗，安装智能门禁、监控系统，实现 24 小时全方位监控；配备灭火器材、火灾报警装置，联动消防水系统，定期组织消防演练，确保紧急情况下档案实体免受损失，人员迅速疏散。

三、实际案例分析

（一）案例背景

某市级事业单位，传统人事档案管理积弊已久，档案库房杂乱，检索一份档案常需耗费数小时；档案资料错漏混杂，为人员任免、职称评定等工作带来极大困扰；环境不佳致部分档案纸张泛黄、霉变；且因安保薄弱，曾发生档案失窃未遂事件，管理革新迫在眉睫。

（二）6S 实施举措

整理环节，清理 300 余份冗余档案，精简档案库存 20%；整顿环节，重设档案分类，引入条形码标识，检索效率提升 3 倍；清扫环节，改造库房环境，温湿度稳定达标，虫害绝迹；清洁环节，出台 10 余项管理制度，规范管理流程；素养环节，全员参与 6S 培训 5 轮，职业素养显著提升；安全环节，升级安保设施，加密电子档案，信息与实体安全显著增强。

成立 6S 推行领导小组，统筹规划、监督落实，各科室设专员对接，确保层层落实；定期开展 6S 成果展示、经验交流，持续改进优化。

（三）实施效果

档案管理效率大幅提高，检索用时平均缩短至 15 分钟，准确率达 98%；档案服务满意度从 60% 跃升至 90%，为人才选拔、绩效考核等提供有力支撑；库房环境整洁有序，档案寿命延长；安全事故发生率降为零，为单位人事工作稳健运行筑牢根基。

结束语

6S 精细化管理理念在人事档案管理中的应用实践成效斐然，从档案资源优化、服务效能提升到安全保障强化等多维发力，重塑人事档案管理生态。展望未来，随着组织管理精细化诉求日增、技术革新加速，持续深化 6S 理念应用，融合前沿科技，激发全员参与热情，必将推动人事档案管理攀上新高峰，为组织可持续发展注入强劲动力。

参考文献

[1]汪宁宁,王绍娟,金奎东,等.6S精益化管理在医院文化建设中的运用[J].中国医院管理,2019,39(5):77-78.

[2]李治纲,任秀云.6S管理模式用于提高医院药房工作效率效果评价[J].中国药业,2019,28(13):92-94.

[3]宗芳,王丽婷,唐浪娟,等.6S管理在医院感染控制中的应用[J].齐鲁护理杂志,2018,24(19):122-124.