提升流动人员档案管理效率的策略探讨

提升流动人员档案管理效率的策略探讨

邱晓珊  

汕头市濠江区人力资源与就业服务中心        广东汕头   515000

摘要：流动人员人事档案是对流动人员进行身份认定以及工龄、职称、保险等内容评估的重要材料，对用人单位精准评估人才具有参考依据。现阶段，各用人单位的人才流动性较强，其所对应的档案资料类型也随之增多。因此，如何确保流动人员人事档案管理的科学性和规范性，是当前各单位人事管理部门急需解决的问题。

关键词：流动人员；档案管理；档案安全；档案存储；管理效率

1提升档案管理保密质量成效

   流动人员档案是社会信用系统中的关键构成，也是党和国家对人才进行认知的重要路径。同时，流动人员档案也可作为流动人员进行公务员考试、政审和职称、社保评审的重要依据。因此，各企事业单位人力资源和档案管理部门应提高对流动人事档案管理的重要认知，在档案管理工作中具备严谨和科学负责的态度，不断学习档案管理新技术，提升档案管理水平。

组织各种形式的专业培训，使档案管理人员对档案管理法律法规、专业知识有进一步的了解，以保证档案管理工作的质量与效果。可以利用大数据技术、人工智能技术精准识别、分析档案信息，保证档案信息得到有效利用，确保档案保密效果达到要求，推进档案管理科学化发展和规范化发展[1]。

另外，在新时期，还应加强对流动人员档案的保密。流动人员的档案内容涉及其个人隐私及工作相关的敏感内容，若信息遭到泄露后滥用，不仅造成流动人员个人的信用风险，甚至还会造成用人单位的安全风险。对此，用人单位应当针对流动人员档案制定完善的档案保密机制，严格制定各项保密制度和档案操作流程。同时，档案管理人员还应严格履行档案保密职责，提升保密意识，强化其对档案内容的有效监管。此外，还应结合先进的信息技术，应用加密、身份认证或访问权限设置等技术保障档案数据存储与传输和使用过程中的绝对安全。相关人员还应对流动人员档案数据进行定期审查，提升风险预警和实时处置能力。

2优化档案管理服务方式方法

考虑到当前流动人员档案管理工作存在不足的情况，为保证档案管理质量效果，满足管理需求，那么应注重对档案服务方式方法的创新和优化，推进政务一体化建设，为流动人员提供全面、一条龙人事档案服务。这是由于流动人员档案管理主要是针对外来人口，这类人群往往对当地政府服务的政策与流程了解不足，所以应加强人性化关怀，提供多个途径、多种方式的咨询服务，打造体现地方特色、满足地方流动人员档案需求的平台，借助传统媒体、新媒体提供线上线下咨询服务选择，积极改进工作模式提升档案管理工作的新颖化以及适应性。

结合当下人们较为喜爱利用社交软件、短视频平台，比如微信、QQ、抖音、快手等进行交流，以此为流动人员档案管理工作提供相关的服务，通过微信、QQ、抖音、快手等平台的特点和功能，逐步简化档案管理流程和要求，建立形成综合性、立体化服务体系，从而实现档案管理线上线下相结合的发展目标。将档案业务办理对接政务一体化平台，为流动人员通过多种方式办理业务提供便利。

其次，根据流动人员的实际档案服务需求改进信息化服务管理模式，这一工作的落实应考虑到不同类型流动人员自身需求，进行针对性的调整和完善。当前我国不同行业领域发展取得了显著的成果，流动人员尤其是灵活就业人员数量在不断增长，用工方式以及就业形势也更加多样化，这会造成欠缺相应的人事档案管理模式。因此，基于信息化、数字化打造档案管理体系，建立形成基于人事档案的管理模式，在确保流动人员单位管理正常有序进行的基础上，保证档案资料的全面性、真实性和有效性，确保档案管理模式达到要求[2]。

3促进政府、企业、高校交流合作

当下对流动人员档案管理质量与效果的提升，还要考虑到加强不同社会主体之间的交流合作，以推进档案管理工作的健康发展和可持续发展。应认识到信息技术发展的趋势，积极将这一技术广泛应用到管理工作，以促进政府、企业、高校深度交流合作为方向和目标，共同建立高质量、高效率的档案服务平台，以及相关人员积极合作的档案管理体系，政府、企业、高校应肩负起档案管理社会职责。

这一过程是建立综合性、全方位管理制度的过程，应认识到社会快速发展背景下流动人员人事档案管理需求的增长以及管理模式的变化，要考虑到高校毕业生未来步入社会进入到工作岗位，所以政府应积极制定并执行流动人员档案管理准则与标准，还应明确相关主体的职责义务，建立完善成熟的信息交流共享平台以及多元化服务平台，以促进企业高校之间进行深度交流合作，有利于档案管理实现特色化、规范化、智能化发展目标[3]。

企业与高等院校不但要积极主动参与流动人员档案管理体系和管理平台的建设，还应提供有价值的意见和建议，促进相互之间的交流，共同推进流动人员档案管理体系制度的现代化和可持续性发展。在保证服务管理效率与质量的同时扩大受众人群范围，以满足未来社会发展形势下流动人员档案管理的基本需求以及个性化需求。借助互联网促进政府、企业、高校之间的交流协作，应相互尊重，相互关注与共同发展，及时发现流动人员档案管理存在的问题和遇到的困难，构建先进成熟的合作模式，共同推动流动人员档案管理向国际一流水平迈进

[4]。

4基于数字化集中统筹档案管理

对流动人员档案管理工作应认识到往往存在人档分离的现象，这一现象的发生主要是由于自身因素或者外界因素需要变动学习工作地区，这种情况会使得档案集中统筹管理变得复杂，难度也会加大。因此，对这一问题应积极引进数字化技术建立数字化档案系统，推进集中统筹档案管理模式的应用。借助电子形式存储档案，加快纸质档案的转换，保证数据信息的完整性、安全性和可控性。

所以，不同地区应在整合以及把握流动人员档案信息的基础上制定相应的数字化数据格式与标准，涉及流动人员基本信息和社会阅历、教育背景等，为数字化存储管理提供便利；借助完善强大的流动人员档案数据库落实这一工作，应充分发挥档案数据库以及集中统筹档案管理模式的功能和优势，为不同部门审批档案信息提供支持；借助数字化手段提升档案信息实时性与精准性，基于集中统筹管理理念制定并执行统一管理模式，以保证档案信息的一致性和完善性，突破信息滞后、信息孤岛，实现档案信息的共享利用，为部门审批档案信息提供技术支持与数据支持。对档案管理平台的建设和完善应优化业务线上办理与审批，以保证档案管理的效率和质量。
    此外，还应考虑到流动人员由于求学、就业或其他原因需要办理手续的变迁，因此流动人员档案管理还应开发移动终端相关功能，这样流动人员可以突破时间、地点查询、下载档案信息，也能够利用移动终端办理相关业务，比如线上申请、开具证明等，简化线下办理业务的流程，保证档案服务的效率，优化流动人员档案管理模式的改革、创新与升级。

图一  社保档案管理

结语：综上所述，如何提高流动人员档案管理效率和质量，应得到相关人员的关注和重视。在改变档案管理传统理念以及优化管理模式的基础上，简化繁琐的人工操作环节和流程，打造统一数据管理平台，实现数据信息的共享以及部门之间的协同作业，为流动人员提供高质量、高效率、便捷的档案管理服务，在一定的程度上推进我国流动人员档案管理工作实现健康与可持续发展。

参考文献：

[1]孙慧.新时代流动人才档案管理问题及解决路径探析[J].铜陵学院学报，2022，21(04):91-93+97.

[2]吴国生.流动人员人事档案管理与数字化建设研究[J].公关世界，2023(11):72-73.

[3]柳芳.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略研究[J].办公室业务，2021(24):175-176.

[4]刘慧.加强流动人员人事档案管理提高公共就业与人才服务水平分析[J].数码设计，2023(07):48-50.