事业单位档案科学化保护和利用研究

事业单位档案科学化保护和利用研究

曹德威

扶余市地震监测服务中心 吉林  扶余 131200

摘要：随着社会的发展和信息化进程的加快，事业单位档案重要性日益凸显。这些档案记录了单位的历史、业务、人员等信息，对于单位的发展和决策具有重要意义。通过建立人事档案，企业能够更好地发挥自身优势，提高整体形象，促进企业的发展。本文探讨了事业单位档案科学化保护和利用策略，以期为事业单位档案管理工作提供有益的参考。

关键词：事业单位；档案管理；保护；利用

前言：事业单位是我国不可或缺的社会力量，肩负重要的公共服务使命，涵盖教育、科技、文化、卫生等诸多领域，日常工作范围极其的广泛。由于事业单位每天都会产生大量的档案，这些档案资料不仅反映了事业单位的工作状况，也为其进行各种工作提供了可靠的依据和标准，因此，必须建立一套完善的档案管理体系。本文将深入探讨事业单位档案科学化保护和利用方式。

1事业单位档案保护和利用存在的问题

1.1档案保护和利用力度不足

事业单位档案管理工作中，虽然强调了收集、整理、利用、保护等方面的内容，但是却没有采取有效的措施来提升公众的文化素养，从而导致档案资源的大量浪费，影响了档案的社会效益和经济效益。尽管事业单位在档案信息资源的保存和利用方面投入了相当多的资金，但由于缺乏必要的支持和技术支持，这些工作仍然落后于其它领域，导致它们难以向公众和社会提供优质、有效的信息服务。目前，在事业单位中，档案的类别过于单一，大多数都是文件档案，并且还包括一些财务和科技类的档案。由于缺乏有效的管理和维护，档案资源的发展受到了严重的阻碍。由于一些原因，许多本应被妥善保存的档案无法被收集或者丢失，这将严重阻碍事业单位档案资源的发展，使其增长速度受到严重影响。

1.2对档案管理认识度不够

在事业单位中，很多管理者将档案管理视为一种辅助工作，既不会花费人力、财力，又会造成不必要的资源浪费，其实，这是一种误解，因为管理人员忽视了档案管理的重要性。由于缺少行之有效的管理理念，使档案管理体系难以有效地实施，造成了档案管理工作的低效。尽管我国的事业单位的管理者拥有丰富的经验，管理者的努力为事业单位的服务管理信息化建设提供了强大的支持，但仍然存在少数管理者缺乏专业知识，缺乏综合职业素养，使得事业单位的整体素质仍然落后，他们的工作能力也存在着明显的差距，因此，应该加强对管理者的培训，提升管理者的专业技能，以提升事业单位的运营效率，提升企业的竞争力。

2事业单位档案科学化保护和利用策略

2.1坚持依法治档，结合信息技术推进档案

为充分发挥事业单位档案作用，必须加强和完善对档案法律监督，并且积极推动依法治理。通过与有关的企业和组织的协作，加强对监管的执行力度。为了更好地执行《机关档案工作管理方法》，必须加强对事业单位档案的归档和保管，并制定更严格的规定，以确保档案的完好无损。要从现有的情况出发，对事业单位的档案资源进行有效的开发，运用现代信息技术，推动档案工作的可持续发展。为了更好地管理和保护事业单位的档案，应该充分挖掘其内在价值，并从被动的服务模式转向积极的支持。例如，提供信息资源检索和分享功能。为了更好地提高事业单位的档案使用效率，必须从专业的角度来为客户提供优质的服务。根据不同的需求，事业单位应当采取有针对性的措施，构建完善的信息化档案管理体系，从而大大提高其档案处理的效率和质量。通过运用先进的互联网技术，可以构建一个完善的档案数据库，从而有效地管理和利用事业单位的档案资源。

2.2提升档案管理工作水平

为有效改善事业单位的档案管理水平，应当充分认识到它的重要性。管理者应当把档案管理放在最重要的位置，大力推进事业单位的发展，不断增强工作人员的责任意识和积极性，努力创建一个有利的工作环境。同时，事业单位也应该建立一套完善的档案管理评估机制，以便更好地满足社会发展的需求，并且能够更加灵活地运用国家规定的档案管理标准，从而更好地实现企业的发展目标。在进行档案管理工作时，必须考虑到事业单位的发展历程，并结合现代优化的档案管理技术和传统的档案管理方法。提升员工的专业技能和能力，以满足日益增长的需求。为了更好地推动档案管理工作的发展，事业单位应该建立一个有效的反馈机制，积极倾听并尊重员工的意见，激发他们的创新精神和积极性，以提高工作质量和标准。通过实施轮岗制度，使档案管理人员能够清楚地认识到每个岗位的职责和任务，并且能够制定出科学合理的管理计划，从而大大提升档案管理的效率和准确性。

2.3实施档案数字化管理

数字化管理在当今的信息时代显得尤为重要，是提高档案保护和利用效率、质量的重要手段。随着信息技术的发展，越来越多的档案资料被数字化，存储在电子设备中，这为档案的快速检索、备份和共享提供了便利。通过数字化管理，档案的使用效率得到了显著提高，不再受限于时间和地点的限制，随时随地都可以查阅档案资料。数字化管理还可以减少对实体档案的物理损害。传统的档案保存方式需要占用大量的空间，而且容易受到自然环境和人为因素的影响，导致档案的损坏和丢失。而数字化管理可以将档案资料存储在安全可靠的电子设备中，避免了实体档案的物理损害，同时也降低了对保存空间的占用。在档案数字化管理过程中，数据的安全性和可靠性非常重要。数据一旦丢失或泄露，将会给单位或个人带来不可估量的损失。因此，在档案数字化管理期间，事业单位要采取多种安全措施，如加密、备份、访问控制等，以确保数据的安全性和可靠性。同时，建立完善的数据管理制度，规范数据使用和操作流程，避免人为因素导致的数据泄露或损坏。

2.4优化档案保存环境

首先，档案库房应该具备适宜的温度和湿度，这是档案保存的基本条件。温度和湿度过高或过低都会对档案造成损害，因此，档案库房应该具备自动调节温度和湿度的设备，以确保档案保存环境的稳定。同时，库房应该避免阳光直射，因为阳光中的紫外线会对档案造成氧化和褪色等损害。此外，库房应该远离潮湿的地方，避免湿度过高，从而防止档案受潮和霉变。其次，档案库房应该具备一系列安全设施，以确保档案的安全。防火设施是必不可少的，库房应该安装防火报警器、灭火器和消防通道等设备，以确保在火灾发生时能够及时灭火并逃生。同时，库房还应该配备防虫和防鼠设备，防止害虫损坏档案。这些安全设施不仅保证了档案的安全，还大大提高了整个库房的稳定性。最后，为确保档案的长期保存，应注意档案的包装和装具。应该选择耐久性强、防潮、防虫、防霉、无毒等符合国家标准的包装材料，以确保档案在保存过程中不受损害。同时，应该定期对档案进行翻动和检查，及时发现并处理任何潜在的问题。总之，档案的保存环境应该具备适宜的温度和湿度、安全设施以及符合标准的包装和装具。只有这样，才能确保档案的长期保存和利用价值。

结束语：

事业单位档案管理是一项极具挑战性的系统工程，需要高度的专业技能和复杂的知识结构才能完成。实践表明，许多问题阻碍了事业单位的发展，因此，为了提高效率，事业单位必须从根本上改进档案管理，建立一个完善的档案管理信息系统，以便更有效地利用资源。采取科学的手段来维护和管理事业单位的档案，确保它们符合规范，并具有可靠的科学依据，从而有效地推动事业单位的发展。

参考文献：

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[2]赵娜.事业单位档案的利用与保护[J].黑龙江档案,2021(06):296-297.

[3]姜君怡.事业单位档案保存与管理的现状与对策[J].中国科技信息,2021(14):183-184.