基层卫生健康监督档案管理工作的几点思考

基层卫生健康监督档案管理工作的几点思考

段贤义

安徽省六安市裕安区卫生健康监督所   安徽六安   237000

【摘要】基层卫生健康监督档案是基层卫生健康监督主管部门在卫生健康监督管理实践中保留下文字、声像等的管理记录，是开展卫生健康监督管理工作的重要依据，对提高卫生健康监督工作水平和维护群众健康权益具有重要意义。基层卫生健康监督档案管理是一个系统工程，主要涵盖收集、整理、鉴定、保管、利用等基础性工作。本文从基层卫生健康监督档案的整理、利用等入手，对如何做好基层卫生健康监督档案管理工作进行思考，提出了做好该项工作的思路，以期提供参考帮助。

【关键词】基层卫生健康监督档案搜集；档案整理；档案利用

0.引言

基层卫生健康监督档案是基层卫生健康监督主管部门在卫生健康监督管理实践中保留下文字、声像等的管理记录，是基层卫生健康监督事业发展的见证。随着时代的发展，人们对卫生健康需求的多样化，卫生健康监督管理工作不断加大，卫生健康监督管理档案内容随之丰富，档案管理工作要求越来越高，为了满足工作需求，推动该项工作发展，有必要展开相关研究。

1.基层卫生健康监督档案的主要作用

（1）为卫生健康监督工作提供服务，为领导决策提供依据。基层卫生健康监督档案真实反映了卫生健康监督工作的开展情况，在进行卫生健康监督过程中需要对各种资料进行收集、整理、分类和归档，以便日后查询和使用。

（2）为卫生健康监督人员提供参考，提高其工作效率。通过对档案的查询和利用，能提高其工作效率，使其在工作中能得心应手。

（3）为广大人民群众提供服务。基层卫生健康监督档案真实反映了卫生健康监督工作的开展情况，在对各种资料进行利用时能够更好的体现出其真实性和权威性。

（4）为科学研究提供可靠的依据。通过对档案的查询和利用，能够更好的研究和探索档案中的内容，提高工作效率。

（5）增强基层医疗机构依法执业意识。随着我国社会经济发展，医疗纠纷案件呈上升趋势。一些医疗机构为避免医疗纠纷的发生，常常采取消极应对态度，导致一些有价值的医疗纠纷案件得不到及时处理，影响了医疗机构依法执业意识和形象[1]。加强基层卫生健康监督档案管理工作，可以有效保障群众的合法权益和维护国家医疗秩序稳定。

2.做好基层卫生健康监督档案管理的思路

2.1领导重视是前提

档案管理工作是一项基础性工作，它既是对单位各项工作的真实记录，也是单位各项管理的重要依据，直接影响到单位的可持续发展。因此，加强基层卫生健康监督档案管理工作，不仅对保护国家档案资源有重要作用，而且对保障行政执法工作的顺利开展、提高卫生健康监督行政效能有着十分重要的意义。

近年来，为提高卫生健康监督队伍素质和管理水平，规范卫生健康监督档案管理工作，上级部门和区县不断加大对基层卫生健康监督机构的投入力度[2]。目前，从全国来看，大部分的区都将卫生健康监督档案作为一项基础性工作进行管理，并建立了档案管理制度和奖惩措施，取得了一定的效果。然而，在基层单位中还存在着一些问题，如目前一些单位对卫生健康监督档案管理工作不够重视，领导往往把卫生健康监督档案管理工作简单的等同于日常业务档案管理工作。有的单位把卫生健康监督业务资料和卫生健康监督文书档案一并上交到档案室保管；有的单位只有一名专职人员负责卫生健康监督档案的管理；还有的单位只把档案管理作为领导一项临时任务完成，这些做法都不利于卫生健康监督档案的规范管理和科学利用。这些现象只是档案管理工作现状问题的一部分，对此要做出调整和优化，才能进一步发挥基层卫生健康监督档案的重要作用，适应新时期档案管理的新形势和新需求。

首先是面对目前各级财政部门对基层卫生健康监督机构经费投入不足的问题，管理部门领导层应引起重视，一方面要从国家层面上加大投入力度，另一方面要积极争取的方财政支持，充分发挥财政资金的引导和杠杆作用。

其次是着眼部分基层单位没有专门的档案室或档案室设备设施不全、布局不合理的问题，领导层应当主动牵头，以加强硬件设施建设，配备必要的计算机、打印机、扫描仪等设备及相应的库房，建立科学规范的档案管理制度和标准文件体系，确保档案资料安全完整和方便利用[3]。

最后是基层卫生健康监督机构要进一步加强对广大干部职工的档案意识教育和培训力度，使他们充分认识到档案管理工作是一项基本业务工作、日常工作、基础工作，是一项长期而艰巨的任务，使其真正认识到做好卫生健康监督工作是对国家、社会和人民负责、有贡献和成就感。通过大力开展“档案工作进机关”等活动增强干部职工档案意识；通过定期举办培训班、专题讲座等形式不断地加强档案管理人员的业务知识培训；通过建立学习交流平台、举办业务知识竞赛等方式开展岗位练兵活动；通过建立健全各项规章制度，明确各岗位职责，增强干部职工依法办事能力和责任意识等举措来不断提高档案管理水平。

2.2专业培训是基础

档案管理是一项专业性很强的工作，需要相关人员具有丰富的专业知识和技能。随着信息化的发展，卫生健康监督工作不断拓展，业务范围不断扩大，需要增加计算机、网络、档案管理等方面的专业知识，因此，必须加强对卫生健康监督人员的专业培训。

一是加强对档案管理人员专业知识和技能培训。卫生健康监督档案管理工作人员在日常工作中要掌握《档案法》等法律法规和文件精神，熟悉卫生健康监督业务流程及相关知识；熟练掌握计算机应用操作技能，能熟练使用电脑操作办公软件；具备一定的文字处理、档案编研等能力。

二是档案管理人员要通过学习培训、岗位练兵、交流经验等方式，提高档案管理人员专业水平和综合素质，增强服务意识，强化责任意识，在学习中提升业务能力。此外，还可以通过聘请专家现场授课、邀请档案管理专业人士到单位讲座等形式加强对档案管理人员的业务培训[4]。

三是要加强对卫生健康监督人员和基层档案员的政策法规和业务知识培训，使他们掌握卫生健康监督工作程序、执法依据、执法程序和卫生健康监督执法文书等内容；提高基层档案员的政治素质和业务能力，使他们熟悉基层卫生健康监督工作内容和流程；熟悉卫生健康监督相关法律法规及相关知识；掌握卫生健康监督文书书写规范及格式要求；熟悉卫生健康监督执法文书规范；熟悉卫生健康监督案卷整理及归档要求。通过培训，使档案管理人员全面掌握工作流程、工作内容、工作方法和工作程序。做到基础工作规范化、标准化。

2.3硬件设施是保障

卫生健康监督档案管理是一项政策性强、涉及面广的工作，卫生健康监督档案管理工作质量的好坏，直接影响着档案管理部门的社会形象和政府公信力。因此，要重视并加强卫生健康监督档案管理硬件设施建设，配备必要的设备和设施，如电脑、档案柜等。要按照《中华人民共和国档案法》要求，配备专职或兼职人员负责档案管理工作。并且各单位应在当的政府统一领导下加大对卫生健康监督档案工作的资金投入力度；各单位要高度重视卫生健康监督档案工作，将其纳入重要议事日程；要认真落实卫生健康监督档案管理工作责任制；要加强对档案管理人员的业务培训和指导；要不断加强基础设施建设，逐步改善办公条件和环境；要认真做好档案基础设施建设规划、设计、安装、调试工作，确保卫生健康监督档案管理工作顺利开展[5]。

一是建立健全机构，各的应根据自身实际情况，制定卫生健康监督档案管理办法和细则，成立专门的卫生健康监督档案管理机构，并配备合适数量的专职人员负责档案管理工作。具体来说，可将各卫生健康监督所或大队级卫生健康监督机构设置为卫生健康监督档案管理机构（一般可设在各业务科室），如某县卫生健康监督所和某市卫生健康监督员大队。

二是配备必要设备，应根据各的实际情况配备必要的设备，如：计算机、打印机、复印机等设备。计算机和打印机是信息化建设的基础设施，是开展电子文件归档和电子档案管理工作的必备工具，要配备专业的计算机及打印机等设备；复印机是日常办公必不可少的办公用品，要配备专用复印机。

三是实施档案室或档案室升级改造计划，各卫生健康监督所或大队级卫生健康监督员应在当的政府统一领导下认真贯彻《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，按照国家有关部门对档案工作的要求和标准，结合本的实际情况，制订本单位的档案室或档案室升级改造计划。在制订计划时要充分考虑到今后工作中可能会遇到的各种情况和需要解决的问题[6]。

2.4制度规范是关键

制度建设是档案管理工作的核心，卫生健康监督档案管理也不例外。要想做好基层卫生健康监督档案管理工作，必须建立健全相关制度，形成完整的卫生健康监督档案管理体系。

一是健全卫生健康监督档案管理制度，要把档案管理纳入单位目标考核，与绩效工资挂钩。

二是建立卫生健康监督档案人员岗位责任制，明确工作职责。

三是制定完善的卫生健康监督档案管理制度，对卫生健康监督档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等方面的内容进行规范。

四是完善卫生健康监督档案借阅制度，对档案进行严格管理和保护，防止因借阅而造成文件的丢失和损坏。

五是制定完善的卫生健康监督档案销毁制度，对于已经过期失效的文件要及时销毁。

六是注意建立完善的卫生健康监督档案统计制度，使卫生健康监督系统内部各部门的业务工作相互协调配合，确保对各种信息数据的及时准确收集和归档。

七是应认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》等法律法规规定，加强日常管理力度，督促指导各科室加强对卫生健康监督资料的收集、整理和归档工作。各科室要对收集的档案材料进行认真验收和分类整理归档；各单位在收集、整理、鉴定、保管过程中形成的各种资料应统一编号、统一立卷归档。

八是应根据档案管理工作特点，建立健全各项规章制度，主要内容为：（1）规范文书立卷归档制度；（2）规范会计凭证、会计账簿和财务报表等会计核算制度；（3）规范档案保管制度；（4）规范档案借阅、查阅制度；（5）规范档案销毁制度；（6）建立健全档案统计工作制度[7]。

2.5做好档案搜集与信息真伪识别工作

档案是卫生健康监督工作的重要组成部分，卫生健康监督机构要充分发挥档案的作用，建立健全档案收集制度，及时搜集整理档案。档案工作人员在日常工作中要及时对各类监督检查工作情况进行记录、统计、分类，同时还要对各类档案进行整理归档。

另外，在档案搜集过程中要特别注意信息真伪的问题，否则可能会被伪造信息影响导致误判，间接使得档案失去利用价值，故工作人员要特别注意信息真伪识别问题。关于识别信息真伪的方法，可以利用信息技术进行信息对照分析，以会计凭证、会计账簿和财务报表为例，信息对照分析下如果存在伪造信息，那么三者就会出现误差，例如会计账簿中卫生投入资金为一万元，而通过对照分析发现财务报表中各项目总额超过或小于一万元，就代表两者之间存在伪造或错误信息，针对这种情况应按规定要求涉事单位整改，情节严重则启动执法程序。

2.7加强档案宣传，增强档案意识

一是加大投入，加强宣传建设。为了适应新形势下卫生健康监督工作的发展要求，保障档案管理工作的顺利开展，基层卫生健康监督机构必须加大对档案管理的资金投入。

二是要重视档案工作基础设施建设，积极争取各级党委政府支持，从经费上予以保障。

三是完善宣传配套设施，确保档案收集、整理、保管、利用、统计等工作的顺利进行。例如，可以在档案室内安装空调、计算机等现代化设备；配备相应的办公桌椅、档案柜等办公用品；建立卫生健康监督业务数据库[8]；定期对档案进行整理，装订成册。此外，还可以设置专门的档案室，配备电脑、打印机等办公设备，为卫生健康监督机构提供良好的办公条件。在此基础上，还应建立完善的卫生健康监督系统数据库，包括卫生健康监督机构信息、监督执法情况等数据信息。通过这些硬件设施的建设和完善，确保档案管理工作的顺利开展。

2.8利用信息技术手段加强档案利用

档案是一种载体，其内容信息只有通过有效的利用才能得以体现。充分利用信息技术手段，实现档案的信息化管理，在提高档案利用效率、增强档案管理水平的同时，也为档案管理提供了新的途径。随着社会信息化进程不断加快，基层卫生健康监督机构也逐步建立了信息网络，逐步实现了与相关单位的信息共享。因此，加强对基层卫生健康监督档案信息的收集、整理、分析、加工和利用，充分发挥其在卫生健康监督管理工作中的作用，是新形势下卫生健康监督管理工作对档案工作提出的新要求。因此，加强对基层卫生健康监督档案信息化建设、充分发挥其在卫生健康监督管理中的作用显得尤为重要。

一是建立档案管理数据库。将日常所产生的各类文件材料、设备运行记录、各项统计数据等资料统一输入到数据库中便于卫生健康监督人员随时查阅，实现资源共享。将纸质档案、电子档案同时归档，实行电子档案网上流转，既减轻了档案管理人员的工作量，又减少了纸质档案的破损、丢失风险[9]。

二是建立网上查询系统。通过互联网、电话、短信等多种形式向社会公众提供网上查询服务，增加查询范围和利用方式，方便利用。

三是实现信息化管理。运用计算机和网络技术对各类卫生健康监督档案进行有效管理，实现资源共享。通过信息化建设，使档案管理工作走上规范化、科学化的轨道。

四是建立综合业务系统。建立电子文件归档系统和电子档案管理系统；卫生健康监督综合业务系统、卫生健康监督信息报送系统、卫生健康监督案件查办系统、卫生健康监督行政处罚系统；建立卫生健康监督业务数据统计和分析系统[10]。

3.结语

综上所述，做好基层卫生健康监督档案管理工作非常重要，基层卫生健康监督档案管理人员应具备的素质包括：良好的思想道德素质；较强的政治觉悟和组织纪律性；扎实的业务知识和技能；较强的档案意识。同时相关部门也要从领导层面出发引起重视，再通过相关方法以确保卫生健康监督档案管理工作有章有序，有章可循，确保档案材料的完整性、真实性、规范性和有效性。

参考文献

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[10]刘亚,杜娟,史艳英. 探索互联网背景下行政执法档案信息化推动"双随机"综合执法[J]. 互联网周刊,2022(3):58-61.