干部人事档案安全保障策略

干部人事档案安全保障策略

章丽华

（中国电影资料馆）

摘要：在当今信息时代，人事档案信息安全面临着较大风险，档案的完整性和保密性受到一定威胁，如果不重视这些安全问题，会造成严重后果。如何保障人事档案信息安全，已成为摆在我们面前严峻的问题之一。本文对人事档案安全保障策略进行探讨。

关键词：人事档案；安全保障；策略

人事档案是人力资源管理的重要内容，是干部一生学习和工作等方面情况的原始记录，是组织部门考察干部，选人用人的重要依据，它与个人切身利益紧密相连，也是个人隐私的保护范畴。随着信息技术的发展，确保人事档案安全是人力资源管理的重要工作。

一.强化安全保密意识

干部人事档案是党和国家的机密，是组织部门全面考察干部、了解干部的重要依据，它档案记载着个人基本情况、学术水平、个人业绩、个人经历等等信息，人事档案是属于组织部门的机密，特别是国家机关和特殊专业工作人员档案往往记载着重要行业的机密，因此，在日常档案管理工作中，要重视人事档案安全管理，不能随意泄露干部个人信息，特别是数字化人事档案虽然存储空间小，可以通过设备携带，传播，容易造成个人信息泄密，因此，数字化人事档案保密工作更加困难，如果出现数据泄密、丢失、篡改、毁坏等因素会严重影响档案所有者的权益，也会给组织带来很大损失，因此人事档案安全性尤为重要，档案管理人员应在思想上引起足够重视，提高信息安全意识，加强防范措施，突出“安全第一、预防为主”意识，自觉养成保守秘密的职业习惯，管理人员要认真学习《档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》等相关政策文件和法律法规知识，增强组织纪律性和法制观念，重视保密工作法则，增强保密工作的领导责任，依法做好档案管理。管理人员在人事档案管理工作中要保证档案内容的安全，不得泄露个人隐私，这是对档案管理人员最基本要求，只要依法管档，提高保密工作意识，才能使档案管理工作健康稳步发展。

二.强化管理，确保档案信息安全有效

人事档案是全面详细地反映出个人一生情况，是一个人各方面情况的真实记载，无论是晋升晋级、职称申报、社保缴纳、家庭人员关系证明、组织外调等情况都需要以档案为参考，干部人事档案的真实性尤为重要，因此在日常干部人事档案整理中，对归入档案材料需要严格审核，鉴别真伪，对入档复印材料需签字盖章，不属于归档规定的材料不能归入档案，避免失实材料归入档案，有些干部档案材料未按要求归档，可能造成档案材料不全、不规范。近几年，国家特别重视干部管理，提出从严管理干部，要求对拟提拔干部进行两核查，主管部门需针对“三龄二历一身份”对干部原始档案进行核查，在与上级主管部门转交原始档案时要保证干部档案的安全，指派人员专人护送，专人保管，不能在护送路途和交接过程中出现任何差错，保证人事档案安全。要建立存档与阅档分开管理机制，严禁无关人员进入档案存储基地，办公设备相应增加或定期更换设备，要采取防火、防盗、防潮，防霉、防高温等措施，定期检查安全隐患，以防档案原件破损毁坏，对破损严重褪色老化档案材料必须采取补救措施，按档案保护的技术进行修复，做好人事档案防护工作。数字化干部人事档案是对档案进行加工转化为电子数字档案，容易受到病毒侵害，或被非法利用和更改，所以要加强网络安全防护工作，定期对管理系统杀毒防毒，确保信息系统安全运行。

三.明确职责，健全档案管理规章制度

人事档案信息安全和国家信息安全有着密切的联系，要做好人事档案安全保障，人事档案部门需建立人事档案查阅制度，档案信息安全与保密制度，档案信息隐私保护制度，人事档案安全应急预案等各项制度，使人事档案工作有章可循，制定的规章制度需合理、科学、有效，管理工作要明确分工，责任到人，完善干部档案管理制度这是保障档案安全的基础，坚持严格管理制度，以制度约束用制度规范的安全管理体系，只有建立完整规范的档案安全制度保障，才能保障人事档案安全稳定有序运行。同时还要建立安全预报机制，以防为主，完善应急防范机制，加强安全管理，切实做好防范和妥善处置档案安全事宜，在应急情况下，采取有效措施保护档案安全，最大限度地防止突发事件和自然灾害对档案可能造成的损害，提高对突发事件等因素的紧急处理能力，从根本上杜绝威胁信息安全隐患，保障人事档案信息的安全。要建立档案材料的归档制度，查阅制度，可以明确工作职责，规范管理程序，在档案管理工作中做到有章可循、有法可依，确保归档材料实事求是、真实准确，使人事档案管理工作制度化、科学化和规范化。

四.加强人事档案数字化安全防范

人事档案现代化信息化是当今社会档案快速发展的标志，这几年来人事档案数字化建设取得很大发展，通过计算机技术、网络技术的开发运用，档案材料信息分类、整理、录入等程序可以使用计算机操作完成，档案材料通过数字化加工，备份转化成电子数字档案，给人事档案工作带来极大方便和快捷，但是随之而来的网络安全风险日益严重，计算机安全管理问题显得更为重要，要保障数字化人事档案数据安全、存储安全和网络安全，需要建立人事档案管理专网，对网络运行数据实行监控，黑客入侵、木马病毒攻击等因素威胁网络安全情况层出不穷,如果受到不法分子恶意攻击，网络感染病毒木马，容易导致信息系统破坏，造成数据丢失和被盗，需要采取防火墙技术、数据备份技术、加密技术等有效措施防范风险发生，要使用先进的人事档案管理软件，软件需要同计算机与网络升级同步，要根据科技发展和程序更替，促成档案数字化更新升级，否则会造成无法打开管理软件或无法识别。要建立身份认证体系，通过口令或者密码对用户识别验证，采取身份鉴别和权限控制，防止对数字档案信息进行侵害，要建立加密存储体系等安全保密管理机制,定期对档案数据进行备份,保障信息完整安全，要重视网络病毒的防护工作，设置防火墙，定期对信息管理系统杀毒防毒，确保防火墙不受攻击，确保系统运行的安全，保障干部档案信息安全，以利于档案保护和利用。加强对外部环境的管理，根据计算机硬件需求，需提供合适的温度湿度，及时做好档案的备份和维护，确保人事档案安全性。为了保证档案信息安全，还需要建立应急预防机制，对可能出现的安全隐患进行报备，如果出现危险情况，能够及时采取相应措施，协调解决，保证档案工作安全运行。

总之，干部人事档案工作是一项政治性、专业性和保密性工作，确保人事档案安全是人事档案数字化的首要任务，传统的档案管理方式已不能满足当今社会发展要求，需要创新管理观念，强化科学管理，用现代化先进技术管理档案工作，推进人事档案数字化建设，加强电子档案安全管理，需要注重人才的培养，培养懂技术、精业务、善管理的复合型人才，加强对管理人员的档案知识和业务技能培训，提高档案管理人员政治素质和业务素质，培养高素质专业技术队伍，不断掌握新知识、开阔新视野，同时要加强人事档案安全教育，提高档案信息安全意识，时刻把安全保障工作放在首位，使干部人事档案管理工作科学规范、安全有效。

参考文献

[1]马仁杰等.档案利用中信息安全问题与对策[J].档案学通讯，2012.03.

[2]张小艺.现代人事档案管理存在的问题与对策[J].档案管理2016.06.

[3]谢建波.简论人事档案安全技术保护问题[J].人事档案管理，2010.01.

作者简介：章丽华（1961.05-），女，安徽绩溪人，本科学历，中国电影资料馆副研究馆员，主要研究方向：档案管理。