新时代基层事业单位单位人事档案管理现状及思考

新时代基层事业单位单位人事档案管理现状及思考

周萌

天津市机动车排污检控中心天津市300191

摘要：在事业单位人事制度改革过程中，人事档案管理工作具有不可替代的重要意义。本文以一个基层事业单位人事档案管理工作者的视角，对基层事业单位人事档案管理的意义、存在问题进行了分析，提出了一些建议，希望能为事业单位人事档案管理工作提供意见参考。

关键词：新时代；基层事业单位；人事档案管理

2018年11月20日，中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，自此1991年4月2日中央组织部、国家档案局印发的《干部档案工作条例》废止。新《干部人事档案工作条例》的印发是深入贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想和党的十九大精神的具体体现，从管理体制和职责、内容和分类、日常管理、利用和审核、纪律和监督等方面全面从严加以规范，是今后一个时期基层事业单位干部人事档案管理工作遵循的基本准则。

一、新时代基层事业单位人事档案管理的意义

（一）干部人事档案是单位选拔人才的重要依据。干部人事档案详细记载了干部的基本信息、道德品行、思想认识、学习工作经历、工作业绩、家庭情况、社会关系等重要情况，能够历史地、全面地、真实地反映干部的履历和成长经历。这些资料能帮助单位更好的了解应聘者的各项能力，同时也是内部选拔人才的重要参考依据。各级组织可以根据档案记录的内容针对干部情况制定科学有效的培养方式，实现人力资源的合理优化，也是组织选人用人、全面考察干部的重要依据。

（二）加强干部人事档案管理是新时代事业单位改革发展的必然要求。随着经济体制改革和行政管理体制改革的深化，事业单位改革也在不断推进，并取得了一些阶段性的进展。随着政事不分、体制不顺、定位不准等问题的逐步破解，事业单位的发展方向和对人才的需求将会发生不同程度的变化。人事档案详细记录了事业单位工作内容、工作成效的变更，有利于事业单位作出科学合理的决策，其作为事业单位管理的重要内容，能够促进事业单位改革创新。

二、基层事业单位人事档案的存在问题

（一）对人事档案管理工作重视程度不够，管理制度不完善。人事档案管理工作是一项基础的、服务性的工作，部分领导对人事档案管理工作的重要性认识不足，关注点都放在了提高工作业绩上，存在档案未整理、临时突击整理的现象，资金投入、设备更新、人员配置明显不足。新时代国家对人事档案管理工作提出了新要求，但是部分基层事业单位在执行过程中并没有严格按照政策要求来加强标准化管理，没有建立完善的管理体系，管理制度尚未建立，不能有效及时地进行档案资料的收集、审核、归档、转移，人事档案管理不能有序开展。特别是部分单位及工作人员，对于调离本单位人员档案的转递管理不规范，无法做到专人转递。

（二）人事档案材料不全，质量不高。在进行人事档案专项审核工作的过程中，发现部分干部存在人事档案材料缺失、不完整的问题。入团材料、学位授予情况、民营企业工作经历、培训、职称评定、工资变动以及一些年度考核表、奖惩情况记录表等存在不同程度的材料缺失。还有一些材料只有形式但填写不完整，无公章、无签字、无日期。还有一些干部人事档案材料存在重要信息记载前后不一致、内容失真等问题，如出生日期不一致，公历和农历随机填写，参加工作时间和工作经历前后不一致等问题。一些材料缺乏实质的内容，不能够准确全面地反映一个人的真实情况。

（三）档案管理人员专业知识有待提高。基层事业单位由于人员编制数量有限，多数人事档案管理人员都是身兼数职，没有足够的精力进行深入研究，且兼职人员岗位变动大，流动性强。这些基层单位的档案管理人员缺乏专业性，对人事档案业务不熟悉，在上岗时没有必要的理论培训，不熟悉档案管理的要求，对档案材料的收集、鉴别和归档重要性认识不足，不能够满足新时代人事档案管理工作的要求。

（四）部分干部的人事档案意识淡薄。部门职工对个人人事档案的重要性意识不够，对人事档案的关注不足，单位组织填写材料的时候过于随意。另外一些具有小规模私营企业工作的职工通过公开招聘进入事业单位，由于企业或个人将干部人事档案托管到人才服务机构，一些个人材料未及时交予人事部门归档，在人事档案审核工作中发现部分重要材料，如在职学历、职称评定材料未及时归档，而造成缺失。

（五）人事档案信息化程度不够，管理效率过低。目前基层事业单位档案信息化管理水平相对较低，多数单位仍采取传统的手工方式完成人事档案的整理和装订，未能有效地引入数字化、自动化的管理模式，工作效率较低。落后的档案管理意识方式严重影响了档案管理工作的信息化发展。

三、改善事业单位人事档案管理工作的建议

（一）加强宣传，提高各级人员对人事档案工作的重视。对新修订的《干部人事档案工作条例》进行广泛的宣传，使各级领导干部熟悉、组织人事干部精通、广大干部人才了解。单位领导应充分认识到人事档案管理工作的重要性，理顺各部门的关系，促进档案收集、整理、分类、归档和转移等管理工作的有序开展。同时职工本人也应加强对人事档案相关材料的重视程度，准确填写各项基础信息，确保相关材料及时上交单位组织人事部门归档。

（二）完善事业单位人事档案管理制度。以国家对人事档案管理工作的要求为准则，充分考虑基层单位人事档案管理工作存在的不合理问题，结合单位实际建立并完善人事档案管理体系。无论是档案收集、审核、归档、使用还是转递，都应建立严格的规章制度，明确每一级领导和工作人员的责任，加强对人事档案管理工作的监督，确保档案内容的真实可靠。同时建立管理人员考核激励和惩罚机制，充分调动工作人员的积极性，有效提高工作效率。除此之外，还应加强档案室的日常管理，定期检查安全防护设施，防光、防火、防潮、防有害气体、防虫、防盗要求要逐条落实，确保档案材料万无一失。

（三）推进干部人事档案归口集中管理。部分基层事业单位规模较小，人员编制数量有限，没有必要在每一个基层事业单位建立专业人事档案室、阅览室，应逐步实现上级单位集中管理下级单位的人事档案。人事档案管理工作是一项原则性、专业性比较强的工作，推进干部人事档案集中管理，增强规模效应，能够有效降低管理成本，提高档案管理的集约化专业化水平。实现人事档案集中化管理，可以选拔政治素养高、具有专业档案管理知识的人员专职从事人事档案管理工作，能够有效提高干部人事档案的专业化和有效性。

（四）建设高素质管理人才队伍，严把材料真实关。高素质的人事档案管理工作人员是有效提升人事档案管理工作的前提。人事档案管理工作的复杂性，要求工作人员具有较强的专业性、服务性和保密意识。提高现有干部人事档案管理人员责任意识、丰富档案管理知识储备，提升业务水平，运用完善的理论和丰富的实践经验才能应对新时代人事档案管理工作的高要求。

（五）全面提升干部人事档案管理信息化水平。人事档案管理信息化，有助于提高人事档案管理效率，确保人事档案信息及时有效进行更新。将先进的信息化技术引入新时代的人事档案管理工作，建立完整的基础设施，购置专业的人事档案信息管理软件，利用计算机技术将纸质的档案资料数字化，建立人事档案数据库。但是人事档案信息化要注意做好信息系统的日常维护，确保人事档案数据安全。

（六）建立人事档案风险监控体系。干部人事档案存在材料真实性有待审核、归档材料不完整或不符合要求、保管不当、转递时审核不严等多项风险，各人事档案管理单位应建立符合本单位档案管理实际的档案风险监控体系，理清人事档案管理各个环节的风险点，制定相应的应对方案，确保风险爆发能够有效应对。

四、结语

综上所述，新时代事业单位体制改革为人事档案管理工作创造了机遇，但是也提出了更高的要求，基层事业单位存在管理层重视不足、制度不完善、档案材料质量不高、信息化程度低等多项问题。在今后一段时期内应严格执行《干部人事档案工作条例》要求，切实提高管理人员业务水平，在观念上创新、制度上完善、技术上先进，全面提升新时代干部人事档案工作质量和水平。

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作者简介：周萌（1988—），女，汉族，工作方向：人事、劳资和妇女工作。单位：天津市机动车排污检控中心。