简要分析如何优化编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表黄燕燕

简要分析如何优化编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表黄燕燕

黄燕燕

中交舟山千岛中央商务区开发有限公司浙江舟山316041

摘要：在我国档案管理工作中《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（简称为《归档范围与保管期限表》）发挥着重要的作用，而对其进行科学编制正是提升其在档案管理中依据性的重要路径，本文首先就该表编制的意义进行了深入分析，而后探讨了在该表编制中应注重的问题。

关键词：编制；文件材料归档范围和文书档案保管期限表；优化

引言

《归档范围与保管期限表》是档案管理工作中归档以及档案资料实际价值进行划分的重要依据，如果《归档范围与保管期限表》的编制不够严谨就会导致在后期进行档案管理工作时出现归档混乱、档案资料价值鉴定不科学等问题，进而导致档案管理工作的效率性降低，致使单位在档案资料查找与利用方面出现错漏。

1在档案管理中提升《归档范围与保管期限表》编制科学性的作用与意义

1.1提升归档工作的效率

由于在档案部门工作的最基本工作内容就是进行文件材料的归档与整理，如果相关单位没有进行材料文件归档范围以及相应保管期限的科学制定以及规范化编制就会导致在进行档案归档管理时出现混乱，或者保管中出现档案遗失问题，一般在《归档范围与保管期限表》中会对文件材料相应的归档范围以及其保管期限进行规定，我们只有对其进行科学编制，才能真正提升档案管理中归档与期限内保管的可靠性与效率性，确保档案资料保管的质量。

1.2提高档案鉴定工作的科学性

一般来讲文件材料在管理中需要进行两次鉴定工作，其一就是归档鉴定，这一鉴定过程主要是对文件材料是否具有档案保存价值的鉴定；其二就是到期鉴定，也就是已经到了保存期限的档案资料进行销毁的鉴定。由于《归档范围与保管期限表》编制当中会对文件材料保存价值的界定标准进行规定，同时还会对档案资料的到期鉴定时间进行规定，这样就会强化文件材料转化为档案管理的依据性，降低档案管理的随意性，使档案管理更加可靠，提升珍贵资料的保护效果。

1.3提升档案价值区分的科学性，有利于档案集约管理的开展

由于在实际工作中档案保管的期限是有永久与定期的区分的，而定期保管期限也分别为十年和三十年，通过对档案保管价值的区分，来对档案保管期限进行规定，并对各类档案进行分类与集约管理，同时对一些珍贵的特殊文件进行转库保存，这样就能提升档案管理的效率性以及可靠性。

2《归档范围与保管期限表》科学编制的优化对策

2.1避免文书档案发生概念上的混淆

由于在档案管理术语解释中已经明确将文书档案的产生范围规定为党政管理活动，以此在实际工作中就应该将文书档案与单位中的财会档案、技术档案等进行区分管理，而不能够使用针对文书档案编制的《归档范围与保管期限表》来对其他档案进行约束。

2.2对档案管理中归档责任进行主体明确

通常在工作中，某一部门为责任主体的文件材料归档工作都是较为顺利的，如果责任主体涉及两个或以上部门就非常容易出现责任不清，归档中各部门推诿的情况。针对一些多部门联合发文以及联合会议材料的归档工作就要遵循主办部门归档的原则，如果该材料非常重要，协办部门也应进行归档管理，只是在保管期限的规定上要比主办部门短。举例说明就是如果实际归档保管中主办部门规定该文件的保管期限为永久，协办部门就要将保管期限设定为三十年，而如果主办部门对该文件设定为保管期限三十年，协办部门对其进行保管的期限就要规定为十年。

2.3对归档范围进行全面设定

由于在档案管理中，归档范围涵盖不够全面是一种常见的《归档范围与保管期限表》编制问题，而在很多部门中都比较重视红头文件，而对业务文件的保管却不够重视，而一些部门工作中还存在职责规定中的某一项工作并未开展的情况，该部门通常会认为该工作资料就不需归档，这些思想都是不对的，而且在具体工作中，很多单位在编制《归档范围与保管期限表》容易对如下材料进行遗漏：其一是纪检监察工作过程中的文件材料；其二就是上级单位视察中形成的材料；其三就是一些年度计划与总结，这些材料对于单位发展与战略调整都有很强的作用，应进行归档保存。在进行《归档范围与保管期限表》的编制中也要对这些文件材料进行全面规定规定，以此来提升档案管理工作的全面性。

2.4针对保管期限进行准确划分

在划定保管期限时，要严格依据国家档案局第10号令的相关规定执行。文件中规定为“永久”的，不能擅自突破划为“定期”；文件中规定为“定期”的，可结合本单位工作实际，做适度调整。但要把握一个原则，即保管期限应就高不就低。须列为永久保存的档案中要重点把握以下几类：一是涉及本单位干部职工切身利益的文件材料，如职工录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料；二是涉及本单位固定资产、土地使用权、房屋产权、购房合同的文件材料；三是本单位形成的重要政策、重要会议、重要活动的文件；四是本单位、本部门主要职能工作中形成的重要业务文件、重要的请示、批复等；五是上级单位、上级领导参观、视察本单位工作形成的文件材料。

2.5提升归档范围条款表述的准确性与可操作性

《归档范围与保管期限表》作为单位内部的档案工作制度，其语言要确保规范性、准确性，避免歧义。特别是一些专业性、业务性较强的部门编制的《归档范围与保管期限表》，其中对于某些专业性工作的表述往往使用一些单位或部门内部约定俗成的简称，使得“外行”看起来觉得“摸不着头脑”，这就给档案收集工作带来了一定程度的障碍。基于此，我们进行《归档范围与保管期限表》编制工作时必须确保文字表述的规范性，遇到档案管理中的专业术语必须使用全称或者标准化简称，同时还要在编制避免使用重要的材料等的表述方法，要对档案材料价值进行具体化表述，还要对其中的内容进行标准化表述，否则只用重要与一般来进行档案价值区分，很容易造成档案管理人员的混淆，这样就会在各部门形成个性化的档案管理标准，造成档案管理中统一标准的缺失，降低档案管理工作的客观性与可靠性。另外，在进行《归档范围与保管期限表》编制的过程中还要参照各种文件材料在实际工作中的作用进行价值确定，并将这些价值以标准化语言表达出来，以提升各部门在进行归档管理时的科学性与严谨性。

结束语

总之，在档案管理工作中《归档范围与保管期限表》的作用不容小觑，而我们在进行该表的编制中也必须根据实际工作中常出现的问题进行测量优化，提升该表的表述准确性以及编制科学性，使这一实际用表在档案管理工作中的依据效果得到提升，进而提升档案管理与保存的工作效率。

参考文献

[1]时雅杰.谈编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表应注意的问题[J].兰台世界,2015(S2):30-31.

[2]陈艳.谈如何做好《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》编制工作[J].北京档案,2011(02):31-32+37.

[3]骆诗怡.浅谈央企文件材料归档范围和档案保管期限表编制[J].办公室业务,2018(08):125+130.

[4]张玉梅.编制文书档案保管期限表的实践探索[J].兰台内外,2016(06):21.

[5]袁领娣.机关档案室在界定文件材料归档范围和划分文书档案保管期限中的问题与对策研究——基于北京市朝阳区的调查研究[J].北京档案,2013(02):20-22.

[6]冯莉颖.编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的方法[J].兰台内外,2013(04):29.

[7]刘敏.关于文书档案保管期限表的实践思考[J].广播电视信息,2016(S1):131-133.