浅谈人事档案管理陈裕钧

浅谈人事档案管理陈裕钧

陈裕钧

长安镇组织办

摘要：人事管理工作中的重要构成就是人事档案，且是单位展开各项工作的基础。本文根据本人的工作经验，对人事档案管理过程中容易出现的一些问题进行分析，并提出相应的处理建议供参考。

关键词：人事档案，管理，问题，对策

人事档案为人事部门根据党的干部政策在选拔以及任用人才工作当中逐步形成对个人经历、工作表现以及业务能力等内容的文字性材料，且根据相关规定通过整理之后形成，是任用人才的关键参考依据。人事管理工作的重要组成是人事档案工作。随着经济体制的进一步改革，那么在这种情况下，人员流动非常频繁，导致人事档案管理制度问题凸显。

1人事档案含义

通常为组织部门以及人事部门的日常人事管理活动提供的人事档案材料，建立人事档案是为了将个人原始情况通过人事档案的形式进行记录，且利用文字材料的方式保存这部分资料，给今后人事管理工作带来可靠且真实的参考依据。例如组织部门及人事部门要更清楚地知道员工的实际状态，需要员工自行填写职工登记表以及履历表等内容，对员工的考核以及评定形成的鉴定表以及考核表等，员工在岗时期，形成的劳动合同、就业协议以及奖惩形式等有参考价值的表格资料以及文字内容等。人事档案能够体现出个人的工作情况、经历等内容，且能够将个人的综合面貌客观地体现出来，入团入党以及升职等人事档案材料，可以提供重要的佐证于个人政治培养发展上，过去的鉴定资料，能够将个人各个阶段的评价以及表现客观记录，想要清楚一个人的工作能力、技术专长以及成绩等内容，可通过其考核以及成绩方面的档案中查阅了解，因此，保存人事档案能够将个人情况真实展现出来。

人事档案材料通过人事管理活动当中获取，且将其归入人事档案中，需要通过严密的审批流程，从而保证全部材料的真实性，手续齐全，需要具有使用价值，不达标的材料不可进入到人事档案中，获取的全部人事档案材料都应反复鉴别，保证不存在问题，若是人事档案材料要通过组织审查单位的签字或盖章，那么就需要将这个工作落实，才能够归档。一般来说，人事档案是根据个人的姓名整理归纳成为专册或是专卷，内容根据规定的目录合理地排序。个人人事档案里要求全部的内容都为同一人，不能有别人的信息在内。组织部门及人事部门在评判是否用这个员工时通常都会参考人事档案。若是一个人的人事档案零散且分散，那么就很难从其中清楚此人的真实情况，那么人事档案的意义就丧失了。若是人事档案里还存在别人的资料信息，那么就很容易造成混淆的问题，还可能会出现档案错误的问题。

2人事档案中的问题

2.1不够重视档案管理工作

通常来说，大部分单位都不够重视人事档案管理工作，且该工作也难以获得明显的成绩，一直以来，部分人员以及领导常常忽视该工作，觉得该工作是非常基础且基本的保管事务性的一项工作，不会给予过多的重视于档案管理工作上，认为其不会给单位带来经济效益，只要将其基本工作做好就足够，如此思想可能给单位整体运作造成一定的影响。

2.2人事档案交接手续不谨慎

一般来说，大部分档案管理工作人员并非专职工作，那么在工作调动或是离岗的情况下，移交档案的手续没有严格按照规定进行，没有做好相关检查以及清理工作，造成档案材料以及数量等出现问题无法明确责任。导致人事档案交接工作出现脱节情况，人事档案管理制度不健全以及档案管理人员专业知识匮乏的情况非常明显。不少档案管理人员都没有通过专业的知识培训就上岗工作，那么就不是很了解档案管理的要求以及重要性，且不清楚档案材料的整理、收集以及归档工作，档案管理意识较弱，并且不少档案管理人员都存在身兼数职的情况，没有充分的精力进行档案管理工作，不少归档的材料真实性有待考证，且没有及时地将档案材料进行归档，导致存档材料无法将本人的真实情况体现出来，使得人事档案管理工作漏洞百出。

2.3人事档案管理手段陈旧

当前不少档案管理工作仍采用陈旧的铁皮柜进行储存，这种设施占地面积非常大，导致空间的应用不合理。人事档案管理应通过专人管理且单独保管。目前不少单位人事档案管理工作人员常常身兼数职，并且缺乏独立的档案管理软件，在人事档案信息查阅方面依然使用手工的形式，如此不但浪费时间，效率还非常低下。

2.4人事档案作用无法充分发挥

从当前情况来看，人事档案管理仍停留在轻利用和重保密的情况下。档案开发服务意识不强，档案利用区间是非常有限的，工作是被动的形态，不注重服务而注重管理的情况对人事档案的利用价值造成了非常严重的影响。

3人事档案管理工作的有效对策

3.1使人事档案管理人员的业务水平提升

单位领导需要给予人事档案管理工作更多的关注，从而使该工作更好的发展，另外建立并健全人事档案管理的多种规章制度，要想确保档案管理工作能够健康发展就需要遵循依法制档的原则。另外选择人事档案管理人员方面要采用责任心较强且工作积极性高的人员，且还需要组织其展开业务知识培训，从而能够进一步提升档案管理技术以及掌握新知识。利用整治思想教育让档案管理人员了解到更多档案管理的重要性，从而能够让其认识到该工作的意义以及价值。

3.2将档案室硬件设备更新

由于我国不少地区档案室的硬件设备过于陈旧以及管理手段相对滞后，那么首先就需要将人事档案安全检查制度建立完善，取得领导重视，对于出现的隐患以及问题尽快报告给领导。注重档案柜的质量，关于防火工作要求档案室不可出现明火，且安置消防器材，管理人员要将责任落实到个人，且将措施做好。档案室密集架不可直接接触地面，配置除湿机，避免档案受潮。另外，档案室还应装置计算机等现代化的设施，通过计算机管理档案，降低手工操作，从而减少管理人员的劳动强度，还能够使工作效率以及工作质量在一定程度上提升。还有助于人事档案图片以及文字方面的数据转换，从手工操作逐渐往信息化操作转变，从而实现网络资源共享。

3.3强化人事档案信息化管理

档案作为有价值的信息资源，在信息社会当中要想充分发挥出档案的价值，那么就需要充分利用档案的现代化管理模式。目前，随着我国信息技术的快速发展，对档案管理工作也带来了新的要求，本人认为，如果在档案管理工作当中使计算机的作用充分体现出来，那么就能够使档案数据处理工作实现信息化，从而能够使档案利用以及档案的信息传递进入到新阶段，通常从下面三个当面着手：其一，在档案管理当中多应用计算机，设置人事信息库，便于随时查询全部职工的历史以及当前信息，把真实准确且完整的信息汇报给人事部门。其二，完善人才信息库数据，落实储存管理、信息化管理需要有创新意识，那么要求档案管理人员在掌握档案管理技术的同时还要充分了解计算机技能以及人事档案管理。其三，设置收集归档联系制度，全方位收集新的人事管理数据，并进一步完善档案材料内容。档案管理人员需要及时更新知识技能，且将其应用于档案管理中，是信息化管理工作实施所要具备的。

4结语

我国人事管理制度的关键构成之一就是人事档案管理工作，社会的进一步发展，人事档案管理也逐步往信息化过渡，人事档案的载体是人，这就要求人事档案管理工作应跟上时代发展的步伐共同发展。不但需要从制度方面进行改革完善，还应从思想上进行更新，如此才能够促进人事档案工作更好地发展。

参考文献

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