招标文件质量管理

招标文件质量管理

陈岑

广西机电设备招标有限公司广西南宁530022

摘要：本文笔者通过多年的工作经验及结合相关资料对招标文件质量管理展开探讨，供同行参考。

关键词：招投标文件；质量管理

招标投标的起源于1782年英国政府出于对自由市场的宏观调控，首先从规范政府采购行为入手，设立了文具公用局，作为负责政府部门所需要公用品采购的特别机构。继英国之后，世界上许多国家陆续成立了类似的专门机构，许多国家还立了法，通过专门的法律确定了招标采购及专职招标机构的重要地位。二战以来，招标投标影响不断扩大。相当多的国家进行深入研究与实践探索，认为招标不仅是服务，对规范行为、优化采购也意义重大，因此，招标投标变由一种交易过渡为政府强制行为。

自2000年1月1日《招标投标法》颁布实施以来，我国招投标事业取得了长足发展，主要表现在五个方面。一是招投标制度不断完善。二是行政监管体制逐步健全。三是市场规模日益扩大。四是行业成长迅速。五是采购效率提高。在招标投标活动中，招标人起着至关重要的作用，作为第一主体人，招标需求明确、评分标准具体等才能招到合适的投标人，因此，招标代理机构要作为辅助，为招标人服务，就要严格把关招标文件的编制。

对于招标文件的质量管理，从以下几个方面着手：

一、对招标人的需求进行充分调研

编制一份招标文件，首先要确定招标需求。招标代理机构是服务性机构，质量管理是以客户为中心的，企业的最高管理者及相关部门应确保企业有关人员清楚顾客的要求和期望，并通过一定的方法使之转化为实现这些要求与期望的过程，以达到顾客满意。

招标投标活动的当事人有招标人、投标人和招标代理机构，企业在实际运作过程中，应通过识别客户要求，在明确有关法律、法规要求的基础上，对所有需求进行分析、排序、以确定关键的质量特性，最后通过相关途径并在相关过程中予以满足。必要时，由企业相关部门通过调查的方法，了解客户对所提供招标代理服务满意情况，发现问题及时处理，以达到顾客满意。只有将需求调查并分析清楚，才能建立起实用的质量方针。

二、确定采购程序并步步落实

招标采购的形式多种多样，招标方式分为公开招标和邀请招标，非招标方式分为竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购。企业必须通过项目的特点，采购需求的确认，择优选择适合项目的招标方式。一般公开招标方式的整体流程为：接受委托——项目建档——编制招标文件——发布招标公告——招标文件发售——澄清或修改——组建评标委员会——接受投标——组织开标——组织评标——完成评标报告——评标结果公示——发出中标通知书——协助签订采购合同——制作项目招标存档资料。单一来源采购方式较特殊，整体流程为：接受委托——项目建档——编制采购文件——发布单一来源公示——公示期满5个工作日补充论证并答复——接收文件——组织协商——完成协商情况记录——发布成交结果公告——同时发出成交通知书——协助签订采购合同——制作项目存档资料。招标代理机构应对招标服务活动各个环节进行分析，确定每一个过程需开展的质量活动和需采取的控制方法，进而制定一系列规范性文件来确保每一个环节都能满足其质量目标。招标代理机构在建立招标服务质量目标可以考虑的因素有：运用招标文件审核、招标过程监督和顾客满意度调查等方式作为质量审核控制手段，实现监督部门和招标人的要求；采取预防和控制措施以避免招标服务对象或相关招标管理监督部门的质疑或投诉；优化质量成本以达到所要求的服务业绩及水平；不断衡量招标服务要求、业绩，持续改进招标服务质量。一般来说，招标人满意率、执行程序规范率、文件合格率、投标人质疑率等均可以作为质量目标并分解执行。

三、抓重点、攻难点、带全面

一本好的招标文件可以对“天价采购”起到屏蔽作用，招标文件是代理机构的“招牌品牌”，加强招标文件的质量控制尤为重要，由分部到整体，层层分析。以下几点应注意：

1、资格条件设置需谨慎

招标文件在资格条件设置上不能有倾向性、排斥性，不得对潜在投标人实行歧视待遇。实践中要注意从5个方面对“倾向性”、“排斥性”进行把握。一是要注意资格条件设置与中小企业政策的衔接，但企业规模条件不能作为资格条件，如注册资本、营业额等；二是模糊性、有歧义的要求不宜作为资格条件，如“在本地具有固定的经营场所和常驻的维护人员，且能提供良好的技术支持”，因其要求不具体，存在质疑隐患；三是资格条件的数量要适当控制，以防止限制竞争，导致流标。四是资格条件和评分因素要区分，一般作为资格条件就不能再作为评分因素，反之亦然；五是资格条件的设置不能自相矛盾，如，规定合格投标人必须“具备信息系统集成二级及以上资质”，同时又规定项目仅面向小微企业招标。

2、实质性要求要“标识”

招标人应当在招标文件中规定并标明实质性要求和条件，未标明的要求和条件，在评标时不能作为实质性要求或条件。可以说，对实质性要求和条件及其他重要条款、条件不进行“标识”是招标文件编制中的重大缺陷。在评标时，由评标委员会认定某要求或条件是否属实质性条件，存在法律风险，有可能引起质疑、投诉。对于非实质性要求和条件，对可能出现的投标偏差（细微偏差），招标文件要说明评审时的处理措施，如允许偏差的最大范围、最多项数，对偏差项的扣分方法等。

3、技术规格要严把关

招标文件中技术规格及需求一旦出问题，招标代理机构很难以“是采购人提供的”为借口而免责。因此，对采购人提供的技术规格及需求，招标代理机构必须对其公平公正性、合法合规性进行审查把关，不能简单地复制、粘贴了事。

4、评标办法要精心设计

确保评标办法的合法、合规和具有针对性，确保具体评分因素和分值设置的科学、合理、细化、量化，是代理机构职业化水平的体现。同时也是给评标委员会一个准确的判断，避免争议分歧，因对评标办法的理解不同而产生打分差异大等问题。

四、勤跟踪、找源头

招标活动期间，面对庞大的市场和多样化的投标人，难免会遇到投标人质疑，投诉等问题，而往往质疑投诉的源头大部分都是由于招标文件的编制漏洞，让投标人“有机可乘”，因此，想要更好的完善招标文件，需要及时总结质疑投诉中遇到的问题，也是经验的积累。招标企业如何有效地处理好招标质疑事项，不仅关系到保证招标公平公正，维护招标市场法治秩序的根本问题、也关系到提升代理形象，建立企业品牌的重要问题。

1、必须规范编制招标文件。招标文件是评标、招标和合同签订、履约的重要依据能够体现出整个招标采购活动的各项要求，是关系招标采购活动优劣、招标采购质量高低的基础性文件。在招标全过程中，招标人、投标人、招标代理机构共同遵循的游戏规则就是招标文件，这是参加招标采购工作三方必须遵循的法律文件，具有法律效力。不规范的招标文件，是引起质疑的主要原因。所以，编制招标文件的人员须有较高的法律意识和专业素质，能在招标文件中体现公平、公正合法的原则。还需要招标企业在项目招标前期尽量进行方案论证，做好招标文件的技术答疑工作。在招标文件的制作上，应统一规范用语，防止出现歧视性和歧义性的内容，给投标人平等的参与机会，力争把矛盾解决在初发阶段。

2、必须严格规范操作程序。只有规范招标采购各个环节的操作，才能减少纠纷。操作程序以及评标过程中出现质疑，往往涉及到招标采购各个环节是否规范操作和评委是否公正评标等问题。因此，代理机构人员在评标期间不能单纯只做组织工作，也要阅读和掌握各投标人的投标资料，对评标过程中的一些重要资料和数据要认真、仔细校对和汇总，确保整个招标过程各个环节的操作程序无懈可击。

总之，招标文件是整个招投标工作的基础，对招标能否成功有重要影响，招标文件的编制是最重要的工作之一，只有不断的增加专业知识和法律知识，积累招标文件的编制经验，在编制时严格遵循相关原则，合理的编写招标文件内容，严格把控招标文件的质量，才能编制出完整、严谨、科学、客观公正的招标文件，才能保障招标工作的顺利开展。