企业档案管理的重要性

企业档案管理的重要性

曹婷

（西安长庆科技工程有限责任公司，陕西省西安市710018）

摘要：我国企业档案管理的制度化、规范化建设是取得了一定的成绩的。通过上级督导和逐级分管的模式，档案管理水平基本可以满足我国企业建设中的总体要求。档案的重要性随着在新时期企业发展的的作用，越发的凸显出来。总结和探讨我国企业档案管理工作的重要性及管理中存在的问题，对我国企业档案管理工作建设的法制化，规范化是有着十分重要的意义的。通过落实档案管理的主体责任、健全档案管理制度、规范档案管理工作人员行为，将在一定程度上改良档案管理问题的出现。

关键词：档案管理问题策略

一段时期以来，在借鉴国外档案管理模式的基础上，我国企业的制度化、规范化建设是取得了一定的成绩的。通过上级督导和逐级分管的模式，企业档案管理水平基本可以满足我国企业建设中的总体要求，现阶段的企业档案的形式一般包括：图纸、图表、影像资料、文档等，这些文件性材料在信息时代的普及中，也出现了相应的数据稿，但数量的匹配度不足。这些材料主要是用于记录在企业项目立项、项目论证、产品验收、设备维护等企业生产的过程性环节，具有十分重要的实用性，成为企业效益和产品等诸多问题评定的可靠数据，推动了企业整体效能的最大化。在无纸化办公的推动下，越来越多的资料存储于电子设备中，并通过建立档案的多效标签，来应对企业管理、安全生产等问题的不同主管部门对企业工作的督导。

一、企业档案管理重要性的体现

企业的档案管理工作是企业管理人员对企业发展整体经营状况了解的有效途径，可以为企业发展中的规划与建设，提供有效的决策数据支撑。同时，也是社会对企业效能的成果认定的基础，为企业综合发展模式下提供具有企业文化和历史特色的支持性资料，是企业在市场竞争中，核心竞争力凸显的有效手段。企业的档案管理人员依法而科学的档案管理行为，将全面服务于企业的产品生产、经营销售、设备维护与更新、技术管理、财务管理的多个环节。成为企业发展的重要基础，同时也将成为国家档案的有效组成部分。

档案是企业的有效资产组成，生产活动和经营活动的档案，都是全体员工劳动结晶和智慧积累，是企业发展历史背景下的记录和再现。在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案资料中，将记录着企业产品和管理经验的创设和创新，是一代甚至几代管理者和员工才智和辛劳汗水在这一特殊载体中的体现。同时，档案中记录着企业独有的信息和知识观念，在市场经济和知识经济大潮中，企业的核心竞争资料的保密程度将会直接影响到企业独有的技术产权和研发方向，含有企业核心信息资料的整理和保管失时或失效，将给企业造成无法挽回的损失。

二、企业施工中档案管理问题的常见成因

1.随着企业发展的深入档案生成的周期是很长的，同时档案的种类及涉及专业又是十分广泛的，在档案管理人员配备不足，对档案工作的认识不够，面对海量信息的档案，没能建立起高效、规范的档案管理模式。这些记录着企业发展历程和生产的详实资料，因企业档案管理岗位人员不足等原因的或疏漏，或总量不足。

2.企业管理部门，对档案的过程性督导力度不足，当档案工作的认识还停留在资料的被动整体阶段。对档案工作的总体功效利用不足，没能形成良好的交流和共享机制，没能推动企业工程核心竞争力的有效提升，成为留存在档案橱和电脑硬盘中的单一见证性记录。

3.档案管理责任不明确，管理人员专业素养较低。档案的管理人员一般是有刚入职或要离休的老同志组成，负责企业档案的收集、整理和再分析，受限于经验或体力，岗位的能动性不大。日常工作的开展主要是以被动应付为主。对档案的归类和利用能力不足，导致档案的文本化缺失，没能达成有效地档案管理。档案收集的实效性不强，部分档案出现补档现象是十分严重的。

4.档案管理的多重监管模式下，对企业档案负主管责任不明确。企业档案工作的实施过程中，档案收集操作的不规范化，档案管理的制度化实施不完善，导致部分档案涂抹或关键档案缺失情况在企业档案工作中时有发生，成为某些企业主管或法人逃过法律追究的有效捷径。档案管理人员的法律责任有待进一步的明确。

三、企业施工中档案管理问题的常见问题的应对策略

1.落实岗位责任，加强档案管理监督

各企业的档案管理工作负责部门，要对档案管理工作落实责任，建立档案的分管和汇总机制。落实档案管理人员。改变在行政化的批示和档案的被动收集形式，可以开创性地实施第三方档案管理模式。做到对产品质量评定和企业设备的维护、改造和扩建的系统化的公平、详实记录。

2.提高管理意识，增进档案管理能力

突破传统的企业档案的记录模式，开创企业档案的大数据建设，通过岗位经验积累、个人档案管理能力提升培训等形式，在落实岗位责任，提升档案管理意识的同时，优化档案管理途径，充分利用信息设备的传输速率和存储上限，多样化地实施数据标签工作，为应对各级主管部门督查和档案管理的分类和存档，建立工作基础。

3.推行制度化建设，依法依规实施记录

根据国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的《企业档案管理办法》，制定符合企业发展进程的，分层档案管理要求和岗位制度。实性档案管理的法制化、制度化。增进档案的法律效应。做到归档的文件材料完整，且能够准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。

4.发挥档案效能，提高企业档案利用率

新时期下，档案管理工作应为企业的核心竞争力服务，通过对企业历史档案的有效整理，实现企业文化在新时期下的新活力，为企业发展注入新的内涵。同时达成企业档案管理的在企业不同职能部门间的交流，让企业档案在更大的平台下，实现新生。

综上所述，重视企业工程档案管理的规范化、制度化，才能为企业的安全生产责任与企业经济效能的评定实施数据保障，对企业档案管理人员的科学配备、高效的岗位职责、及档案管理应用新模式等策略的应用，都会在今后的企业档案管理中，为完善档案制度，充分发挥档案管理的作用，服务企业发展等方面做出指标性的提升。

参考文献

[1]李宜霞.浅谈档案管理人员的职业倦怠症[J].科技信息(科学教研).2007(25).

[2]林静.浅谈完善建筑企业人事档案管理的重要性及措施[J].就业与保障.2017(12).

[3]徐晶.加强企业人事档案管理的重要性探索[J].中小企业管理与科技(下旬刊).2017(05).

[4]刘冰.关于企业人事档案现代化管理策略研究[J].人力资源管理.2015(06).