传统水利设计单位电子档案的建设

传统水利设计单位电子档案的建设

张海燕

四川省水利水电勘测设计研究院四川省成都市610072

摘要：针对传统水利设计单位的电子档案建设如何达到国家档案局的《归档文件整理规划》（DA/T22—2015）和水利部的《水利工程建设项目档案管理规定》要求，四川省水利勘测设计研究院在55年档案建设的基础上，建立了一套行之有效的电子档案管理办法，供有相同需求的单位参考。

关键词：水利工程设计档案建设

一、水利工程设计的特点

2011年，中央一号文件直指水利发展，进一步明确水利战略地位，2014年，国务院又下文积极推进172项重大水利工程建设，四川省就有17个项目。与其他行业的工程设计相比，水利工程设计本身具有很大的特殊性：工作开展前需要收集的资料很多，必须得到相关部门的配合，而且很多资料属于涉密资料；工程设计前需要开展的前期工作很多，如地质勘察、地形测量、物探实验等等，经常遇到地质条件复杂、渠线长、地形复杂等困难，工作量大且易反复，所需时间周期较长；大型水利工程灌区覆盖面大，涉及行政区划不同的市地州较多，如亭子口灌区工程是大（1）型水利工程，涉及广元市、南充市、广安市和达州四个市的12个县（市、区），沟通协调时间较长；工程条件、应力条件、环境条件等难度更大。

水利工程设计电子档案的特点

设计档案记载了设计人员的科技思路、科技方法，充分体现设计单位的设计能力与水平。

针对水利工程的特点，在电子档案建设中也有其独特性：一是复杂性：水利工程设计周期长、专业多、在一个工程档案形成的漫长过程中，涉及多学科多专业，产生的文件材料种类多、数量大、整编量大；二是阶段性：水利工程设计档案要求的系统性与完整性更强，基本要包含规划、项建、可研、初设、招标、技施等多个阶段的全过程文本文件和图纸，给电子文档的收集、整理、归档、利用带来很大的工作量；三是动态性：水利工程设计在施工过程中会产生设计变更，如武都引水二期灌区工程在施工过程中各标段、部位设计变更达16次之多，面对这种情况，电子档案管理必须紧密跟随设计的变更而进行动态化的管理，以此保证档案的准确性与实用性；四是规范性，档案管理人员必须对前期过程中移交的电子文件严格按《归档管理办法》进行鉴定处置，对软件自动检测排除的错误或者重复的电子编码再次逐一检查，与设计人员联系更改后，重新把电子文件的相关重要信息录入帐表，达到便捷地保存和查找借阅的目的。五是要有预判性，电子档案创建的目的之一就是更好更便捷地为设计服务，所以在电子档案建设过程中要创新与实用相结合，要对单位生产管理、档案管理的发展趋势有一定的先见性分析，不断提高电子档案管理、使用的效率和安全性。

电子档案的建设

我院以规范管理为基础，完善了档案管理工作机制，形成了分管院领导挂帅、档案部门负责人主持、各部门负责人分管、档案管理员具体负责、全体员工参与的档案管理网络。以制度建设为核心，制定了多个程序文件和作业文件，对各类档案的收集归档作了明确规定，涵盖归档范围、归档责任人、归档质量、归档时间、归档份数及归档程序等，从制度上保障电子归档工作的规范化。

1、建立完善的制度与归档流程

我院为了提高电子档案的普及型，确保设计档案的安全完整，方便检索使用，在《档案法》、《水利水电勘测设计科技档案工作文件》等法律法规、规范性文件的基础上制定了《设计产品电子编码和资料归档管理暂行办法》，并纳入质量管理体系文件严格执行；同时多部门联合制定了《文件材料归档管理程序》、《电子档案归档流程规范》等，明确了各部门、各级别设计管理人员、出版人员、档案人员的应承担的工作范围、职责，并设立了相应的奖惩办法。为了普及电子档案的建设，多次举办了全院讲座，使电子化的资料归档软件迅速使用起来。

2、统一工程设计电子编码

电子档案的形成必须建立在统一规范科学的工程设计电子编码基础上，电子编码既要传承传统纸质文档编码又要满足计算机自动辨识、合并的特性。我院制定电子编码的依据是：（1）一定程度保留我院过去50多年纸质文档编码，方便存量档案的数字化工作；（2）为了电子文档的收集、分类、归档、检索便捷化，唯一性；（3）能够将档案管理信息（ECM）与项目管理信息系统（MO）、办公系统（OA）进行集成，实现设计产品从形成到收集归档的全生命周期管理，设计产品的题录信息、全文信息与质量认证信息实现实时在线归档。（4）依托信息技术，打造高效利用平台，快捷地借阅档案。为此我院的电子代码由此组成：

单位代码—流域及工程代码—阶段代码—专业代码及子项代码—流水号

SCDXXXXX-XX-XX-XXXX

3、统一电子文件名

电子文件名由设计产品相对应的电子编码+后缀组成，因为设计人员习惯不同，图形文件保存使用的格式也有不同，如.dwg,.dxf,.pdf等，根据水利设计电子产品属性及管理需要，我院统一图形文件后缀为.dwg，文本文件后缀为.doc。由此产生了图形文件、文本文件的统一而又唯一的电子文件名：SCD×××××—××—××—××××.dwg（或.doc）。这在档案收集、整理、分类、归档、检索过程中极大地提高了效率，对错误的、重复的产品号码自动识别，不予以归档。

4、加强流水号的管理

流水号必须具备唯一性，包含报告、图册、图纸。在设计过程中，不可避免地产生多次修改的情况，每次产生的修改版报告只要属于归档项目都必须编写新号，图纸多次修改则多次给号。通过这道程序还可以达到一个目的，就是如果工程质量出现问题，在鉴定过程中可以分析原因，查摆问题，明确责任，更好地开展管控工作。

通过几年来的运行，确是极大提高了我院的电子档案管理效率，但是在使用过程中需要注意两点：

1、根据工作实际，必须不断完善软件系统，使档案管理系统（ESM）、项目管理信息系统（MO）、办公系统（OA）达到深度集成。

2、加强对电子档案流水号的管理，水利工程设计要经过多次的咨询、审查，报告、图纸也要跟随专家意见多次修改，不能在一个流水号下做多次修改，等到需要归档时就会发生无法辨别不能归档的情况，严重时会造成资料缺失。必须做到一图一号、一本一号，保证电子编号的唯一性。

五、结语

在信息技术更新换代日新月异的当今，如何将国家的法规、行业的规定真正落实到位，全院人员都要不断提高对电子文件的认识和使用，档案管理人员更要加强档案管理电子化运用水平，加快档案信息化建设，为建设知识管理平台打好基础。

【参考文献】

薛四新：《档案馆信息化与档案管理变革—数字记忆之思考》

丁德胜：《数字档案室在档案信息化建设中的价值与前景》中国档案。2018、02

邹杰：《归档文件整理规则对电子文件整理一般要求的适用（之六）》中国档案，2017、03

方靖：《我国水利工程档案管理体系的问题与对策》华中师范大学，2014

谷春香：《信息化建设中的水利档案管理工作浅析》农业与技术，2013、11