谈档案收集工作的具体要求

谈档案收集工作的具体要求

王景

王景

（黑龙江龙江县房产局，黑龙江龙江161100）

摘要：档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、组织、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关档案室和各级各类档案馆实行统一管理。档案收集工作是档案馆（室）获取和积累档案的途径，在档案管理工作中处于特殊的地位。收集是档案业务管理工作的首要环节，是档案馆、档案室工作的起点。做好收集工作对整个档案工作具有重要意义。

关键词：档案收集；齐全完整；集中管理；标准化

档案收集是贮存档案信息资源的重要途径。档案是人类社会重要的信息资源，它记录了人类社会实践过程中无数有用的事实、数据，记载着人类成功和失败的经验教训，是一种带有原始性和知识性特点的重要信息。人们可以通过档案了解过去，探索未来，解决各种疑难问题。档案信息资源的开发利用会产生广泛的经济效益和社会效益。档案收集工作实质上就是广泛存贮丰富而优质的档案信息资源，为现代化建设提供重要的信息基地。档案收集是实现档案集中统一管理的基本手段，是档案管理其他业务环节的基础，更是决定档案工作存在和发展的前提条件，因此，档案收集工作的具体要求如下：

1归档和进馆档案应齐全完整

保证归档和进馆档案的齐全完整是贯穿档案收集工作始终的要求。所谓档案的齐全完整，就某一单位而言，是指归档的文件材料能够全面、客观、真实地反映该单位的工作面貌；就某一个档案馆而言，是指凡属本馆接收范围的所有立档单位（包括撤销机关和现行机关）形成的具有长久保存价值的档案要全部接收进馆。

由于文件材料形成的情况比较复杂，档案来源分散，要使分散形成的文件材料转化为完整系统的档案，保证归档和进馆档案的齐全，必须做到以下几点：首先，要依法治档。认真学习、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》及实施办法，不断强化社会档案意识，建立正常的档案工作秩序，依法保证归档和进馆档案的齐全完整。其次，要建章立制并贯彻执行。各单位应认真执行国家关于《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，并结合本单位的实际情况制定具体的归档制度，明确本单位的归档范围、归档办法和要求，把立卷归档工作纳入业务部门的职责范围和考核目标。档案部门应及时下达归档计划和归档任务书，并认真做好监督、指导工作，以确保本单位每年形成的文件材料齐全完整、定期归档。再次，要鉴选准确。各单位文档人员应按照鉴定原则和方法，对收集到的文件材料认真鉴选，准确划定档案保管期限，以确保反映本单位主要职能活动和重要事件的档案材料全部立卷归档。档案馆在接收档案时应认真复查，发现遗漏及时补救。

2加强档案馆、室外的调查和指导

档案收集工作是要解决档案分散形成与集中管理的矛盾。为了保证收集渠道畅通，就要求在收集工作中必须做好馆、室外调查，掌握应收入档案馆、室的档案形成、流动、管理和使用等方面的情况。档案馆应从本馆职责范围出发，调查了解每一立档单位的历史和现状，形成档案的内容、数量、整理状况及保管条件等，合理地确定应移交档案的单位并编制出进馆档案全宗名册，统筹安排进馆档案的范围、时间和数量。对流散在社会上的历史档案，档案馆要广泛调查研究，发现目标后千方百计征集进馆。档案室在收集工作中要掌握本单位工作活动的基本情况，形成文件材料的类别、内容和数量，按立卷归档制度适时接收。

各级档案局应协同档案馆抓好进馆档案的前期检查指导，制定统一的档案接收标准和业务规范，加强对有关单位档案的监督、指导和控制，切实帮助这些单位建立健全归档制度，提高组卷和初步鉴定的质量，做好归档与进馆档案的整理工作，严格把好进馆档案质量关。

3保持全宗和全宗群的不可分散性

全宗是一个机关档案的整体。一个机关的各项工作活动相互之间有着密切的联系，一个机关形成的全部档案材料，在来源、内容、形式、时间等方面都存在着固有的联系，是一个不可分割的整体。在档案收集中，必须把一个机关形成的全部档案作为一个全宗集中到一个档案馆（室）保存，不允许人为地分割。保持全宗的完整性是档案管理中的一条基本原则，只有在收集时坚持了全宗的不可分散性，才能为以后的整理、鉴定、保管、统计等各项业务活动奠定良好的基础。一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不可混淆，这是档案收集中必须坚持的重要原则。

在档案收集中还应注意保持全宗群的系统性和不可分散性。若干互有联系的全宗称为全宗群，全宗群是自然形成的，同样不宜分散。保持全宗群的完整性，把一个全宗群的全部档案集中到一个档案馆里，有利于反映一定地区某一时期工作活动的全貌。

4积极推行入馆（室）档案的标准化

在档案收集中积极推行进馆（室）档案的标准化，是档案管理现代化的要求。标准化是现代化的基础，档案工作标准化应从档案收集做起，只有入馆（室）档案标准规范，才能为现代化的管理创造条件。为此，国家档案局制订了《机关档案工作业务建设规范》，各地档案行政管理部门也结合本地实际情况制定了档案馆、室统一执行的业务建设标准。

档案收集工作的标准化重点应放在档案入馆之前，从机关文件形成阶段就对文件结构、纸张规格、书写材料和规则等加以规范，对区分全宗和分类立卷、划分档案保管期限、案卷编目装订与排列等一系列工作都要推行标准化，各级档案馆接收档案应有明确具体而统一的质量要求。档案的来源是分散的，为便于科学管理和有效利用，国家规定：一个单位形成的全部档案由本单位档案室集中管理，各单位形成的有长久保存价值的档案移交给档案馆保存，集体和个人所有的档案必要时档案馆也可代管、征购或收购，通过收集工作使得馆（室）藏档案齐全完整、内容丰富，实行统一的科学管理。在实际工作中，文书部门、档案室和档案馆应密切配合，积极推行标准化，才能改善和提高归档和入馆档案的质量。

综上所述，档案收集对促进档案学理论发展、推动档案工作现代化的实现有重要作用。档案馆、室的档案管理工作是发展档案学理论的重要源泉。馆（室）藏档案越丰富，各项业务工作实践也就越充分，必然会出现许多新问题、新要求，提供很多新情况，为档案学理论研究的深入和发展起到促进作用。要实现档案工作现代化，最基本的是要有丰富的馆（室）藏和对现代化的迫切需要。档案收集工作使馆（室）藏档案越来越丰富，档案数量的急剧增长对传统的档案管理方式与服务方式提出了新的挑战。所以，只有采用现代化的技术手段收集丰富而优质的档案材料，才能提高档案工作的质量，档案工作才能得到更大的发展。

参考文献

[1]刘建业.谈档案收集业务工作的程序[J].现代档案，2009.

[2]赵悦明.档案收集要求必须统一管理[J].档案管理，2008.