实验室计量认证档案信息化管理探讨

实验室计量认证档案信息化管理探讨

林艳1陈潇2

（1广东普天防雷检测有限责任公司广东广州51000;2广州市黄埔区气象局广东广州51000）

摘要：计量认证档案是质量管理体系的重要组成部分，也是保证检验检测结果准确性、公正性的可靠依据。实验室通过计量认证后，档案的建立和完善在工作中有着重要的意义，计量认证档案工作的信息化和规范化管理是衡量实验室质量控制效果的重要标志。本文结合实验室计量认证档案信息化管理工作中的实践与体会，探讨一下在计量认证档案信息化建设中的几点浅见，供大家参考。

关键词：实验室；计量认证；档案管理；信息化

引言

计量是国家各项事业的基础，影响着农业、工业基础科技的发展，是人民生活、国家税收及事物管理的重要保障。本文从计量认证档案管理入手，分析了实验室计量认证档案信息化管理的有关内容。

一、档案管理在计量认证中的作用

计量认证活动，是由政府计量行政部门对向社会出具具有证明作用的数据和结果的检验检测机构的计量检定、测试能力、可靠性和公正性进行考核和证明的过程。首先，档案的本质属性是原始性和真实性。档案资料是质量管理体系有效运行的真实记录，它以纸质文件和电子文件形式记载质量管理体系认证中一系列活动，真实、客观地反映检验检测机构管理水平和检验检测质量。其次，档案管理工作在计量认证评审过程中为评审专家提供所需要的证明材料，同时，档案信息又是编写计量认证质量管理体系文件的依据。档案管理工作在整个评审过程中发挥着极其重要的作用，其水平的高低，直接影响到质量管理体系的有效运行。在专家现场评审时，档案管理工作的质量直接体现质量管理体系运行的水平。最后，档案管理工作在计量认证中起到参与、监督、指导、推进的重要作用。质量体系要求检测机构为实现质量方针和目标，对影响质量的全部要素都采取有效措施管理和控制起来。质量体系文件《质量手册》《程序文件》中对每一要素、每一质量活动都进行了相应的规定，其中的文件和资料，就是以档案资料管理部门为责任主体来保证其在质量管理系统中运转的质量。

二、计量认证档案信息化管理的优势

第一，计量认证档案信息化管理有利于提高检验检测工作质量。实验室每年在检验检测工作中都形成大量的文字材料，主要有检验报告单、原始记录、实验项目、内容、检测依据等。中心档案室通过扫描仪、数码摄像机等现代化办公设备将这些有利用价值且需要保存的档案资料进行数字化处理后，传输到实验室档案管理信息系统上，使检验人员查找资料变得更为方便、快捷、高效，，真正实现档案网络信息资源的共享。第二，计量认证档案信息化管理是做好检验检测工作的重要保障。实验室的工作开展主要依靠使用大型仪器设备，这些贵重的仪器设备在验收和安装调试工作中的形成的各种资料是保证仪器设备质量和正常运行的关键。每台仪器从申购到报废要随着设备的变化而进行跟踪收集，及时归档，这些归档资料能真实地反映设备管理和使用过程中的详细记录，检验人员在工作中发现有疑问时，通过上网及时查询相关资料，在总结经验，避免过失的同时，能为日常和科研工作的开展提供可靠的参考和选择。

三、实验室计量认证档案信息化管理的措施

1、构建综合信息平台

实验室应结合自身实际工作需要，提出计量认证档案信息化建设与管理的总目标，如一个中心，通过综合信息平台快速查找符合计量认证需要的数据库；“五化建设”，即利用档案信息化平台建设实验室计量认证全程化管理，档案管理程序化控制，档案服务优质化，档案管理数字化，档案价值促进化；“五讲要求”，即在实验室计量认证档案信息化管理中要求讲学习、强内涵，讲正气、刹歪风，讲奉献、谋发展，讲团结、促和谐，讲纪律、抓队伍。实验室计量认证档案信息化管理构建综合信息平台，遵循“一中心五建设+五要求”，为实验室计量认证档案信息化管理工作明确方向，为实验室计量认证档案信息化管理描绘蓝图。

2、建立完整的计量认证档案

计量认证档案包括实验室日常工作记录、实验室参加各类质量控制活动的情况、实验室检测标准依据、计量认证验收报告、监督评审报告、实验检测能力情况、专业人员档案材料、质量手册、程序文件、实验室管理情况等资料，是实验室开展各种检验检测工作的真实记录。计量认证档案资料是保证实验室质量和正常运行的关键，只有进行跟踪收集，及时归档，才能保证计量认证档案的真实性、完整性、系统性和安全性，为计量认证档案信息网络化、规范化提供可靠的基础数据。

3、建立完善的实验室档案管理系统

以某计量认证机构为例进行说明，2011年，该机构与某软件公司合作开发了《实验室信息管理系统》，它将中心计量认证档案完全实现单位内部网络化、标准化、规范化管理。该系统是专门为实验室设计的综合性业务系统，主要由八大功能模块组成，包括工作流程管理、质量体系管理、设备管理、检测管理、样品管理、检测报告编制、网上审批、远程下单、合同管理等业务功能，其中质量体系管理的主要功能是将检测机构制定的质量手册、程序文件、监督评审、专业人员档案、实验检测能力、实验室参加各类质控活动、实验室检测标准依据、实验室结构图等计量认证相关资料全部输入计算机，它记载了认证单位的各种工作情况、成果、经验和教训，保证了计量认证档案的连续性和历史资料的完整性，在质量管理体系认证中起着直接凭证和科学依据作用。检验人员可以方便地通过单位内部局域网进行资料的查询、统计等日常管理工作，使档案发挥出最大的利用价值，提高了实验室档案管理的整体水平。

结束语

总而言之，计算机网络技术管理计量认证档案提高了档案的管理水平，它将实验室的所有工作信息联系起来构成整体，使中心的档案管理工作逐步完善，进一步向系统化和规范化方向发展，充分发挥计量认证档案在质量管理体系运行和计量认证中的积极作用。

参考文献

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