高校档案电子化的路径

高校档案电子化的路径

于红丽

济南市技师学院山东济南250000

摘要：现在的高校中，电子管理系统已经被广泛部署了，但是档案本身还有很多可以优化地方。譬如，在很多地方的高校中，依旧依赖登记表等纸质档案簿来进行信息的采集与事项办理的跟踪。这类档案其实可以尽早实现电子化，一方面可以给高校提供电子化的经验，另一方面也可以提升组织的效率。本文提供了一种可供高校参考的档案电子化的路径。

关键词：高校电子档案档案电子化电子化的路径

在高校中，现在依旧有很多基于纸质的档案在流转、使用。在高校的日常运转中，想要使用电子档案全面取代纸质档案是存在一定的难度的。本文基于现实中的种种困难进行分析，并提出了一种可行的方案。事实上，从纸质文档管理转向数字文档管理可以为任何组织节省时间，提高组织运行效率。这种转换并不困难，只是需要合理的转换战略。

一、传统档案与传统管理

这是很多档案系统的起点。想象一下，成列的档案柜，成本的档案进入库记录，成本的索引……每当新的档案批量入库的时候，档案员都需要检查档案。检查过后的档案便需要进行入库以及更新索引。除了低效与安全方面的问题之外，这里还有一个矛盾。这套流程的效率强烈地依赖于档案管理员对档案的熟悉程度。高校等组织若想提升组织运转效率，最好保持档案管理的团队人员不变。可是作为档案管理员，作为组织员工，是需要有自己的职业路径的。如果长时间保持一个职位不变，员工容易流失。这之间是矛盾的：如果保持员工的流动性，便会损失组织的利益；如果不主动对员工进行职业提升、职业变动，员工的流失一样会导致组织利益的损失。

同时，在这个步骤中，效率是非常低的，一切操作与日常事项均依赖人工来完成。这曾经是主流方案，但现在很多企事业单位已经逐渐脱离了纯粹的传统纸质档案与传统管理方式相结合的模式。

二、引入电子管理

随着电子签章技术的发展，电子管理在严肃的组织结构管理中的应用越来越广泛。在国内的使用中，所有的电子签章均受到《中华人民共和国电子签名法》的保护与认可。在此之前，签章通常是阻挠企业组织实施电子化管理的阻力。但伴随着电子签章的法律效力的认可，这个阻力也就不复存在了。对于高校的应用来说，使用电子管理可以优化其流程。譬如，可使用电子系统来进行文档的索引工作，也可以使用电子管理系统来进行流程管理及申报管理。

在这个过程中，可以逐步规范组织内文件的统一性，包括统一命名及统一格式规范。

三、转移部分档案至电子档案

对于高校来说，并不是所有的档案都可以方便轻松地转为电子档案。譬如学生的档案，这种档案在学校中以及在学生毕业后转至人才市场、用人单位均有使用，是难以一次性转换为电子档案的。其转换过程需要流程中的所有单位均统一使用一套系统来进行管理。所以，在这一步，可以先避免转移诸如学生档案这类需要跨组织机构的档案。可以先保留学生档案、人事档案、干部档案等继续留作纸质档案。对于档案电子化，可以先转移部分档案至电子档案。在这里，可以选择先对学校内部管理所涉及到的所有数据进行电子化，譬如各类申请表、登记表。在这一步中，一共有两个重要的优势：

1.通过这一步的电子化，高校可以进行一定的组织流程优化。

2.对于高校来说，这一步作为过渡步骤可以促进电子化的整体进程。

四、全面电子化

最后一步是全面电子化。顾名思义，全面电子化便是全面无纸化的电子化管理与电子档案。这一步需要全国各地的教育机构组织全部进行统一的学生档案管理，并不能仅依靠一所高校来推动电子化。其原因在于学生档案在学生进行升学、转学、毕业等过程中均需要涉及到。学生档案电子化对于档案的流转和管理会有很大的帮助，新生的入学、在读生的转学与毕业全部可以很快地交接完成，不再需要人工去邮寄档案。

五、总结

本文介绍了一种在高校中可行的档案电子化的路径。这条路径包含了四个步骤：第一步，纸质档案与传统管理；第二步，引入电子档案；第三步，转移部分档案至电子档案；第四步，全面电子化。通过这个路径，可以通过过渡来更好地让不同的教育机构、高校找到最适合自己的发展模式与系统和数据结构。

参考文献

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