试析档案管理归档整理分类技巧

试析档案管理归档整理分类技巧

周芷伊

元江县教育体育局云南玉溪653300

【摘要】在当今社会的不断发展中，档案管理系统作为文档信息储存方式，在建立过程中要进行不断改良和进步，这样才能对文档信息储蓄更加完善，那么人们在进行查询时也能快捷方便。本文根据文档信息整理要求，对于文档信息整理分类进行说明，希望本文的论述能对文档档案管理工作得到启发和考虑。

【关键词】档案整理；归档；分类；技巧

在人们生活中，对于档案整理工作愈发重视，档案作为工作记录和信息收集在人们工作中有着极为重要的地位，那么对于档案管理归档整理也就是非常必要的。档案管理的重要内容在于文档收集和整理方面，而归档整理就是文档收集后进行归档中一系列步骤最后形成的文件，并且归档整理是采用纸质文件进行记录。

一、文书档案管理基本概念

档案管理就是文书档案收集过程和进行归档，那么在文书档案管理过程中，掌握一定分类技巧，可以有事半功倍的效果[1]。在进行档案管理过程中必须要有的几步骤。第一步，要分清文档类型，对于相同文档进行整理；第二步，要进行对于收集的文档信息要进行装订成册，以便查看和保存；第三步，要将整理好的档案进行有序排列；最后一步，要进行编号和装盒保存。这样才是档案整个整理步骤。而在文档分类过程中，要将文档根据机构或者是问题不同进行合理分类，这样使得信息不混淆，查找起来也能方便有序[2]。那么想要把档案管理做好，就需要严格按照相关规定进行管理。在档案分类这一环节是档案管理最重要的地方，是日后人们进行准确查找信息的必要前提，必须要引起档案管理人员重视。但是当前的档案管理工作中档案管理人员在档案分类方面是存在问题的，档案管理人员经常将公文立卷和档案管理弄混，使得档案管理工作难度加大，那么就出现对于问题所解决的相关规定，将文档之间有序排列开来，不仅能准确定位文档自身价值，还有利于进行查找和保存。

二、文书档案管理分类及保存年限

在文档管理过程中，文件种类不同，保存年限和所在单位也就有所不同，而且保存年限不同的文档也不能混淆在一起。其中有一些文档需要永久性保存，而有一些文档有着固定时间保存时间，比如，30年、10年或者其他时间。

（一）党委工作

永久性：1.党委会议内容和会议决定。2.上级机关发出指令及通报。3.党委年度总结和工作安排。4.党代会和团代会文件。5.党委关于干部职务方面的任免、审核、奖罚、通报批评、统治。6.党内报表和人员名单。7.上级机关工作安排、工作通知和总结报告。8.党内思想建设、党员学习情况和党委监督、管理。9.干部违纪记录等方面文件材料。10.党政廉政建设考核情况统计。

30年：1.党委精神文明建设、学习、思想政治工作安排。2.关于干部政策、来访材料。3.对优秀党（团员）、先进单位、劳动模范、先进工作者等文件材料。4.纪委关于案件控告检举、调查处理的通告、报告、通告。5.开展党风廉政建设、党纪教育活动文件材料。

（二）团委工作

永久性：1.关于团员代表会议文件材料。2.关于团委工作年度计划、总结。3.团员名单。

30年：1.团委关于团组织建设、配备。2.团委关于表彰优秀团组织、优秀团员和相关处分。

10年：团委关于团员组织、青年开展文化活动、知识竞赛活动通知。

（三）办公室活动

永久性：1.颁布的规章制度、规定、办法等。2.关于年度总结和规划。3.院务会议记录、办公会议记录、会议要点。4.重要领导指示和处理记录。5.上级单位作出决定、名称更改、合并、人员编制、印章启用请示、报告。6.颁布规章制度。

30年：关于档案管理工作规范。

（四）劳务人事

永久性：1.关于招聘、升职、复职等决定、通知。2.关于人员辞职、退休、生活待遇等方面规定和通知。3.关于人员相关文件、统计、员工名单、工资统计。4.上级单位调整工资相关文件。5.干部考核资料、专业职称评定。6.员工教育、培训。

30年：1.工作人员处罚、奖励通知。2.工资、补贴相关情况。

（五）财务

永久性：1.上级单位和本单位对于年度财务的报告、通知。2.领导任职期间、财务收支情况和财产经营等报告和通知。3.在公司期间发生的违纪行为作出审核和处理意见。4.关于年度总结和计划。5.相关单位下单费用计划、调整计划和建设计划。6.国有资产登记、评估、核算、债务等问题的相关材料。7.关于会计档案销毁清册、请示。8.编制年度计划、年度统计表。

30年：1.关于设备购置、审批手续。2.合同管理规定、执行情况等材料。3.关于财务工作管理、财务支出。

本文主要是对档案管理方面工作中归档整理问题展开研究，同时也找寻了一些在不同类型文档整理方面的知识技巧，这对于以后文档管理工作有很大帮助，希望在以后日子，相关文档整理管理部门能够认识到文档管理在当代的重要性，需要投入一定精力在文档整理工作上，不可马虎大意，运用有效快捷的方式对文档进行整理和采集，这对促进我国文档整理工作有着很大意义，也为文档管理人员提供帮助。

参考文献：

[1]徐丹丹.关于归档纸质文件与电子文件整理的分析[J].办公室业务,2017（24）：135.

[2]赵明秋.试析档案管理归档整理分类技巧[J].黑龙江科技信息,2017(15)：266.