刍议基层公安派出所档案管理

刍议基层公安派出所档案管理

张桂波

江西省赣州市南康区公安局麻双派出所

档案管理是派出所工作的重要组成部分，是公安基层基础建设的重要内容之一。但纵观近几年的档案升级和建设过程,在取得斐然成绩的同时，笔者也发现，当前派出所档案管理工作仍存在诸多亟待解决的问题。新时代如何进一步改进和加强派出所的档案管理工作，值得研究探讨。

一、基层派出所档案管理中存在的不足

（一）档案管理意识还较为淡薄。一是思想认识滞后。少数责任主体没有把档案管理工作放到夯实基层基础的高度加以认识，存在“档案归档案，办案归办案”互不联系的模糊认识，不知道为什么要开展公安档案管理工作，怎样开展档案管理。二是实际重视不够。没有认识到公安档案在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，出不了政绩，是得不偿失的徒劳，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。三是缺乏主观能动性。重形式轻内容，重晋级轻效能，晋升档案管理级别大多是为了应付上级检查考评，没有真正从对历史负责、对事业负责的高度去做好档案管理工作。

（二）档案管理力量还较为薄弱。一是管理队伍不稳定。在基层派出所，档案管理人员均由内勤兼任，且变动频繁，专业化程度不高。二是管理精力不充沛。基层派出所工作是上面千条线，下面一根针，一名派出所内勤要面对上级十几个部门业务，疲于多头应付，很难全身心地投入档案管理工作，不免影响工作效能。三是管理质量不够高。有的档案员刚刚学会立卷归档的基本知识，就被调整岗位，新接手的同志又要从零开始，有的档案员很想做好这项工作，却又是心有余而力不足，致使档案管理质量一直上不去。

（三）档案管理观念还较为落后。一是管理手段单一。当前，派出所档案管理工作以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。二是经费保障不到位。基层派出所办公经费捉襟见肘，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

（四）管理与服务还存在诸多薄弱点。一是档案门类不够齐全。有的派出所只注重文书、户籍档案的收集，忽视声像、实物档案以及与公安业务有关的资料的收集，影响了派出所档案的系统性和完整性。二是档案资源大量流失。由于历史的或保管不善等原因，不少基层派出所档案存在断代现象，部分民警认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。三是重收集保管而轻开发利用。一些基层派出所在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为侦查破案提供线索，为治安管理提供服务，没有充分利用档案功能来提高工作效率，降低工作成本，造成了大量信息资源的闲置。

二、加强基层派出所档案管理工作的思考

（一）提高认识，增强档案意识。一要提高思想认识。从市县局到派出所的领导，都要充分认识公安档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正档案工作列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。二要增强工作责任感。各级档案人员要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，增加必要的投入，创造良好的环境，切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任。三加大档案宣传力度。通过调查和了解、收集档案利用的实际效益，取得一个又一个的利用实例，充分体现档案的保存和利用价值，并进行筛选、整理，编印成小册子，下发至基层和领导，使通过例证，使在大家了解档案、支持档案工作。

（二）加强培训，提高业务能力。一要储备好档案人才。要把政治素质高、业务能力强、热爱公安档案事业的民警充实档案队伍，从政治、生活上关心，从学习、提高业务技能上支持，激励档案干部爱岗敬业、无私奉献。二要强化档案业务培训。要积极选送档案员参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案员的实际操作技能和业务指导能力。要根据公安档案工作发展的需要，适时举办公安档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。三要适时组织观摩学习。采取“请进来、走出去”的办法，请档案主管部门的领导和业务专家上门指导，到一些单位参观学习档案管理先进经验和具体操作技能，促进公安档案工作健康、平衡发展。

（三）规范管理，提高档案质量。一要规范档案的收集。要制订、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、U盘等介质载体以及各种具有保存价值的实物。二要规范档案的整理。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、备考表填写无错漏、案卷（件）装订结实美观。三要规范档案的管理。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失、泄密事件的，必须依法严肃查处。

（四）更新观念，强化服务意识。一要提高科技含量。要以档案达标升级为契机，积极应用公安档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、准确和全方位的档案信息服务奠定基础。二要狠抓档案编研工作。在努力编篡好大事记、组织机构沿革、文件汇编等常规性编研材料的同时，主动了解单位工作动态，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，事后服务为超前服务。三要热情主动提供各种服务。档案室要改变那种“看门守摊，等人上门”的封闭式做法，及时了解利用者需要，采取如分发目录、电话调卷、开架阅览等多种服务形式，主动提供档案信息服务。