政府档案信息资源编目的问题与对策研究

政府档案信息资源编目的问题与对策研究

王康

一、信息资源编目概述

为了让这些无序存在的信息资源变得有价值并解决信息资源的有效利用和有序整理这一问题，信息资源编目应运而生。编目工作也是政府部门在对信息资源进行归集和整理的重要方式之一，以往我国的信息资源编目工作是对实体资源进行管理、利用和分类，而现如今，信息资源编目工作已经延伸到了网络平台，通过互联网科技更科学地整理信息资源，这一发展也是时代进步的必然结果。信息资源编目作用主要体现在两方面，一是能让资源使用者更快捷地获取有效的信息，二是也能减轻信息资源管理者的工作量，利于对信息进行实施长期管理。[1]目前信息资源编目的发展已然取得了显著成效，为了进一步开发并利用信息资源,我国很多地区已经开始全面普及网络信息资源编目工作。

二、政府档案信息资源编目工作现状

目前，政府档案信息资源编目工作的过程主要有以下四个部分。首先是对政府的各项业务进行梳理，特别是服务业务，如政府的行政权力、公共服务事项等方面，形成政府业务清单。其次，与政府服务业务清单相结合，并总结往年对于政府档案信息资源编目工作的经验，梳理政府内部各个部门信息资源的参考目录，最终形成一套完整的、符合各地政府工作现状的信息资源模版，这有利于政府档案信息资源编目工作效率的提高。再次，政府信息资源整理部门会把所形成的政府档案信息资源参考目录反映给各个部门，对这些信息资源进行核对，实行政府档案信息资源的确认工作，保证政府档案信息资源的真实性。最后，对已经确认的信息资源目录进行编制，自动生成政府档案信息资源目录体系。

三、政府档案信息资源编目工作面临的问题

1.档案信息资源的无序化问题

目前，我国政府部门在建设政府档案库方面，对信息资源编目工作的研究还处于初步探索时期。因此，政府部门在应用信息资源编目的过程中，难免会遇到难以适应档案库及使用者需求的情况，而又由于一些客观因素没有对档案信息资源编目程序的字段进行及时修改或补充。除此之外，在一些能够表示与获取档案信息资源有关字段的探索还处于空白阶段，信息资源编目的格式类型单一。以上种种原因，都导致了政府档案库的信息资源目录参差不齐，呈现出无序化的现象。档案信息资源的无序化问题主要体现在政府档案信息资源量过大，并且如今仍然在继续扩张，以致于信息分散、信息组合错综复杂；加之政府档案信息变动频繁，档案信息资源编目无法适应信息变动的速度，造成使用者难以获取到符合自身需求的信息的局面；另外，政府档案信息资源良莠不齐，用户在面对这些信息时往往应接不暇，导致信息污染严重。综上所述，要想保证政府档案信息资源编目工作的顺利进行，解决档案信息资源的无序化这一问题是关键性任务。

2.档案信息资源项目不统一

我国自上世纪八十年代开始，就已经陆续制定了很多关于信息资源编目的规定。然而由于我国各地各个政府对档案信息资源项目落实不到位，也没有划分统一的管理标准，造成各个政府对信息资源项目存在不同的理解，对元数据的掌握程度参差不齐，甚至很多政府并没有按照元数据格式进行编目，编目过程也不尽相同，导致档案信息资源项目不统一，其应用程度也不一致。如果政府信息资源项目不统一，则会造成编目质量高低不齐，引起档案信息资源混乱，严重影响了编目结果的准确性和编目过程的效率。因此，政府要着重强调信息资源编目的重要性，传达档案信息资源目录的统一是政府实现信息服务工作科学化管理的必要手段这一重要思想。只有档案信息资源项目统一，才能保证档案信息资源编目的质量，推进编目工作的标准化实施进程。

四、政府档案信息资源编目应采取的对策

1.完善政府信息资源目录体系与外部的衔接机制

随着政府数据服务范围的扩大，政府信息资源编目体系需要从政府内部的共享转向对社会外部的开放。政府信息资源目录数据存储日益集中化，信息资源管理成为专业职能，因此在与外部衔接的过程中，政府信息中心需要专门设立相关岗位，解决政府档案信息资源目录体系与外部资源共享脱节的问题，打通政府内部信息编目与外界的最后一公里，建设信息资源共享中心，形成政府档案库资源目录平台与数据交换平台、公用资源库等的衔接机制。除此之外，在完善政府信息资源目录体系与外部联系的过程中，有必要在平台上进行备案，实现在数据交换平台进行点对点的信息资源交换，作为政府信息资源目录体系建设流程的原始依据，从而更有效地解决跨越多个部门领域数据共享问题。

2.对档案信息资源进行有序利用

首先，政府部门及档案库管理人员应充分认识到信息资源整理的重要性。要想解决档案信息资源无限扩张与档案信息资源有序利用二者之间的矛盾，就要根据当前政府档案信息资源编目的特点以及发展趋势，积极学习并引进国外先进档案信息资源编目工作的经验，制作符合自身档案库的信息资源分类目录体系，并开展对政府档案信息资源的管理工作，实现档案信息资源的有序利用。只有这样才能为政府档案库用户提供更加有效的信息资源以及更加便利快捷的信息获取途径和方式。尤其对政府部门而言，在揭示档案信息资源的特征方面能够汲取一定教训，这也是完善政府信息资源目录体系工作的有效尝试。

五、结论

政府档案信息资源的管理与编目工作一向是我国政府信息资源管理的难点。为了加强政府档案信息资源编目技术和效果，给往后信息资源编目工作提供些许参考意见，本文首先分析了目前政府档案信息资源编目工作面临的一些问题，例如现行元数据的应用存在缺陷、档案信息资源编目无序化、档案信息资源项目不统一以及档案信息资源编目速度较慢。笔者针对上述问题，在政府信息资源目录体系与外部的衔接机制、档案信息资源的有序利用几个方面提出了有效的解决方案，以进一步优化当前政府档案库建设管理工作，提高信息资源编目服务的效能。

参考文献

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