加强医院计划生育档案管理的若干思考

加强医院计划生育档案管理的若干思考

宋维花

（莒南县妇幼保健计划生育服务中心山东临沂276600）

【摘要】计划生育档案是医疗部门进行计划生育管理工作的基础，在计划生育工作当中扮演着重要角色，加强对计划生育档案的管理，对于提升计划生育管理工作质量具有重要价值。本文主要对医院当中计划生育档案管理中存在的问题进行了分析，并对相应的计划生育档案管理措施进行了讨论，以期能够不断提高医院计划生育档案管理水平。

【关键词】计划生育；档案管理；医院

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1007-8231（2016）16-0256-01

计划生育档案的管理是否到位直接影响着国家计划生育政策的实施，医院需要不断加强对计划生育档案管理的重视，及时发现档案管理当中存在的问题，不断完善计划生育档案管理制度，这样才能将档案管理在医院日常管理当中的作用充分发挥出来。

1.医院计划生育档案管理中存在的问题

1.1对计划生育档案管理的意识比较淡薄

计划生育档案是医院开展计划生育工作的真实记录。长期以来，由于医院工作人员只重视医疗质量，很多人对于计划生育档案管理的岗位并不重视，认为计划生育档案管理就是属于保管类的工作，进行一些抄抄写写的工作，保证档案不丢失、不外泄就可以了[1]，没有从根本上认识到计划生育档案在医院管理中的重要作用，这就导致医院很多管理层领导对于计划生育档案管理也比较忽视，没有将计划生育档案管理纳入到医院日常管理当中来，有的中等医院没有设置相应的管理部门[2]，而是由其他行政部门的人员来兼职计划生育档案管理工作，使得计划生育档案管理的很多工作都处于被动应付状态当中，很多工作无法正常的展开，也影响计划生育档案管理水平的不断提升。

1.2计划生育档案管理手段落后

由于对计划生育档案重要性认识不足，计划生育档案管理制度不健全，加之档案管理人员兼职过多、缺少必要的培训和学习等原因，已建立的计划生育档案也常常收集不全、管理混乱，对于计划生育档案管理也缺乏相应的措施和硬件保护，由个人保管甚至随工作的调动而带走或丢弃[3]，或是由于硬件保护不到位，导致档案出现损毁或是缺少，这些问题都严重制约了医院计划生育工作管理水平的提高。

2.加强计划生育档案管理的对策

2.1领导层起好带头作用，提升档案管理意识

医院领导层应该从意识上重视计划生育档案管理工作，将计划生育档案管理纳入到医院日常管理事务当中来，应设置专门的档案部门，配置专业人员开展计划生育档案管理工作，支持计划生育档案管理的组织机构建设。要定期对计划生育档案管理工作进行检查和指导，及时发现解决工作中遇到的问题，增强员工责任感和积极性。同时，医院还可为计划生育档案管理部门建立相应的考核制度，对计划生育档案管理人员开展的工作进行定量和定性考核，分级指导，以求医院的计划生育档案管理工作能够步入优质管理轨道。

2.2健全医疗计划生育档案管理制度

在计划生育档案管理过程中，管理人员应该根据当前形势和任务的变化来建立相应的计划生育档案管理制度，包括计划生育归档制度、借阅制度、收集制度以及甄别制度等等，以使计划生育档案管理能够规范化、制度化，所有管理工作都能够做到有制度可依。具体来说可以从以下几点入手：一是计划生育档案管理的硬件建设要达标，档案管理室应该设置专门的库房来保管档案，阅档室、办公室和仓库应该分开，并且库房中应该配备相应的防火、防潮、防火和防盗等设备，保证档案保存环境达到一定标准；二是计划生育档案管理要坚持保密原则，对于不能公开的档案应该进行严格保密。同时随着电子档案的推进，也应该建立相应的权限制度，以此来保护计划生育档案，以求将计划生育档案潜在价值充分发挥出来。

2.3优化计划生育档案管理方法

在计划生育档案管理方面，管理人员还应该不断优化管理方法，不断引入科学先进的管理方法来管理医院计划生育档案，这样才能保证计划生育档案的完整和安全。在归档方面，管理人员可以多采用复制技术、缩微技术等先进技术来进行辅助归档[4]，并对档案进行严格审核，保证归档的完整性和真实性。在整理方面，管理人员则应该重视档案整理各方面的完全性，对档案的内涵不断进行丰富，以期不断提高计划生育档案的作用和价值，不断满足当前形势对计划生育档案的需求，减少弃档不用现象的发生。

2.4培养优秀的计划生育档案管理人员

计划生育档案管理工作的进行还有赖于专业人员素质的提升，医院应该为计划生育档案管理部门招聘专业的档案管理人才，并且定期对档案管理人员进行培训，学习计划生育档案管理方面的新技术和新知识，不断丰富档案管理人员的知识结构。同时可以不定期组织档案管理人员进行经验交流，多与其他医疗机构的档案管理人员进行经验交流学习，多借鉴优秀计划生育档案管理工作的范例[5]，多从中吸取管理经验，从而不断提升本院计划生育档案管理的水平。另外，医院还可建立相应的工作激励机制，不断鼓励计划生育档案管理人员提升自身专业水平，对在档案管理工作中遵章守纪、贡献突出、责任心强、有创新精神的档案工作人员进行表彰和奖励，对档案违规使用者进行严肃的批评教育，通过采取相应措施，增强档案管理人员的责任意识和积极性，保证档案管理工作深入、持久、有效地落到实处。

3.结语

计划生育档案是在不断变化当中的，对其进行档案管理是医院管理工作当中不可缺少的部分，计划生育档案管理水平的提升，能够有效为医院计划生育工作打好基础，同时还能够不断提升医院本身的管理水平，因而加强医院计划生育档案管理本身就具备非常重要的意义，医院应该及时转变观念，重视计划生育档案管理，积极建立相应的档案管理制度和对策，从而不断推动医院计划生育工作的顺利进行。

【参考文献】

[1]王放.加强人口计划生育档案工作的管理[J].吉林医学信息，2009，26(01):41-42.

[2]曹桂芳.浅议如何进一步提高医院计划生育档案管理[J].水平临床医药实践，2011，20(11):878-879.

[3]武永仙.计算机辅助在人口和计划生育档案管理工作中的应用[J].山西档案，2010，12(12):73-74.

[4]苏迅.军队医院聘用护士计划生育管理[J].解放军医院管理杂志，2008，15(09):897-898.

[5]张贵琴，张颖.浅述医院人事档案管理的工作重点研究[J].世界最新医学信息文摘（电子版），2015，15(16):153-154.