浅谈档案知识管理中的安全保密工作

浅谈档案知识管理中的安全保密工作

魏卓

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摘要：档案管理从实体管理发展到计算机管理，再向信息资源管理和知识管理方向发展。档案中包含着一些涉及国家秘密的文件资料、科技成果、经济数据等，在挖掘档案信息、知识管理工作中，要对档案保密工作给予充分的重视。如何在档案保管过程、利用过程及信息化建设过程中做好档案的安全保密是一项重要的工作。

关键词：档案知识；管理；安全保密

档案管理中的保密工作是指国家机关、企事业单位在档案管理中对所涉及到的机密档案资料的保管。采用现代化的管理手段，提高保密质量，确保档案的安全储存和利用，是档案管理中的一项重要工作内容。

1要意识到档案保密工作的重要性

档案信息是党和国家的宝贵财富，是企事业单位的无形资产，重视档案管理工作，有效维护档案资料的完整性、保密性，是确保档案信息资源不流失的根本措施.大量的工作实践使我们体会到，在推进档案基础工作规范化、标准化管理的进程中，不断加强宏观指导，努力提高从业人员的认识，切实做好档案管理过程中的保密工作尤为重要。

档案管理工作主要有两项重要的作用：首先在管理工作中，通过考察管理方式和措施为主要依据进行档案管理，确保档案管理工作能够满足目前社会发展需求。档案作为历史的鉴证与其它的文献是不一样的，在管理工作中是具有法律效应的，因此在管理的过程中需要结合自身特点和方式来形成统一完善的工作模式，并且其管理工作要能够让人信服。因此，档案作为真实凭证而存在，需要结合社会技术方式来完善管理措施，做好保密工作。

2要把握和处理好制度与措施的关系

建立了档案阅览制度、外借制度、复印制度等，规定不同的审批手续，做到档案利用工作有章可循。与此同时，按照中央相关法律法规，对收发、分送、传递、借阅、移交、销毁等各个环节，建立相关工作措施。为保证各项制度和各项措施的落实，建立了由主要领导同志任组长的保密工作领导小组，定期监督检查。由于有多项制度和措施保证了档案保密与利用有章可循、有条不紊实施，收到较好的实效。

3强调档案管理人员的职责

档案人员对档案的安全保密负有义不容辞的责任。档案安全保密工作的好坏，档案管理人员的素质是个关键。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。档案保管工作是一项细致、艰巨的工作，档案管理人员要依据规定、坚持原则，按照档案管理规章制度严格办事，时刻注意，防止档案信息的泄密与档案实体的损坏，确保档案安全。

4做好档案利用服务过程中的安全保密工作

4.1做好档案的解密工作

保密档案的等级可分为三级，分别是绝密、机密与秘密。对于不同的档案密级，档案工作人员就应采取不同管理措施，以确保能够最大限度地利用档案。档案保密是有时效性的，如果档案的秘密保管期限届满，就会失去保密价值，这样一来就不可以根据原有的保密文件进行管理，要根据公开文件进行管理。对社会各界开放的档案，一定要确保是到了一定时限的档案，在开放之前，首先应对其进行解密工作，对于未解密的档案应将其列入控制使用的范围内。为避免对档案的开放利用产生影响，一定要在解密期间，严格按照保密法的有关规定，来进行解密工作。

4.2提高绝密档案管理人员的素质

绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任，因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量的秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

4.3加强绝密档案的日常管理

绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

4.3准备好副本

对于一些较为珍贵且重要的档案，一定要准备出相应的副本，主要可选择抄录、复印、照相等一些方式。

4.4要加强涉密档案的科学管理

在调密工作中我们发现，过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

5认真贯彻《保密法》，在执行中应做到的几方面内容

重点解决好两个问题：一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导，齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内利用，哪些还不能提供利用，为今后进一步搞好规范化、标准化的涉密档案建设奠定基础。同时为了适应涉密档案调密工作制度化、正规化的需要，应建立以下制度：建立划定密期制度，以便届满自行解密；建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知档案室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动；建立涉密档案接收标准制度，加强涉密档案的规范化建设。另一方面档案的库房管理是档案保密的重点现在还是有一些单位存在将库房附设在机关办公楼内。从档案保密的角度来看，一些不具备条件的单位应对库房专门加固，以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，档案保管人员的素质的提高，制度的完善程度都是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

6结语

总之，档案的保密管理问题是现实工作中经常遇到的一个实际问题，我们一定要严肃对待。在档案管理工作中，档案保密和档案维护安全始终是放在首位的，在能够保障档案保密以及维护安全的基础下，进行科学管理、解密等措施，能够极大的提高档案的使用价值，进而能够有效的避免由于档案的泄露造成重大损失这一情况。

参考文献：

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