综合性医院医疗设备档案管理的探讨

综合性医院医疗设备档案管理的探讨

李晖

李晖(青岛大学附属医院设备部山东青岛266003)

【摘要】目的：建立和完善一套适合我院医疗设备档案管理流程的工作方法。方法；从医疗设备档案的特点和医疗设备档案管理的重要性出发，对我院医疗设备档案管理的内容、流程进行了分析总结和归纳。结果：科学完善的医疗设备档案管理流程，保障我院医疗设备的正常运行。结论：医疗设备从申购、安装验收、临床使用、维修维护到报废的整个过程中存在大量的资料都需要建立完整的设备档案，医疗设备档案的有效利用是医疗设备档案管理工作发展和提高质量的根本基础。

【关键词】设备档案管理重要性

【中图分类号】R197.32【文献标识码】A【文章编号】1672-5085（2014）27-0226-03

【Abstract】Medicaldevicearchivemanagementisoneofthesignificantstepinhospital’smanagement,itwilldirectlyaffectthehospital’smedicalquality、technicallevelandsociety、economicefficiencybecauseofthemanagementstandard.Morespecifically,itisthefundamentalelementofmedical、scientificresearch、teachingandresearchingandeducating,itisthefundamentalfactorofsteadilyincreasinginmedicaltechnicallevel.Therefore,themanagementofmedicaldeviceisalreadyamarkreflectthehospital’smanagement,moreover,medicaldevicearchiveisthebasicsegmentofmedicaldevicemanagement.

【Keywords】devicearchivemanagementsignificance

背景：随着知识经济时代的进展，医院管理越来越广泛地应用到医院的各个领域。近年来，医院信息综合管理系统（HIS）已被大多数综合性临床医院所应用，并在综合管理体系的中枢枢纽的作用下，逐渐实现分类系统管理，如门诊信息系统、医学影像信息系统（PACS）、药库管理信息系统、医疗决策支持系统、实验室系统（LIS）、医学影像存储与通信系统（PACS/RIS）、用于医学教育的智能化计算机辅助（ICAI）、电子病案质量管理系统和通过Internt实现的远程医疗服务系统[1-6]等在大型综合性临床医院中逐渐得到现实，为医院的整体管理水平的提高和进步奠定了基础。医院信息化建设是信息技术和网络技术在医院应用的必然产物，是医院现代化管理的必然趋势。做为集医疗、教学、科研为一体综合性教学医院更是需要现代化信息管理。现在大多数综合性教学医院基本都实现了门诊、病房、药剂、财务及住院的信息化管理，但作为相对独立的医学设备档案管理系统的应用国内报道尚少。本研究针对大型综合性医院的医疗设备档案管理问题进行了探讨。

一、建立医学设备档案管理系统的意义

1、首先认识建立设备档案的重要性：

（1）医疗设备档案属于医院科技档案范畴。医疗设备档案指医疗设备在各自运行过程中产生的文字、图纸、照片等具有参考和保存价值的各种载体材料。我院医疗设备档案的管理主要是指对五万元以上的大型设备档案管理。

（2）医疗设备档案的内容：①医疗设备的前期档案管理工作。医疗设备的前期档案资料包括设备配置论证资料、制定设备购买的计划书、库存的清点书等。②医疗设备的中期档案工作。医疗设备的中期档案资料包括与医疗设备有关的市场信息(产品样本、技术资料、报价单、厂商目录或产品目录、介绍医疗设备产品的专业性刊物)、医疗设备的文件资料(设备的原始资料、医疗设备的维修资料、设备使用管理过程中的统计数或文件)、与医疗设备有关的各种法规性文件、与医疗设备有关的技术参考资料等③医疗设备的后期档案管理工作。主要是针对那些严重损坏而又无法修理做报废处理设备的档案管理。这种仪器设备应有严格的报废申请书，经有关部门鉴定后方能做报废。

（3）特点：设备档案载体的多样性。设备档案记录了该设备从需求、论证、采购、安装、验收的全过程，它的载体形式多样，可以是纸质的也可以是声像、电子等特种载体，许多采用计算机技术操控的高精尖设备，其说明书往往采用电子媒介形式。设备档案由静态和动态档案组成。静态档案生成耗时短、简便，表现为设备前期购置、论证、验收、说明书等文件材料；动态档案指设备的运行、维修等使用过程中形成的文件材料。作为档案人员，要把医疗设备档案管理融入到设备购置、临床使用、故障维修等环节中去，最大限度发挥医疗设备档案在医院管理中的积极作用。

2、医疗设备档案的形成和管理

（1）医疗设备档案的形成：①建立设备档案的归档制度阶段：一个单位的设备档案制度应由档案部门、设备管理部门、设备使用部门共同制定。我院将医疗设备档案管理纳入医院医疗质量目标管理，成立了医院大型医疗设备管理委员会，建立了以院长、相关科室负责人以及专职人员组成的医院档案管理网络。②购置前准备阶段：购置设备的基础由科室提出申请报告，经医院大型医疗设备管理委员会论证评价，收集同类产品信息作出性能价格对照表，便于医院决策部门对购置设备作出正确决断。③购置阶段：办理各种批文、手续，包括论证会文件文件、记录，上级和主管领导的批复和购置批示，进口设备有关技术商务文件等收集归档，其目的便于以后查找和使用。将档案集中统一管理，建立一个高效实用的档案库。旧有的纸质档案数字化，现有的电子档案合理化。科室申购报告、论证报告、设备参数、标书、院长办公会纪要、中标通知书、报价单、购置清单、合同、发票、培训单、验收单等，这是设备档案的核心，一定要收集具有法律效应的原始凭据归档。④设备开箱验收阶段：验收设备时，档案部门、设备管理部门、使用部门均应参加，检查开箱记录、合格证、装箱单、说明书、操作手册、全套随机技术资料等，进口设备还应有商检部门出具的证书，是否齐全完整，验收完毕随即将全部资料收集整理归档，确保档案资料的完整性，如操作人员需参考操作手册，应当场编码编页，并随时办理借阅手续。⑤安装调试阶段：安装调试报告记录，测试数据，仪器设备验收意见报告。⑥使用阶段：包括使用中的维修、维护、保养记录、零配件购置记录等，以便日后的使用。⑦设备报废处理阶段：设备使用到报废时，视其档案在医院的重要程度酌情处理，一是与医院主要业务有重大影响的设备档案应存档，作为单位的历史见证；二是与医院主要业务无重大影响的设备档案，可作为报废设备予以销毁。

（2）医疗设备档案的管理：档案资料的收集入库，建立电子档案库，制定相应的规范流程，保证档案的正确性和可用性。如何管好用好医院医疗设备，提高设备的使用率，减少设备的故障率，则必须建立较全面的设备技术档案，并辅之有效的管理。让其贯穿整个设备管理工作，在设备采购、使用、保养维修及管理等工作中充分利用。①建立相应规章制度及设备档案管理网络。根据国家有关法律法规，制订《医疗设备档案管理办法》，使管理有章可循。②根据医疗设备档案管理要求，结合医院实际，明确归档范围。我院医疗设备档案归档范围包括设备的申购报告、论证报告、设备参数、标书、院长办公会纪要、中标通知书、报价单、购置清单、合同、发票、培训单、验收单等。我们采取按价格标准建档。价值五万元以上的医疗仪器设备,采取一物一档的做法,即每一台设备均应建立一份档案,千元以上不到五万元的医疗设备,采取一类一档的做法。即同一品名规格的设备共建立一份档案。另外根据精密或重要的程度,有些医疗设备价值虽不足规定,但用途不一般或精密度很高,可以划入贵重精密仪器设备行列,建立特殊档案,如计量仪器,精密仪表等。③坚持“四同步”管理。医疗设备档案属于科技档案范畴，根据科技档案的“四同步”管理原则，我院在设备论证、合同订立、开箱验收、重大维修等运行环节中坚持做到档案员或兼职档案员同步参与，以确保归档材料不流失，保证设备档案的归档率、准确率和完整率。④确定医疗设备档案的组卷原则。在安装验收后，设备管理部门档案员应及时将归档材料整理组卷。根据设备文件材料的形成规律、内容和载体形式等情况，在便于利用、查找原则下，将每项设备文件材料进行系统整理，组成档案卷，按归档年度向院档案科移交。⑤在保证档案资料的安全和完整的前提下，灵活借档，方便科室使用。设备随机的技术性资料（如使用说明书、安装手册等）是临床科室和设备管理科室借阅最频繁的设备档案，我院采取先归档后借出或提供复印资料的形式以方便使用科室。这样做，一是便于完整收集材料，不会给使用科室造成工作上的麻烦；二是通过借阅手续保证档案的安全；三在一定程度上也提高了档案的利用率，间接加强了职工档案意识。⑥建立完善的制度，利用办公会将相关文件分发给所有科室，强化各级管理人员的制度意识，使之配合设备管理工作的进行。我院成立由院长直接领导的设备管理工作，实行院部、科室、操作人员三级管理。利用制定的监督检查机制定期或不定期对科室进行账卡物及相关内容的检查，将检查结果纳入科室每月的综合质量考核，上报院办公室及拟报整改措施，与科室的奖金、评先进、评优挂钩。⑦我院设备档案信息实行机辅助管理，设备档案由专人负责日常收集全院设备资料，对30万元以上设备每月进行使用效率分析，将收集到信息录入电脑，以便日后查阅，在全院形成一个有效的管理网络。⑧设备档案收集工作贯穿于设备申购到设备报废如参与设备采购申请，可为采购部提供相关参数，参与设备的安装与验收工作，索取相关证件及收集设备资料及时建立档案（如：说明书、随机光盘、图纸等）相关手续齐全后方可验收，科室如需要资料可提供相关复印件，并履行借阅手续。监督制定新装设备使用流程及制度，大型设备分管到人，并将信息录入电脑。

3、医疗设备档案在医院管理中的作用：

（1）购置设备时的指导和监督作用：在设备的采购过程中，设备档案能为领导和专家的论证及设备的引进提供有力的证据。医疗设备采购过程较复杂，一般要经过设备论证申请、可行性研究分析、招标、设备管理委员会讨论等过程，如果购置乙类大型设备的话，还需经过省卫生厅批准，先进的仪器设备价格昂贵，通过调阅设备档案，进行效益分析，发挥档案的监督作用，避免重复购置，降低医院成本，减少浪费。

（2）服务医院中心工作的作用。档案管理工作要仅仅围绕医院的中心工作面展开，医院的中心工作是为患者服务，解决患者的痛苦，我们设备档案管理人员就要积极及时地为临床及职能科室提供服务，有效保证医疗设备的正常运行，保障医疗过程的顺利进行。2012年我院一台CT发生故障，如让厂家来维修，维修费用高达几十万，在我院医学工程科工程师的努力下，设备档案人员调阅大量档案资料及相应的技术档案，为工程师维修提供了依据，在较短时间内依靠本单位技术力量修复了机器，为医院接生了大量金额，也累计了一定的技术经验。

（3）为医疗或经济纠纷提供有效法律凭证作用。在医疗过程中如果出现因医院的医疗设备仪器的原因造成误诊漏诊、以至于对患者造成伤害吧而引起医疗纠纷，这时就需要医疗设备档案提供原始凭证，以分清责任、解决争端。在医疗设备运行使用中，如果设备出现故障，而厂商或供应商不愿提供维修服务时，设备档案管理人员就可以向相关科室提供原始的合同、协议原件作为法律凭证，以维护医院的合法权益。

二、医疗设备档案管理的设计方案系统的规划

我们设计了一套适用于医院的医疗设备档案管理系统,为医院医疗设备的档案管理提供一种简便、科学、高效的管理。使医疗设备档案能够更好、更快、更准确的为医院提供服务。

1、系统的规划现代化的设备管理是动静管理的结合。本系统必须完成下列任务对设备采购进行决策参考支持;记载所购设备的基本信息;体现设备的现状管理;记录设备使用的整个过程;对使用中的设备进行效益分析。

2、系统功能构成本系统由“设备论证”、“设备购入”、“设备检修”、“设备鉴定”、“设备报废”、“设备查询”、“经济效益”管理八大主要模块构成。①设备论证管理主要处理五万元以上设备的论证的认证申请。②设备购入管理主要处理医院仪器设备的登记和设备购入时的相关信息。③设备使用管理设备使用管理主要处理医院仪器设备在使用中的数据录入。④设备鉴定管理以医院本身的表格为依据,处理鉴定的相关数据。⑤设备报废管理由使用科室负责人提出报废申请,由工程技术人员,设备使用人员及管理人员组成的设备报废鉴定小组经鉴定后,确实需要报废的设备,经院长或经主管部门审批后,方可报废处理。⑥设备查询设备查询是使用频率最高的功能,能够采用多种单独或组合方式进行查询,如按室查询、设备价格查询、功能查询、使用年限查询等组合方式进行,并生成报表。⑦经济效益管理该模块为贵重设备提供设备效益分析能力。

医疗设备档案管理系统的模块划分示意图，图1

3、医疗设备档案息管理系统的技术实现分析

（1）软件构架医疗设备档案管理系统采用B/S、C/S构架混合体系、三层结构方案，见图2。

图2.医疗设备档案管理系统的软件构架

（2）系统特点本系统采用BorlandC++Builder、Delphi、VisualBasic6.0、Asp.Net等编程，采用MicrosoftSQLServer2000数据库格式，其操作系统的服务器端可采用Windows2000SERVER，客户机端可采用Windows98以上。该系统对硬件的要求如下：①服务器要求P41G以上处理器，256MB以上内存，40GB以上硬盘以及鼠标和键盘；②客户机要求P2600以上处理器，64MB以上内存，10GB以上硬盘以及鼠标和键盘。

①系统模拟演示演示环境的操作系统采用WINDOWS98/NT/2000，数据库环境为SQLSERVER7.0/2000；分模块演示时，系统管理模块采用钥匙文件管理，功能实现以网络操作环境初始设置；其使用方法为由服务器生成钥匙文件，并分发到各客户端，以供客户端登录服务器。见图3。

②系统表复制工具实现系统初始设置，即使数据库初始化，在服务器端运行系统表复制工具，完成数据库初始化，供系统正常使用。见图4。

③备份功能用于备份数据到一指定的位置，可以是硬盘、软盘和网络，进行数据备份时，应指定“备份位置”即备份路径。建议经常进行数据备份，以防数据遭到异常破坏；使用方法采用服务器端运行备份工具，确保数据保存完整。见图5。

④恢复功能系统的恢复功能是数据备份的逆过程，用于把备份的数据恢复到指定的位置。进行数据恢复时，应指定“备份文件位置”即恢复路径。使用方法以服务器端运行恢复工具，确保数据不丢失。见图6。

三、医疗设备的档案管理系统的管理服务模式

1.技术优化管理模式医疗设备的档案管理系统采用三层结构模式(数据服务层/业务逻辑层/信息表现层)架构，依据控制论原理，采用反馈式管理模式的设计和实施[1、7]，并使用最先进的W3C技术规范编写，支持所有国内常用的服务器操作系统，并支持多数据库系统，具有良好的兼容性。本系统以浏览器模式实现客户端的零管理，系统功能全部在服务器端集中实现和管理，并以用户与网络系统认证相结合的管理办法，安全灵活，使信息资源在内部安全有效的流动。在栏目管理上按照职能、信息类别、功能模块等组合成多样化的信息树，系统允许5层深度，每层99个栏目的极限服务。在用户管理上实现系统用户和权限等集成管理方式，对各科室和主管领导以授权形式实现权限管理，使信息在系统内部有序、安全的流转。

2.有效提高档案管理水平医疗设备档案管理系统的建立使档案管理一步到位进入信息化、智能化管理水平，完善了我院信息化整体建设的需求，为我院管理进步和管理水平的提升提供根本上的保障。

结论

综上所述，设备档案的科学管理是大型综合性医院设备管理的重要组成部分，对于提高医院现代化管理水平有着重要意义。医疗设备档案的科学管理能够保障设备档案真正地融入设备购进、临床使用、故障维修的各个环节和全部过程。科学的档案管理已经提到了日程上来，随着计算机技术的广泛应用，用计算机管理来代替人工管理，是今后管理工作发展的趋势。良好的档案管理工作能够给设备管理部门提供一套比较详尽的资料，既可以防止医院重复购置高技术医疗仪器减轻地方政府的财政投入，又能充分利用设备减轻病人的医疗费用负担。所以对于设备的档案管理工作应有科学的认识态度，认真地对待它，才能完成现代化医院设备档案管理的这一重要领域。医疗设备档案的有效利用是医疗设备档案管理工作发展和提高质量的根本基础。

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