浅议ERP下采购、库存、付款的内部控制设计——辽渔集团修船厂的经验

浅议ERP下采购、库存、付款的内部控制设计——辽渔集团修船厂的经验

吕华

浅议ERP下采购、库存、付款的内部控制设计——辽渔集团修船厂的经验

吕华

（辽宁省大连海洋渔业集团公司修船厂财务科，辽宁大连116113）

摘要:随着公司经营规模不断扩大，管理上逐渐显示出部门间信息传递不畅,信息丢失数据失真及物资失控等问题，在很大程度上影响公司的发展策略。为了加强内部管理，促使企业稳健发展,企业迫切希望通过用友ERP-U8系统来加大对企业经营活动控制过程的监控力度，实现物流、资金流信息、数据的及时传递，最终达到生产、业务、财务一体化管理。本文拟以采购业务流程为线索，探讨ERP下采购、库存、付款业务流程的内控设计。

关键词:采购;付款;控制；ERP系统

辽渔船厂作为辽渔集团的骨干企业，凭借优越的地理位置和合理的产业结构，经过半个多世纪的发展和积累，已成为以各类船舶维修为主，集造船为一体的工业化修造船厂。主要承修俄罗斯船、日本船、台湾船及国内大小渔、货船。修船材料品种繁多，供应商也涉及全国各地。采购业务频繁。为适应本企业的经营要求，企业于2007年9月使用ERP-U8系统的采购、库存、存货管理模块。来探索加强采购与付款的规范化管理与控制。

采购业务包括商品、材料和固定资产的供应。它一般由签订合同、验收材料或商品入库、结算支付货款三个环节构成。对供应过程业务要求：(1)采购计划、订货、验收、结算等工作必须分工负责。(2)采购人员除特别授权外只能按批准的品种、规格数量进行采购、不得擅自改变采购内容。(3)除零星采购外，采购业务均需签订合同。(4)采购货款必须经过审核、核对合同，方可付款结算。(5)采购货款除小额采购外必需通过银行结算。(6)采购的物资必须经过验收方可入库。(7)采购过程的损耗必须查明原因，经审核批准后方可处理。(8)应付账款明细账与总账应定期核对。

企业根据实际情况，进一步完善了采购与付款的内部控制管理制度并严格执行。(1)岗位分工控制。建立采购与付款的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督；不得由同一部门和个人办理采购与付款业务的全过程。(2)审批控制。建立请购审批制度，明确审批权限，并由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购事项进行审批。(3)采购控制。根据采购物品及采购情况确定相应的采购方式；制定例外紧急需求的特殊采购处理程序；经过比质比价和规定的授权批准程序确定供应商。(4)验收制度。建立健全验收制度，根据制度规定验收所购货物的品种、规格、数量、质量等，并出具验收单据或验收报告；实行验收与入库责任追究制；验收过程中发现的异常情况，应查明原因，及时处理。(5)付款控制。严格核对采购发票、验收单、入库单、合同等有关凭证，检查其真实性、完整性、合法性，对符合付款条件的采购业务及时办理付款业务；建立预付账款和定金的授权制度。加强应付账款的管理，已到期的应付款项经批准后办理结算与支付；建立退货管理制度，发生采购退货的，及时收回货款。(6)监督检查。定期检查采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况；定期检查采购与付款业务授权批准制度的执行情况；定期检查有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。

采购、库存、付款管理流程图

一、采购订单

企业由生产科制订修船计划,各修船车间根据修船计划手工填列材料请购单，采购部门在收到请购单后，对经批准的请购单填写订货单录入系统.，对审核完毕的采购订单打印两份，一份转交仓库保管部门，作为核收物品与发票核对的依据(验收货物的依据)；一份留作采购部门归档保存，以便对所有的存货和到货情况进行查对分析。采购订单是企业与供应商之间签订的合同，主要包括采购什么货物，采购多少，由谁供货，什么时间到货，到货地点，运输方式，价格与运费等，通过采购订单的管理，可以帮助企业采购业务进行事前预测，事中控制与监督。在ERP环境下，企业采用手工录入采购订单，系统内置严格的审核程序，确保订单所列内容的完整性和可接受性，信息的更新由专门授权的人员进行修改并附相应的文件，在采购订单录入部门归档保存。系统连续编号的订货单经授权人员审核确认后会自动传送至验收部门和应付凭单部门。

二、采购入库单

采购入库是通过采购到货、质量检验对合格到货的存货进行入库验收。企业验收人员由质检人员、生产科担当、采购人员和仓库保管员共同验收。对照销货单位的发票或到货清单和购货订单.对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验,在保证正确相符的情况下由仓库保管员录入入库单。采购入库单一式三份，一份送会计部门核算；一份库管员留存。并在系统中过账，财务部门可以查询到这笔材料的入库情况。严格的验收制度有利于考核采购人员的工作质量，划清采购部门与仓库之间的经济责任，保证入库物资的准确性和安全性，实现了收货员、验货员、采购员不相容职责分离，尽可能控制这一环节的风险。在ERP环境下；验收是采购业务的重要控制环节，在系统内设置了控制到货商品和采购订单内容的一致性。系统还启用对特殊商品的验收，预先在系统内设置授权。经授权人员检验方可确认验收，在ERP系统中对收货的每张单据点击确认形成验收单，作为验收和检验商品的依据。系统还会将生成的验收单传送至应付凭单部门，以被付款。

三、发票结算

是对采购入库单、采购发票进行勾兑的过程，记录采购入库单于采购发票的对应关系。采购结算单在“存货”模块进行制单生成凭证。企业采购核算员(材料会计)根据采购入库单、采购发票核算采购成本。发票结算的结果是采购结算单。当月发票未到或未经结算的入库单就形成暂估入库单，留待以后月份发票来时再进行采购结算处理。ERP系统具备单据追踪能力，在购货系统生成总账所需凭证时，能联查到验收单、采购订单、入库单等，保证记录购货程序的完整性。系统内置的控制程序能更好的确认购货的真实性，购货记录的完整性和费用分摊的正确性。

四、付款

采购员编制付款申请。同时确认供应商发票的内容与传输过来的验收单、订货单一致，发票金额计算是否正确。在ERP环境下,为防止审批手续不全，账户信息错误带来不应有的损失，财务授权人员应审核已签发支票的总额与所处理的付款凭证的总额是否一致，还要检查各种凭证之间是否内容一致，经授权财务人员审验签字后方可付款。责任明确，手续清楚，如发现问题应及时查明原因。

综上所述，企业采购、付款的业务在ERP系统下，由提出购货申请、录入采购订单出发，经过主管人员批准，按照ERP系统设定的程序形成数据资料等，然后分送采购部门、验收部门、财务等部门。涉及的主要凭证和会计记录有订购单、验收单、卖方发票、付款凭单、转账记账凭证、付款记账凭证、应付账款明细账、现金及银行存款日记账等。初步实现了生产、业务、财务一体化的管理。前期ERP系统的开发，船厂首先在增强企业基础管理、规范业务流程、提供企业综合管理水平方面取得了初步成效。理顺了基础数据，统一了不同部门之间多套编码问题，解决了各部门之间的对账口径问题，增强了各业务部门之间的信息共享。ERP系统可随时运行需要的报表，来反映一定时期采购业务执行情况，把企业的产、供、销业务信息集成起来，为下一阶段工作改善提供及时信息。企业通过ERP系统的建设，加大了制度实施的有序性和程序性，使内部控制轨迹清晰，有利于事后的审计评价，提高了内部控制的技术含量。企业在ERP项目的实施中，不单纯上马一套软件，而是要充分体现和固化一套符合企业实际情况、先进适用的管理思想，将科学的管理思想与先进的信息技术以及完善的管理制度结合在一起，才是企业实现内控的有效途径。