档案管理的安全保密及信息化档案管理

档案管理的安全保密及信息化档案管理

芦国富

芦国富

山东交通技师学院山东省临沂市276000

摘要：档案管理工作是开展其他工作的基础，随着档案信息化系统工程的建设，规划并落实相应的安全保密措施就显得尤为重要。要保证档案的安全性和保密性，就要在档案信息化系统工程的建设中保证各类系统研制、开发和安装能够符合保密的管理要求。

关键词：档案管理；安全保密；信息化档案管理

档案信息在流动传播过程中，由于网络的不安全性及信息系统自身的漏洞，给黑客的人侵、病毒传染、信息的非法窃取等提供了可乘之机，使得网络档案信息安全睦极端脆弱，也给国家安全和人民的利益带来了极大的损失。档案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技术、计算机技术以及网络技术，其主要是以档案资源为对象，以管理档案的有关理论为指导，依托管理，结合国家档案管理以及信息社部门的相关要求，而展开的收集、整理、开发、保管以及利用档案的工作。

一、档案管理的安全保密及信息化档案管理存在的问题

1管理技术、人才缺乏

在档案管理的安全保密及信息化档案管理过程中，工作人员管理技术缺乏，专业信息技术人才缺乏，管理经验以及管理意识缺乏等，是目前档案管理工作面临的首要问题。而由于档案管理人员缺乏相关的信息技术以及管理知识，使得档案的保密工作、管理工作以及查阅工作等，出现了各种各样的问题。同时由于信息管理软件未能获得广泛的应用和推广，加之相关管理工作缺乏一定的统一性，因此使得信息化档案管理不能获得有效的推进。而在档案管理工作中，由于缺乏完善的、规范性的标准，使得档案管理行业的发展也面临较大的挑战。同时在实现信息化档案管理的过程中，信息技术以及管理知识的相对缺乏，使得卷案管理以及档案管理等工作的开展受到了阻碍。因此必须引进大量的档案管理专业人才，同时不断增加专业信息技术人才，才能促使信息化档案管理能够达到较高的水平。

2档案管理性质理解不正确

档案管理工作不仅仅是简单保存各种形式、各种工作的文档以及历史记录，同时它也是领导考察工作的重要凭证和制定决策的基础依据，甚至还是基础设施建设以及科学研究的重要参考资料。尽管档案管理工作具有非常重要的作用和意义，但是在该领域中，相应的管理人才非常少，主要原因有两点：一是针对档案管理的工作内容，很多人的理解都不正确，这就使得开发和利用档案资源方面出现了一定的缺陷。二是针对档案管理工作的性质，人们的理解也缺乏一定的正确性，且最初开展档案管理工作的目的主要是提供一定的资料服务，且对象是单位上的一些工作人员。但目前档案管理工作的功能以及业务等不断在拓宽，且档案保密、开发、保管以及查阅等，也属于档案管理的范畴。

3信息化档案管理理念缺乏

目前在档案管理的安全保密及信息化档案管理工作中，信息化管理理念缺乏是其面临的重要问题。同时管理技术落后、管理模式陈旧，未能顺应时代发展，采用先进的信息技术以及网络技术管理档案，也是其面临的重要问题。目前，国内各大行业，如销售、设计、餐饮，甚至是快递行业，都逐渐应用到了信息化技术，但是在档案管理领域中，信息化发展则非常缓慢。在开展档案管理工作的过程中，信息化档案管理未能获得良好推进，则需要相关工作人员坚持不懈地进行建设，且要采取有效的措施不断地解决信息化档案管理过程中面临的各种问题。

二、保证档案管理信息化安全建设的有效措施

1.提高档案管理人员的信息化意识

信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保烟草生产经营和管理活动记录的完整性与信息的安全性。烟草档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。

2.加强档案信息安全保障体系建设

国家对电子文件管理的要求是保存电子文件，同时归档纸质文件。2003年国家档案局关于《电子公文归档管理暂行办法》中第七条规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。”电子文件是信息技术的产物，其制作及管理必须采取有效技术措施来确保它的安全。目前用来维护电子文件真实性的安全技术主要有：密钥技术、签署技术、消息认证、身份验证、防火、防写处理、加水印等技术措施。在管理策略上，最好采用异地备份，存用分离的管理模式。

三、信息化档案管理环境下加强档案安全保密的改进建议

1、加强软件开发，提高安全性能

对于整个档案的管理来说，不仅需要做好档案的录入、归档、调阅编辑等一系列的工作，更重要的是做到对档案信息的安全保护。因为档案的安全保密性能是其最重要的特性，必须要高度重视。因此在进行档案管理时，一定要进行档案管理软件的谨慎筛选，依据相关的国家标准来加强软件的开发，加强技术的革新和进步，提高软件的安全性和稳定性，防止发生一些来自外界的网络技术攻击而导致档案文件的泄露，造成一些不必要的损失。尽量选择正规的、安全性能高、系统稳定的档案管理系统，加强档案文件的保密性能。加强资金的投入，将档案管理所需要的一些设备进行补充和更新，让基础设施满足档案管理的需求，防止出现技术漏洞或设备陈旧而引发的管理问题。

2、加强档案信息化人才建设

档案管理人员没有现代化意识，就会影响管理现代化的进程，纵使有一流的管理设施，也不能算档案管理现代化。人力资源，是档案信息化建设的关键，任何事情都是靠人来操作的，否则会影响着各个环节的速度和质量。因此，要培养复合型的人才，既要通晓档案专业知识，又应会计算机操作技能，更要懂得科学的管理方法。所以，要加档案人员的建设，定期组织档案人员去参加培训、学习《计算机知识》、《档案专业知识》，提高档案人员的业务知识；学习探索档案管理新模式；档案人员更要增强工作责任感，才能很好地应用档案管理软件管理好档案。

3、保障应用软件的安全

采取防偷窃和生物识别身份认证措施。档案管理信息系统安全运行主要取决于：是否是合法的用户在合法的权限范围内执行了合法的操作。对于合法用户的越权与非法操作，应从内部安全管理、权限分配和数据加密方面加强监管。

结束语

综上浅述，档案管理中的安全保密管理对档案的应用及发展至关重要，为了切实加强档案安全保密管理，就要从提高管理人员专业素质水平和完善安全管理制度入手，还可以应用信息化技术确保档案的安全性。现阶段档案管理信息化建设已经成为了发展的必然趋势，本文主要从强化信息化建设基础与加强安全保密工作两方面探讨如何强化档案管理信息化建设，为档案管理进一步发展贡献一份力量。

参考文献：

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