信息技术对档案馆利用的冲击浅析

信息技术对档案馆利用的冲击浅析

蔡新

中国铁路设计集团有限公司档案馆天津300142

摘要：伴随信息技术蓬勃发展，客观上为各省市档案馆工作模式向数字化及信息化转变提供强有力的技术支持。在档案管理模式信息化进程不断加快的大背景下，信息生产、信息传递及信息加工呈现多元化表现形式，促使档案管理工作面临着全新的机遇及挑战。受科研人员及社会人员等用户群体档案信息检索需求差异性的影响，信息技术冲击赋予档案管理工作模式全新的发展方向。本文以信息技术为切入点分析各省市档案馆信息化发展现状，就提出信息技术对档案馆资源利用冲击影响进行深入探究，旨在为相关人员积累更多的工作经验。

关键词：信息技术；档案馆；资源利用；冲击影响

自进入21世纪以来，在社会经济稳健发展的大背景下，我国档案管理工作已取得一定进步及发展，社会对于档案管理工作提出更为严格的要求及标准。为了顺应时代发展潮流满足日益严格的档案管理要求，档案馆工作重心逐步向分析信息技术对档案资源利用效果冲击影响转变[1]。与此同时，伴随信息化技术日趋成熟，档案管理工作面临着全新的机遇及挑战，传统档案管理模式已无法满足其要求逐一暴露出较多的弊端，存在管理理念落后、管理方法单一及管理效率低下等问题亟待解决，而如何利用信息技术提高档案管理效率优化档案管理流程，是相关管理人员在实际工作过程中所面临的主要问题。鉴于此，本文针对信息技术对档案馆利用冲击的研究具有重要意义。

1.档案馆信息化发展现状

相较于高等院校档案工作，档案馆工作具有内容综合性、覆盖人群广泛性及业务多样性等鲜明特点，尤其是用户档案信息需求量呈逐年递增趋势，与高等院校档案信息需求有过之而无不及。伴随社会进步及经济发展，社会各界对于档案馆认识不断深化，而各省市档案馆作为拥有最为庞大丰富公共信息资源的社会机构，以面向社会、群众及机构提供必要信息综合性服务为主要工作任务。受档案馆人员配置、政府重视程度及成本投入等因素的影响，我国各省市档案馆间无法实现高效快速信息共享及信息传输，特别是信息技术融入档案管理工作前期，多数省市档案馆以自身现有的人力物力财力为依托提供有限范围内信息查询服务。

自2000年全国档案工作会议以来，我国国家档案局明确提出“信息化档案管理”要求，作出相应的具体化规定。在信息技术蓬勃发展的大背景下，我国各省市档案馆资源以互联网技术为依托初步实现馆与馆间资源互通及资源共享，充分发挥自身资源种类丰富及覆盖范围广泛等作用，已成为保证社会进步及促进经济发展的有力手段，促使各省市档案馆向历史传播、信息传播、文明传播及文化传播载体转变，而其文化积淀及文化理念是推动各省市档案不断发展完成精神文明建设目标的主要支撑[2]。同时，伴随各省市档案馆规模不断扩大，档案馆信息化变革对人员定位、管理模式及工作流程产生巨大压力拓宽其原有的发展空间。

2.信息技术对档案馆资源利用的冲击

从传统意义角度来看，各省市档案馆以积累现有档案信息为基础延伸出相应的信息利用、信息存储、信息创造、信息加工及信息生产等功能，为用户提供高效合理的信息检索服务，而从源头角度来看，各省市档案馆主要负责档案信息存储、档案信息拓展、档案信息传递及档案信息利用等工作，特别是档案信息存储及档案信息传递，是各省市档案馆首要职能[3]。同时，在信息技术冲击的大背景下，各省市档案馆除持续开展信息存储、开发服务、档案收藏及宣传教育等基础功能以外，必须立足于信息传播系统及信息技术优势深入开发档案馆信息系统多功能自主服务，以达到为用户提供便捷自助信息检索服务的目标。

由此可见，信息技术冲击下各省市档案馆定位纳入人员定位、服务定位及功能定位等层面发生全新调整。从传统档案管理模式角度来看，各省市档案馆以收集管理纸质档案为主要方法[4]。伴随信息技术蓬勃发展，各省市档案馆收集管理范围不断扩大，互联网技术带动各省市档案馆存储载体以外延角度、内在角度及内容类型为切入点发生巨大变化，尤其是光盘及微缩胶片等新兴档案载体出现摆脱传统纸质载体限制，促使各个省市档案馆收集及推广范围由传统纸质档案向电子档案及纸质档案兼顾双重归档形式方向发展，为各省市档案馆服务功能不断扩大提供强有力的支持，促使档案馆成为区域信息中心。

在互联网技术蓬勃发展的大背景下，信息技术有机融合为各省市档案馆信息服务提供通信网络及计算机技术等物质基础。伴随用户档案检索多元化需求不断升级，各省市档案馆必必须充分发挥信息技术作用增强信息服务及信息处理能力向用户提供准确有效及便捷及时的服务[5]。由此可见，各省市档案馆利用信息技术能不断完善现有的信息输入及信息输出系统完成信息服务网络升级过程，为形成以用户为中心的服务模式提供相应的数据支持，向参考咨询服务、特色典藏开发及用户自助式服务等方向深入研究。在各省市档案馆受信息技术冲击的大背景下，由存储收集单一纸质档案向存储收集电子档案方向转变。

受数字技术及网络信息技术推广范围日趋扩大的影响，办公自动化技术全面普及，电子文件具备随意删改、随意复制、反复使用及传递及时等鲜明特点深受广大用户青睐。一旦电子文件普及范围不断扩大产生大量丰富的档案信息资源。为了保证用户档案资源利用效率满足档案馆存储要求，各省市档案馆逐一开发同一物体电子档案形式及纸质档案形式，为档案信息资源实现异地实时共享实时传输提供强有力的技术支撑，促使各省市档案馆信息资源以不断丰富自身种类进行二次开发为前提条件增强内部管理水平，对于构建档案一体化新型管理模式具有不可比拟的积极作用。

同时，档案一体化新型管理模式不止能凭借不同的渠道及手段满足用户随时随地联网查询档案及咨询服务等需求，更能保证各省市档案馆信息资源形成全国资源共享链条。由此可见，各省市档案馆中信息传输及信息开发功能日趋凸显，促使各省市档案馆成为档案信息资源服务中心，不止能肩负向社会提供信息的职能，更能肩负起新形势下所赋予档案馆宣传教育功能，对于提高社会文明程度及提供更为丰富科学文化知识具有不可比拟的积极作用。此外，各省市档案馆以科研课题研究、学术论文撰写及产品研发等层面为切入点提供信息查询及目录查找等咨询服务。

3.结语

通过本文探究，认识到档案管理人员以不断提升自身计算机技术应用能力为前提条件满足用户合理需求，重新合理定位自我能力及自身素质增强自身服务水平及服务质量，顺应各省市档案馆发展节奏，并且以前瞻性角度为出发点促使各省市档案馆工作处于可持续性发展状态。同时，各省市档案馆工作人员将指导性咨询、专题性咨询及事实性咨询纳入档案管理体系，实现自我升级及自我完善，以传统信息服务为依托扩大信息服务空间及影响范围，立足于不同用户群体间信息服务需求积极转变集成化服务角色，促使档案馆工作岗位迈向多元化发展道路，利用现代化信息服务手段向社会提供人性化、多样性、专业性及时效性等配套服务，赢得社会各界及用户群体间信任及支持。

参考文献：

[1]高静.大数据背景下电子信息档案管理创新研究[J].中国培训，2017（12）26：048.

[2]龙飞斐.夯实城建档案信息化基础为数字城市建设保驾护航[J].城建档案，2017（05）：13-14.

[3]王杰.浅议企业数字档案馆建设[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2016（12）：33-34.

[4]朱建华.面向大数据的档案信息资源服务与利用[J].信息与电脑（理论版），2014（08）：46-47.

[5]吴明华.信息技术对档案馆利用的冲击[J].管理观察，2014（20）：40-42.