浅析现代化档案管理

浅析现代化档案管理

郑顺锦

黑龙江省依安农场黑龙江161502

【摘要】当今世界是一个电子信息发达的时代，电子计算机已成为现代化办公的主要工具，电子计算机和现代通信技术结合的信息技术产业的迅猛发展，产生了大量电子档案。档案管理实现现代化化是大势所趋。档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势，也是高科技发展的必然结果。档案管理只有早日实现现代化，跟上信息社会的发展潮流，才能从根本上使档案事业有所提高。

【关键词】档案管理；现状问题；改进措施

前言

档案管理现代化主要包括管理手段的现代化、管理方法的现代化以及产生的管理工作的新模式。档案管理手段的现代化主要是利用计算机完成文档一体化管理，运用多媒体技术实现档案管理的数字化，运用网络技术和虚拟技术实现档案管理的网络化。

一、概念

档案管理现代化是指用科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。

概括起来主要有三方面的工作：

1、是运用成熟的新技术，科学地保管好档案，延长档案寿命；

2、是利用计算机及其网络技术、数字化技术，开发档案信息资源为社会各界服务；

3、是收集、积累、整理电子文件。

二、档案管理现代化过程中存在的问题

1、档案管理标准化程度较低

档案管理实现现代化的一个重要条件便是档案工作标准化的实现。在进行档案管理时，具有比较复杂的体系，比较松散的管理等问题。由于历史等方面的原因，在进行档案管理时，各个基层单位各自为政，管理水平有比较大的差异。现在的档案管理软件没有统一的标准，数据录入标准不一致，影响数据的移交与接收、档案信息的检索与利用，导致档案管理的标准化程度比较低。另外计算机知识的应用在档案现代化管理中涉及的一系列问题，如设备兼容、信息联网、数据著录等都需要相关的标准。档案管理标准的不统一，这就阻碍了资源的共享和档案信息网络化的发展。

2、档案管理人员素质较低

档案管理现代化的实现是离不开现代化设备的，而在应用现代化设备的过程中，必须提高相关人员的素质，不断更新管理理念。只有档案管理人员具有较高的现代化设备实践技术水平和现代化管理意识，才能满足档案现代化管理的需求，才会获得比较明显的效果。但目前很多档案管理人员在进行档案管理时依旧采用以往落后的知识和方法，没有采用多媒体技术、网络技术等现代化手段开展档案服务工作，自身的技能水平较差，无法满足现代化设备操作的需要。

3、较低的经费投入

在档案管理现代化的过程中，最大的问题便是经费问题，这是一个老大难问题，因为经费投入多少是由领导对档案管理现代化的认识决定的。很多单位领导对档案管理重要性认识不足，投入的资金较少，这些资金根本不足以购买那些现代化的设备。尤其是一些基层单位，进行档案室建设时，条件较差，安全设施不到位，档案室的建设本身不够规范和标准，而档案室建设的自动化和数字化更是不可能的事情，这也给档案管理现代化发展造成了不良影响。相当一部分单位档案基础设施不完善，保管条件差，档案室不仅面积小，而且在空的地方堆放其他物品，不是单独的档案室，根本不具备档案“八防”的要求，不利于档案的管理、利用。档案现代化管理就是一句空话，尤如纸上谈兵。

三、档案管理现代化的改进措施

1、重视档案管理的规范化和标准化建设

在进行档案管理实践中，想要真正地确保实现档案工作的标准化，必须根据需要制定一系列的切实可行的实施标准，确保档案管理的秩序，达到最佳效益，这是实现档案管理现代化的一个重要手段和前提。若在档案管理时仅仅有技术方面的保证，专业化和标准化的程度不够，那么很难真正提高档案管理的质量和速度。所以，在进行档案管理现代化的过程中，必须先进行档案管理标准化以及规范化的建设，这样才能给档案管理现代化奠定一个好的基础。

2、提高档案管理人员的素质

1）具有时代意识的档案人员是推进档案标准化、规范化的关键。想要现代化管理真正的实现，必须改变人的思想观念。档案管理人员必须真正认识到档案管理现代化是档案管理的发展趋势，在新的形势下各种新的档案不断形成，想要保存好这些新档案和以往的档案，必须利用先进的技术和手段来进行管理。管理人员必须认识到自身工作的重要性，不断地提高对自己的要求，不断地接受各种培训，提高自己的知识水平和专业技能。

2）与传统的档案管理人员所需要的简单技能不同，现代化的档案管理人员不仅需要具备专业知识素养，有较高的知识学历，还需懂得现代科技，网络建设及软件运用等。在这种情况下，首先要建立严格的选拔制度，选拔合适的档案管理人才，这些管理人才要拥有较高的道德水平和职业素养。其次要通过各种有用的形式加强对档案信息化人才的培训，如聘请专门老师教授档案管理人员计算机方面的相关知识，以讲座形式教给其档案管理方面的前瞻性知识和技能；组织开展网络技术、数字化技术知识培训等。通过教育培训，使管理人员逐渐拥有全方位的能力，能够应对现代化档案管理中存在的各种问题，不断提高管理人员的整体素质。达到提高档案现代化管理的质量，确保档案管理现代化建设的顺利进行的目的。

3）档案业务培训是档案工作的一个重要组成部分，在档案现代化管理中有着举足轻重的作用。根据档案工作新的规定和要求，档案管理者需要不断地再学习，再提高，这就要求在指导和培训时，需要探讨和摸索新形势下基层档案工作变化的特点，根据不同时期档案工作新的要求，新的标准来制定培训内容，培训中用理论联系实际，看示范，有针对性，能使档案人员听得懂、学得会，能独立完成单位归档文件整理工作，认真贯彻执行档案工作的法律、法规，规范档案工作业务建设。

3、强化管理意识，加大档案管理现代化经费的投入

1）想要真正实现档案管理现代化，必须将大量的资金以及先进设备投入进来。各级领导必须真正地意识到档案管理的地位和重要性，积极推动档案管理现代化工作的顺利开展。要加大对档案管理现代化资金、设备方面的投入，在建设档案室时，必须做好通风、采光、安全以及防潮方面的措施，根据实际的需要要充分运用和发挥将电脑、监视设备、空调等设备的作用，这不但能保证档案的安全，还能确保不出现资料丢失的情况。

2）现代化的档案管理与传统的档案管理不同，对于设备和技术的依赖性较强。为档案管理部门及时配备相关的办公设备，加强现代技术在档案管理中的应用，能够有效提高档案管理的现代化水平。为此，各级政府应加大财政投入的力度，给档案管理部门提供更多的经费支持，帮助他们引进先进的技术和设备。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，在很大程度上有利于提高档案利用水平，从而创造出一定的经济效益和较高的社会效益。

总而言之，档案管理现代化不仅与档案事业有着紧密的联系，档案管理现代化是新时期档案事业发展的必然趋势，档案管理工作人员，一定要及时提高自身的专业水平，不断学习先进的科学技术，同时还与我国经济的发展有着紧密的联系。尽管当前我国档案管理工作取得了一定的成效，但是我们还应看到在档案管理现代化建设工作中还存在着一些不足之处，所以需要在实际工作中我们能够更好的解决存在的问题，加快科学技术的引进和应用，从而更好的推动档案现代化管理的进程。

参考文献

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