工程项目档案电子文件的管理流程探讨

工程项目档案电子文件的管理流程探讨

刘燕

招远市调水工程建设管理办公室山东招远265400

摘要：随着信息技术的飞速发展，企业办公自动化的全套信息系统也被广泛应用，电子文件日益成为档案管理的主要载体，以专业的CAD计算机辅助设计，利用信息系统全流程出图率覆盖面广，工程信息管理、工程项目管理、设计与管理一体化已成为现今勘察设计单位关注的重点与今后的长期发展目标。因此，做好电子文件管理是信息系统的基本要求。工程档案十分重要，不仅肩负着历史凭证重要作用，同时也是ISO三标一体化管理体系中的重要依据。勘察设计企业的生存与长期发展离不开工程档案，纸质文件与电子文件并存管理起着很大的作用。因此，保证纸质文件与电子文件的完整、安全与高效利用势必成为长远的发展趋势。

关键词：工程项目；档案电子文件；管理流程

引言

建筑工程电子文件是在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。建筑工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。建筑工程电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的建筑工程电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。本文依据《建设电子文件与电子档案管理规范》（GJJ/T117-2007）、国家档案局档发[2012]7号《电子档案移交与接收办法》相关规定，结合沈阳市城市建设档案馆建筑工程电子档案管理工作经验，仅针对建筑工程信息报建、建筑工程电子文件编制、建筑工程电子文件组卷归档、建筑工程电子档案接收审核、建筑

1现状分析

1工程电子文件归档不齐，信息管理系统流程落实不到位

由于水利工程周期长，受汛期和季节影响较大，在设计过程中常出现报告及图纸需修改的情况，归档不及时容易造成流失；综合办公信息管理系统形同虚设，设计人员并未能按照管理文件利用信息系统完成出图、打印、归档流程，导致电子文件流失。因此，造成图纸的原始CAD电子图大量流失或是只保存在本机上，对今后收集及利用造成很大的不便。（二）版本不符。部分归档文件没有按照文件编号规定在版本号写上A、B、C版并注明先后的出版时间，档案无法及时更新以保证电子文件与纸质文件的一致性，从而容易造成二次利用、调晒时的错漏，同时也对设计人员利用参考造成误导。（三）工程现场设计代表小组及总承包的各项目组归档不及时、不齐全。工程施工现场管理组未及时对现场形成的文件进行多方式保存，在撤场时容易造成档案的丢失。（四）电子文件的易改、易复制性容易导致电子文件的失真、泄密。

2原因分析

影响电子文件归档与管理的原因在于企业重生产而忽略归档的重要性，制度执行不到位，对档案不予以重视，认为档案可有可无，缺乏归档意识。项目归档不及时、不齐全，项目量多时间紧，不能按要求及时做好归档工作，检查力度不够。电子文件管理不严谨，在任何一个环节都有可能出现被篡改的情况。

3对策分析

3.1建立健全电子文件归档制度

在大量电子文件产生后，电子文件归档的重要性已引起企业的重视。企业应建立一套健全的管理制度，应明确规定电子文件的归档时间、范围、格式、综合办公信息系统的网上归档路径等，并将其融入职工日常工作中，加强宣传力度，引起高度重视。对新视员工进行岗前教育，以加强对档案的了解，明确档案的重要性。

3.2建立健全的电子文件流程管理

归档作为档案管理工作一个重要环节，由于电子文件其自身特点容易被修改、难以区分原件和复制件及利用流程对设计电子文件归档，建立健全的流程系统确保电子文件归档的原始性以及历史凭证价值。要更好地完成电子文件归档工作，应充分利用综合办公信息管理系统，将以往传统的纸质文件管理与信息系统相结合，实现双轨归档，才能从真正意义上实现电子归档并使其具有相同的法律效力。

3.3充分利用综合办公信息管理系统

综合办公信息管理系统在当今办公软件已被广泛利用，档案管理也应与其优越的平台相结合，在其中把项目管理、档案管理合为一体。在项目立项初期就应把档案管理纳入其中，包括工程项目领导、ISO管理体系文件、工程项目来往文件、设计成果、设计修改通知单、校审卡等相关内容，在设计与施工过程中全部的文件必须通过信息系统进行流程审批，报告与图纸应由设计人员提交，并由出版部门在信息系统中提取电子文件进行出版，出版后纸质文件归档到档案室后，由档案人员根据报告文件编号在信息系统进行审核并提取电子文件入档案管理库。此作法可以保存设计成果电子文件的原始性，如WORD、CAD等原始设计成果，避免成果在任何一个环节被修改而未被发现的问题。设代及总承包现场应配备档案人员，对现场资料进行及时整理并上传至综合办公信息管理系统，并要求档案室专职档案管理人员定期（按季度、工程设计阶段）到现场进行指导与检查工作，出现问题及时解决，避免日后档案遗失及以备日后检查。

3.4水利工程的设计周期长

常常会因为各种原因造成报告及设计图纸的更改，因为版本问题尤为重要利用综合办公管理信息系统可以减少这一问题。的出现，设计人员、出版人员及档案管理人员可以在系统中清晰地看到各个版本的出版时间，如需替换的档案人员应与设计人员取得联系并确认版本，在系统被替换版本中注明作废，避免日后再次利用中使用旧版本。

3.5对于设计人员自行归档的文件

应提供电子文件归档清单，档案管理人员应利用信息系统提取与之一致的电子文件归入档案数据库并给予整编、实物入库。对没有电子文件的纸质档案应利用扫描仪进行数字化扫描及处理，以便设计人员网上浏览。

3.6建立完善的电子文件借阅、浏览、下载制度

综合办公信息管理系统进行电子文件借阅、浏览、下载在档案管理中已居于主导地位，对电子文件信息的加密尤为重要。电子文件在借阅、浏览、下载过程中应注重安全问题，尤其是水利工程需经常在工程现场，下载电子文件将会成为主流，其流程权限应多级审批，设置下载后只能在本机浏览规定天数，下载的安全浏览权限应做好客户端的权限管理，设计人员可以把经过加密的电子文件保存在本机并能脱机浏览，经过加密处理的电子文件实现不能打印和不能复制的，下载文件在规定天数后数据将自动失效，无法再次打开。确保电子档案的安全性，才能更好地提高档案管理工作的效率。

3.7制定归档率与工程项目产值挂钩制度

每年应由生产经营部给出各项目完工情况，项目负责人有责任根据当年的工程设计进度列出已出版的报告、图纸，档案管理人员根据清单清点纸质档案与电子文件的归档率，对主动归档人员应予以奖励，对未及时归档的应扣罚该项目生产部门产值。

4结论

电子文件的完整、真实、准确与安全是当前工程项目档案电子文件管理的首要任务，制定严格的电子文件管理流程制度，确保电子文件保密安全性，充分利用综合办公信息管理系统实现纸质文件与电子文件双轨制管理并存的档案管理体系，才能更好地提高电子文件的利用率，更好地为一线设计人员服务。

参考文献：

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