加强规划设计企业合同管理的系统性、过程性、动态性建设之我见

加强规划设计企业合同管理的系统性、过程性、动态性建设之我见

刘凌云王向东张玲陈静静

1.周口市规划建筑勘测设计院河南周口466000；2.周口市规划建筑勘测设计院河南周口466000；3.湖南力源工程项目评估咨询有限公司周口分公司河南周口466000；4.南京永道工程咨询有限公司周口分公司河南周口466000；

摘要:本文就规划设计企业如何强化合同管理的系统性、过程性和动态性建设问题进行了具体阐述。

关键词：合同管理；系统性、过程性、动态性建设

规划设计企业的一切生产经营活动都必须以其所签订的合同为依据，合同管理是企业生产经营管理的重要组成部分，它牵涉到生产经营活动的方方面面和许多单位及部门。这就要求规划设计企业在实施合同管理时，必须十分注意管理的过程性、系统性和动态性。这“三性”举足轻重，相辅相成，必须引起我们的高度重视。本文以周口市规划建筑勘测设计院二十多年的合同管理工作实践为依据，对此问题谈谈笔者的看法，供同行参考。

一、明确合同管理机构及相关各部门职责，奠定系统性管理的基础

规划设计企业的经营合同包含规划编制、工程设计、工程（设备）总承包合同及技术服务、技术转让合同。而合同管理则涵盖了从合同起草、合同评审‘合同签约、合同履行、合同变更、合同终止等过程的管理，而且包括资信调查、合同招投标、合同谈判、合同纠纷处理以及合同文本的建档、保存、借阅、使用等。这就决定了合同管理工作是一项系统工程，不只是合同管理部门一家能独立完成的，需要相关部门协作管理，才能提高管理效能，取得管理效益。

为此，规划设计企业必须建立合同归口管理部门，对合同管理工作进行统一管理；同时要求各相关生产经营单位及业务部门设置专（兼）职合同管理人员，管理本单位、部门范围内的合同。在此基础上，以单位规章制度、企业标准的形式发布合同管理机构及各相关单位、部门在合同管理工作中的职责，以充分体现合同管理的系统性。在职责划分中，有三方面应为重点，包括合同管理机构、合同执行单位和财务部门。

合同归口管理部门的主要职责是：负责贯彻执行《合同法》及上报有关规范性文件；负责合同条款的验证，审查签约法人资格，参与评标及招标工作，负责合同评审，负责合同专用印鉴管理使用；按省、市主管部门要求，负责合同工商鉴证和登记工作；负责各类标准合同文本的采购发放，负责合同文本原件的归档、登记、保管及借阅事项；负责工程项目编号及合同的分类编号，并负责向各层级编制、报送合同信息报表，提出分析报告；负责合同评审记录表、表式的更新工作及相关制度的制订、修改工作；负责《法定代表人授权委托书》的管理；负责合同纠纷的仲裁处理事务及诉讼、执行事务。

合同执行单位（即各生产经营单位）的主要职责是：负责经营信息的收集、跟踪、联络；负责客户的资信情况、履约能力调查并收集相关资料；负责合同文本的起草和修订，保证合同的可行性和有效性；负责将合同文本、评审表、合同招（议）标书、招投标记录提交归档；负责合同的履行，满足合同对产品质量及进度的要求，编制合同项目成本预算表，按合同约定收、付费，催费；配合法律顾问进行合同纠纷的司法处理工作，提交诉讼证据和诉讼材料，参与诉讼活动；保证合同收、付款符合相关标准和合同要求；对于总包合同应编制项目执行预算表并提交有关部门；负责合格供应商的动态管理工作。

财务管理部门在合同管理工作方面的主要职责是：根据合同要求和企业相关财务管理规定，进行有关合同款项收付款时间及方式的控制；负责与所有合同对方核对收付款信息反馈至有关部门。

从以上各方职责明确的划分和相互联系中不难看出，合同管理各方是存在于一个系统中的责任方，每一个项目合同的完成过程，就是各责任方相互融合的集体“作业“，既分工明确，又彼此契入，缺一不可。合同管理机构是归口管理部门，发挥牵头、综合协调作用；合同执行单位是经营实体，发挥使合同实现的基础、保证作用；财务管理部门是使合同”血脉“畅通的关键，发挥着资金保障的作用。各方守土有责，通力协作，系统推进，才能使规划设计企业合同管理工作不断上台阶，为企业合同管理工作不断上台阶，为企业生产经营见效益作出新贡献。

二、建立完善的合同管理体系，突出过程性、动态性建设

实践证明，规划设计企业的每一项生产经营活动的过程，都是一次合同动态管理的过程，必须经历合同签订准备阶段、签订阶段、履行阶段和履行后终止阶段。所以，我们可以得出这样的结论，合同管理就是一个动态管理过程，这个过程中的每一个阶段既相对独立存在，又密切联系。为此，企业必须建立完善的合同管理体系，以满足合同过程性、动态性管理的需求和特点。

为了达到这个目标，企业就要以制度、流程的方式使合同管理体系完善、清晰、在此，笔者就过程中每个阶段应注意的问题做出提示：

在合同签订准备阶段的管理过程中，要重点做好合同评审工作，重点要对以下问题进行评审，包括对方是否具有法人资格，对方是否具有履约能力，客户的要求是否已经明确，合同中如与投标不一致的地方是否经过协商并已解决，与承揽建设项目设计有关的法律法规和规程规范的要求是否已经明确，企业是否具有满足合同要求的技术能力和按期支付能力，合同是否满足合法性要求等。

在合同签订阶段的管理过程中，要高度重视协商谈判，尤其要重视合同内容，主要包括标的内容、范围和技术要求，合同履行的计划、进度、期限、地点和方式，合同价款和支付方式、违约金或损失赔偿的计算方法，包装运输及交付方式的要求，验收标准的方法，专有技术和资料的保密，双方权利和义务，解决争议的方法。在合同内容的表述上，要做到条款完整、描述严谨、不产生歧义、合规合法。

在合同履行阶段的管理过程中，要做好以下重点工作，这是合同管理体系中的重中之重，主要包括：完善合同登记工作和合同统计、归档、检查；落实合同任务，认真履行合同，按照进度节点保质保量按时完成合同要求；及时解决、调查合同履行过程中发生的变化，如变更、增加、减少、解除、中止、终止合同等情况，做到反应敏捷，调整迅速，反馈及时，随时掌握合同履行中的各种动态情况，以保证合同正常有效履行；切实做好价款结算工作，这是合同履行中的非常重要的一环；做好后期服务，尤其是现场服务，确保企业的良好信誉和形象。

在合同履行后的管理过程中，要认真审慎地做好合同纠纷的处理和合同争议问题。一方面要最大限度地主动与对方沟通协商解决；另一方面在双方无法达成共识时，必要时通过法律诉讼途经来解决，以维护企业的合法正当权益。

为了保证合同管理体系的有效运作，还应当建立合同编号和用印规定，并对涉及合同的各项保密事项、签约责任和奖惩作出明确的规定，对合同管理的各项程序、流程不断进行优化、更新和提升。

三、结语

综上所述，为了确保规划设计企业合同管理充分发挥保障正常生产经营活动的有效作用，必须高度重视合同管理的系统性、过程性和动态性特点和规律，建立健全与之相适应的体系、制度和机制，以强化功能管理，规避各类经营风险，使预定的经营目标能够顺利完成，不断提高企业的经济效益和社会效益，树立企业的良好信誉，为企业持续健康较快发展打下坚实的基础。