新时期档案服务创新的措施

新时期档案服务创新的措施

林满山

林满山（黑龙江省人才中心，黑龙江哈尔滨150008）

摘要：档案工作创新必须以观念创新为先导，以管理创新为基础，以服务创新为主线，以机制创新为动力，遵循档案工作规律，才能在新的历史条件下求创新求发展。

关键词：档案工作；创新；现代技术；方法

1档案的价值在于利用

如果一个图书馆不向读者开放，它充其量只是一个书库，如果不同时具备电子阅览室，就算不上现代图书馆。这方面，档案室也类似图书馆，要发挥档案的效益，就必须最大限度地利用档案资源，为社会发展作出贡献。

一般来说，经过专门培训，具备档案管理基本理论知识和实际工作技能的档案管理人员，从档案的收集到立卷，保管是轻车驾熟的，特别是档案室硬件建设较好，经过档案评比达标的单位，档案管理大多能做到比较规范，但我们不能满足这种现状，随着改革的深入和社会的进步，行政的透明度加大，单位与单位之间，社会与个人之间的联系不断增加，人们需要加强交流，又如在制定新的发展目标，解决工作中遇到的各种新问题，了解某些政策的连续性和变化依据等方面，往往需要借鉴历史的做法，从中得到某些启示，这种情况应引起人们对档案工作者的关注。

2档案服务应有新思维

2.1目的明确。档案服务就是全心全意为读者服务。一方面，面向公众的信息发布和面向个人的便民服务，档案的特殊性、重要性、神秘性，使开放的档案不仅仅得到的是公众对档案服务的尊重，从社会需要的角度来说，它能满足社会公众的不同需要，通过档案服务去创造新的社会效益和经济效益，以档案效益体现档案价值，使档案管理从封闭的传统的保管型向开放的现代化的信息型转变。

2.2服务理念。服务理念的建立和更新，应有一个新思维和新标准，即通过我们主动的超前的档案服务，为档案利用者实现多样化一条龙的服务，更好地发挥档案为社会服务的交通。

2.3服务至上的服务。构筑与社会，个人关系的平台，满足需求的经营和与人为本的发展，笔者是赞同的，这些理念要转化为自觉的行支，必须通过提高档案工作者的主观能动性，建立合理的、和谐的及健全的服务体系，档案服务观念的更新，就是要跳出档案室看档案，确立一种全局的意识和宽阔的视野，深刻理解档案服务的实质和发展趋势，敢于打破常规，带动科研，连接服务环节，由物质档案转向非物质档案，主动适应当前的改革和发展需要。

2.4与时俱进。档案利用既要保持档案的真实性，客观地反映当时的实际情况，又要符合社会发展要求。它突显一个“主动性”，但这种档案服务并非仅仅是为“阅读”档案资料而服务的，因而这种服务带来的是与时俱进的、新鲜的素材，达到档案价值常新的目的，得到了升华。

2.5档案安全。档案服务是在法律和规章制度的框架下进行的，档案安全是档案管理，开发利用的核心问题，档案工作涉及保密管理和档案室防火，防盗，防光，防虫，防潮，防湿，防尘，防有害气体等物质侵入的八防要求。还有设备维护及网络运行安全等新问题。故在实施档案服务时，应有高度的档案安全意识，并不断得到强化。

3档案服务需要解放思想

随着社会经济的发展加快，档案资料不断丰富，档案的巨大价值只有在被利用时才会显示出来，只有做到档案资源共享，档案才会有超值的作用。

3.1重新定位。档案服务是一个为读者提供服务产品的过程，它包括服务产品和满足需要两种含义。档案服务的定位，实际上就是为解决两个问题。（1）利用档案干什么？（2）档案工作者应该怎么做？

3.2新概念，高起点。档案服务依赖于档案建设的规范化和现代化程序，它是档案业务拓展的表现和需求，档案建设的质量关系到档案服务的质量，两者相互促进，档案服务为档案建设创新注入新的动力，必须会带来一派新气象，要实现高质量的档案服务，在其日常的档案管理，档案信息化和网络分建设，管理人员的专业知识及相关知识学习等方面均应高起点，严要求。

3.3不断完善服务机制，创新服务形式。要使档案服务做到持之以恒，形成统一的评价标准，依靠良好的工作制度和激励措施，完善服务机制，解放思想不是空谈，而是要实实在在地去做，解决实际问题，取得真正效果，在服务的形式上可通过建立自己的档案网站或在图书馆（室）设立档案资料专柜，设定“档案服务日”等。

4以服务为宗旨，在利用方式方法上创新

一是服务职能的创新，由单纯的保管型向利用型转变，实现规范服务。二是在服务主体上创新，由封闭型向开放型转变，将单纯的服务对象变成面向全社会，变为“公共”媒体，实现社会化服务。三是在服务方式上创新，由实体型向信息型转变，把提供档案实体，变为提炼加工后的“精品”信息，深层次开发，高层次利用。四是在服务手段上创新，由手工型向技术型转变，把人工分类，整理，编目等工作，用智能型工具实现分类，编目，检索，组卷，存贮，利用一条龙服务。五是在服务环境上创新，由行政型向法制型转变，把行政行为变为法律行为，把行政管理变为法律制约，真正做到依法遵章服务。六是在服务质量上创新，由合格型转向优秀型转变，既要主动热情，又要准确，快速解决问题，做到有效服务，让利用者高兴而来满意而归。七是要在服务条件上创新，由滞后型向超前型转变，要有超前意识，前瞻工作动态，科学预测未来，应用现代科技方法和手段，创造条件上档次，上水平。八是在服务群体合作上创新。加强馆际交流与协作，实现馆藏内容互补和网络联机检索，使合作与服务多元化。

5以管理为基础，在应用现代技术上创新

档案管理就要根据不同载体和种类的差异，考虑它的有序化管理问题，一是不同载体，不同种类的档案要分别立卷，分别保管，分类检索，同样内容，不同载体的档案可立双套卷，彼此备份说明和检索路径。二是纸质档案和特殊载体档案要依据其性能和保管期限的不同进行分库保管。三是要建立安全的数据库，将文件的形成，档案的存储，分类编目，主题词标引和利用等工作在计算机上进行，档案馆接收档案时，必须同时接收档案室已建成的数据，以便减少馆重复。四是有条件的地区和部门要利用计算机技术和网络系统，建立局域网和系统网。五是要积极引导广大利用者利用电子文件和上网查档，最大限度地减少重要档案原件的利用率。

6以人为本，在人才培养上创新

人是工作中最积极、最活跃的因素，只有人的因素提高了，工作才能做好，要结合新形势、新特点、新任务培养创新型人才，首先要进行知识更新和创新，知识创新是工作创新的基础，也是事业发展的动力，只有知识创新才能跟上时代发展的步伐，应努力培养一批德才兼备，年富力强，在学术造诣，研究能力，创新意识，业务技能，专业知识等方面具有扎实的功底的优秀人才，通过专门学习和培养，提高他们的创新能力，使其精通档案管理、利用、保护技术，计算机管理，外语，法制宣传等工作，使其成为一专多能，文理兼通的复合型创新人才。

7以激励为手段，在机制上创新

机制是制约工作开展的关键因素，档案工作创新，必须在机制上进行创新，要积极研究和探索新形势下档案工作的特点和规律，用以调动激励档案工作者的积极性和创造性，建立以工作目标管理为中心的考核机制，用以评定工作质量和完成情况，建立工作规程管理机制，明确工作纪律，规范工作行为，建立工作保障机制，提供必要条件，确保任务实施，建立人才选拔，竞争上岗，提职晋级的竞争机制，确保优秀人才脱颖而出，优胜劣汰，建立档案科研，教育成果，评模评先进的激励机制，对在档案科研工作中做出突出贡献者给予物质上的奖励，建立人才，优秀成果，专利技术的保护机制，创造尊重知识，尊重人才的氛围，激发他们的工作热情和创造性。

结束语

创新就是做前人没有做过的事情，创新就得敢想敢做，要有“敢为天下先”的精神，档案工作的创新必须以观念创新为先导，以管理创新为基础，以服务创新为主线，以机制创新为动力，遵循档案工作的客观发展规律，本着严谨的科学态度，实事求是地进行，必须把解放思想与实事求是结合起来，把执行法规，政策，规章与实际工作结合起来，做到求实务实，施之有的，行之有效，用档案工作创新促进档案事业的健康发展，努力开创新时期档案工作的新局面。