浅谈规范血站业务档案管理，维护自身合法权益

浅谈规范血站业务档案管理，维护自身合法权益

杨颖

杨颖福建省泉州市中心血站福建泉州362000【中图分类号】RP207【文献标识码】A【文章编号】1276-7808（2015）-04-353-012015年新年伊始，央视新闻关注了福州一名患者疑似因在医院输血感染艾滋病病毒的事件。1月10日福建省卫生计生委召开该名患者输注“窗口期”血液感染艾滋病事件新闻通气会，调查组对照《献血法》、《血站管理办法》、《血站质量管理规范》、《血站实验室质量管理规范》、《血站技术操作规程》、《医疗机构临床用血管理办法》、《临床输血技术规范》，对福建省血液中心的采供血管理、福建医科大学附属协和医院的临床用血管理进行严格、认真地检查，认为省血液中心血液采集、检测、制备过程规范，各项记录完整且可以实现有效追溯，没有发现存在违反国家血液管理法律、法规或规章的情况，血站和医疗机构不存在过错行为。虽然目前该事件还在处理中，但我们从中认识到血站采供血过程中形成的业务档案资料对该事件调查的重要性。笔者就如何规范血站业务档案，维护自己的合法权益谈谈几点体会。

1、规范血站业务档案管理的意义随着医疗事业的发展和人们法律知识的普及，与输血相关的医疗纠纷诉讼案件也逐年呈上升的趋势，其中不乏社会影响大的医疗纠纷，如经输血后感染甲肝、乙肝、丙肝、艾滋病等。医疗纠纷已成为全社会关注的热点问题，在输血医疗纠纷案件中，血站需提供证据证实自已在采供血过程中无过错，血站业务档案就是维护献血者、受血者、采供机构和医疗机构权益的重要证据，2、规范血站业务档案管理的措施2.1加强组织领导，提高认识加强档案法规的学习、宣传，增强全员的档案意识，特别是领导干部的档案管理意识。档案管理是血站管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，与血站业务建设同规划、同发展，使血站领导、中层干部、职工都能充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作。血站以医疗服务为根本任务，长期以来对血站档案管理可有可无的认识，而且受人员、经费等方面的限制，档案管理工作不被重视。因此提高各级干部对档案工作的认识，才能使档案工作顺利开展。

2.2强化专（兼）档案人员的综合素质血站档案整理大多由办公室工作人员完成，由于没有行业标准，在归档、分类、立卷中不能准确对归档文件进行划分，无法保证案卷质量。因此，应建立有效的血站档案管理网络，成立领导小组，各部门要有分管档案工作负责人并配备兼职档案员，具体负责所在科室的档案收集、整理、编目、移交等工作，以保证各类档案资料的完整性，在工作实践中加强对兼职档案员的培训，定期进行业务指导和监督，组织学习档案管理工作的基本知识和要求，掌握业务档案的收集、整理、归档的具体操作程序和步骤，使档案人员的业务素质得到提高。

2.3提高法律意识，记录规范完整采供血各业务岗位工作记录应内容真实、项目完整、字迹清楚、记录及时，但目前个别工作人员重视专业操作，忽视记录的及时完整，对记录具有的法律效力缺乏认识，对自己在采供血业务工作中应承担的责任和未履行职责所面临的处罚认识不清，缺乏规范记录和自我保护意识，存在记录敷衍简单，随意涂改和漏填记，甚至于或者提前记录，或者事后补记，这对发生事件后司法部门调查取证非常不利，因此应加强工作人员法律意识，强调工作责任心，逐项检查工作记录，确保记录的完整性，对修改记录内容应注明更改原因、日期并签名。

2.4建立业务档案管理制度目前，血站系统还没有统一的业务档案管理标准，但血站档案管理关系到献血者、受血者、采供血机构、医疗机构等有关单位、个人的合法权益能否得到有效维护，因此需要根据档案及血站管理相关法律法规来制定切实有效的血站业务档案管理制度，做到依法治档、严格管理。首先应该把血站的档案管理纳入血站质量管理体系中，建立健全符合各部门实际并与之相适应的管理制度，明确档案的归集流程、时限和各部门的职责，从而确保从档案收集到装订移交，从档案立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁等环节都做到有章可循、有案可查。

2.5结合业务工作划分归档范围及保管期限《血站管理办法》要求血源、采供血和检测的原始记录必须保存十年，但从证据学的角度和以往事件处理情况看，仅保存这三类记录和保存十年都是不够的。我国民法通则规定的最长诉讼时效时间为从权利被侵害时起20年，有特殊情况的，人民法院可以延长诉讼时效期间”。如果血站业务档案只保存十年，证据销毁了就不能成为免除举证责任的理由，而采供血整个工作流程长、交接环节多、记录量大面宽、种类多，且每种记录都是证据的组成部分。因此凡是反映采供血工作活动，具有查考利用价值的文件，能够证明血站采供血工作合法性、规范性、合理性的业务档案都应当保存，而且可根据档案标准对形成资料划分为永久、30年、20年、10年、5年、3年，对保管期限短的可由各部门自己保管。

2.6建立和实施电子签名和数据电文管理程序该程序是确保数据电文和电子签名在生成、维护、保存、传输和使用过程中的可靠性、完整性、有效性以及机密性，它具有正确和完整备份数据电文的能力，可以在数据电文的保存期限内随时调取查用。数据电文能有效地表现所载内容并可供随时调取查用，能可靠地保证数据电文自最终形成时起，内容保持完整、未被更改。所以应对与生成或使用数据电文和电子签名相关的人员进行教育和培训，明确规定电子签名的使用范围、形式，以及电子签名制作数据的生成方式、接收和认可方式，保证电子签名的可靠性。严格控制在签发后对数据电文的改动。

3、血站的业务档案管理工作对采供血机构乃至整个无偿献血事业的发展有着不可替代的重要作用，血站只有进一步规范管理，提高管理能力，使档案管理工作标准化、规范化，才能在司法机关处理医疗纠纷提供真实有力的证据，才能维护自身的利益，保证血站自身的健康发展。

参考文献：[1]蔡新华、唐荣才、项汉城.从输血医疗纠纷案件中的举证责任倒置看血站业务档案管理的重要性.临床输血与检验.2011年7月第13卷第3期[2]中华人民共和国卫生部，血站质量管理规范，2006年作者简介：杨颖，1976.12.25，女，福建惠安，福建泉州市中心血站，馆员，本科。