探讨研究电子文件时代文档管理一体化论

探讨研究电子文件时代文档管理一体化论

赵胜利

（哈尔滨市呼兰区第一人民医院黑龙江哈尔滨150500）

【摘要】伴随着信息技术的日新月异，电子文件已成为时代主流，而研究电子文件的管理实现一体化问题就成为了当务之急。本文总结电子文件兴起以来多年实践中经验，结合现阶段电子文件管理的实际情况，探讨进一步推动电子文件管理规范化实行的措施。

【关键词】电子文件；文档管理；一体化发展

【中图分类号】R19【文献标识码】A【文章编号】1007-8231（2018）17-0306-02

电子文件的兴起是借助数字化而实现的，是信息储存和传输领域的重大革命，提高了文件处理的效率和质量，为我们的工作学习带来极大的便利。本文就将从阐述文档一体化的基本内涵和理论基础入手探讨其存在的问题和解决的对策。

1.文档一体化的基本内涵

文档一体化就是把从文档的编辑产生、传输、处理、保存到文件档案的收集、整理、统筹、保管、应用等各个环节的工作统一起来，成为一个有机的整体进行管理。

文档一体化理论的形成有一个较长的过程，在其形成中一些经典档案学理论对其产生了重要的影响并构成文件管理一体化的理论基础。其中发源于西方的文件生命周期理论尤为重要，是现代文件管理观念的核心内容。该理论衍生于西方档案学学者对文件和文件中心的理论，之后被拓展应用至文件的整个处理加工过程甚是被应用到文件处理过程的全程规划中。各国家地区由于实际情况不同对文件处理阶段的划分也不同，其中以“三阶段论”和“四阶段论”最为通行。“三阶段论”即将文件运动过程分为现行阶段、暂时保管和永久保留阶段。而我国的档案学学者多在限时使用阶段前加一个文件的制作生成阶段为“四阶段论”，将一、二两阶段作为文件的管理阶段，三、四阶段文件转换为文档。正是由于这样的理论设计导致了各环节过于独立，造成实际中的脱节。

2.一体化管理中存在的问题分析

2.1对一体化管理缺乏正确的认识和理解

虽然当前文件数字化飞速发展被广泛应用于信息的管理，但大部分人对如何利用这门技术仍是一知半解。更重要的是还没有将文件和档案的管理作为一个整体，这两个部分之间缺乏密切联系，导致工作效率低下。虽然有部分学者认识到文件和档案的分离造成档案真实性和第一手价值带来了一系列问题。但是整个学术界对这个问题的重视程度仍然十分低,,没有将这一迫切的问题提上战略日程,并积极制定系统的文档一体化管理方法。

2.2落后管理制度的束缚

当下我国实行文件和档案分管的文件管理制度，文件从产生到文件归档是两个部分的分界。这样的体制使文书工作与档案工作缺乏统一指挥,两部分的标准难以统一,导致文件质量参差不齐,基本要素不齐全,需要入档的资料不完整等一系列问题。文件处理与档案管理的分离,违背了文件的生命周期规律,这使得我们的文档一体化管理工作进程严重滞后。这就需要制定一个统一的文件管理机制，并且对文档的形成，流转直到销毁的整个过程都进行严密管理。

2.3总体技术水平落后

阻碍文档管理一体化个又一个重要原因是我国现阶段计算机技术水平普遍落后，不具备实现一体化管理的技术条件。当务之急是通过技术上的革新研究出适合一体化的管理系统。在实际的工作中,已经有部分单位制定出一些切合实际的管理系统,但由于缺乏全局性的规划和指导,起不到应有的作用。更由于技术水平的限制,这些系统本身存在着功能不齐全、安全防护措施不到位和文件档案安全无法保证等许多缺陷。上述的这些问题严重制约了我国文档管理的一体化进程。

3.促进文档管理一体化应采取的对策

3.1观念上重视起来

由于传统工作实践中对文档管理方法研究的忽略，导致一体化工作进程缓慢。分块管理的弊端进一步显现是在新技术应用之后，电子文件和纸质文件差异巨大但大部分文件管理者仍沿用旧的管理方法，没有认识到电子文件和档案的特殊性，没有深入研究工作方法导致文件管理观念的落后。实际上，新技术的运用对管理理念提出了更高的要求，要求管理工作者们认识到改变工作方法，适应一体化进程的紧迫性。不仅要从实际出发，也要更新观念。

3.2统一各项制度规范

传统文档管理的最大问题是工作程序标准不一，造成文件分类处理困难，工作量加大。为实现系统化管理，有关部门应尽快研究制定一体化管理规范并坚决落实。首先要从研究实际情况入手，建立全局性的统一规划和管理机构，负责全国范围内的专门工作，对一体化管理改革制定规划并负责其实施过程中的监管。使文件和档案管理的各个环节都有相同的标准，从产生、收集、整理、应用、保存都密切的联系在一起。这是由理论走向实际的第一步也是最重要的一步，一定要坚定的落实好。

3.3提高档案管理技术水平

技术水平是衡量一个国家或机构是否把握时代潮流，是否掌握核心竞争力的重要标准。信息技术时代档案管理要求将广泛应用计算机和网络技术,统一管理文件产生到入档再到永久保存或销毁的全过程,将对文件的数字化提前到其设计阶段,为实体档案数字化、网上共享创造更好的条件。而现有信息技术水平不能满足其发展的需要。这就要求国家有关部门加大投入,集中专业技术人员,借鉴国内外经验和教训，研究出符合我国国情的一体化管理系统。处理人员只需将电子文件处理完后发给对应的档案部门,即完成归档和分享,其它机构工作人员也可通过网络实现档案共享。这样就大大提高了工作效率和质量。

4.结语

一体化管理必将取代之前不科学的、不合理的档案管理方法成为档案工作的重要趋势。只有提高对其重视程度，制定全局性的发展规划，并努力提高技术水平就一定能实现文档一体化管理。

【参考文献】

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