新时期企业档案管理工作优化路径探

新时期企业档案管理工作优化路径探

文萍

长沙市城投基础设施建设项目管理有限公司 430001  

摘要：在新时期科学技术快速发展中，企业管理制度逐步优化，各项信息网络技术开始全面普及，过去传统化的档案管理模式不能有效满足新阶段企业发展要求。企业档案管理成效是企业综合发展实力的有效展示，能集中反映企业发展核心竞争力。所以，当前企业要注重与时俱进，对企业各项管理活动进行创新，拟定对应的优化路径。

关键词：企业；档案管理；优化路径

在现代化企业管理中档案管理是重要环节，高效化的档案管理能全面提升企业综合管理成效，集中反映企业真实的发展现状。在当前经济全球化以及多项技术快速发展背景下，企业发展中对各项信息需求具有较高要求，在日趋激烈的市场竞争环境中，企业档案管理工作开展中要注重适应新形势发展提供更多优质的服务，这是目前档案管理部门要集中思考的问题。

一、转变管理思想，建立完善的管理机制与档案管理体系

目前要想全面提升企业档案管理成效，要注重对原有的管理思想进行创新，认识到强化档案管理对全面促进企业快速发展的重要作用。基于各项实际问题，分析档案管理活动开展方式，选取对应方式做好档案管理优化创新。要积极整合国内外发展经验，探究更为规范的档案管理模式。企业要注重认识到档案管理重要性，强化管理人员创新发展能力，从多方面出发提高档案管理成效。对档案收集管理人员合理安排，对本部门档案材料有效整理收集。其次，还要完善档案管理规章制度，依照规定规章制度展开管理。在档案收集、整理、立卷、归档等各个环节要全面依照规定程序实施。尝试性采取人员奖励制度，针对主动发现整理档案，对档案管理办法创新的人员，要注重实施相应奖励，激发人员管理积极性，为企业提供各项服务^[1]。

二、强化档案资料收集力度，加强电子文档以及信息环境管理

企业面对新时期发展环境，针对各门类、各类载体形态的档案。随着档案数量以及种类多样化发展，为了能提升档案资源利用成效。相关管理人员在档案资源管理中要注重对档案资源完整性进行保护，提高管理规范性、时效性。对建立的档案资源在第一时间展开归档管理，不能丢失各类档案信息资料。定期开展“创优增效”发展活动，提高档案管理灵活性，突出档案应用价值，强化档案资料归档及时性。

在档案资源管理中要注重整合信息技术应用，实现档案管理领域全面发展创新。通过信息资源整合以及应用系统加工，能实现计算机网络以及档案资源稳定传输记录。在信息资源存储、加工、整理、查询、交流、传递中，能促使各项管理手段现代化发展。保障各类档案资源合理配置与开发利用，实现多项信息资源共享。在社会发展新时期，企业档案管理要注重全面强化信息化发展水平，保障档案现代化、信息化建设发展，提高档案资源利用价值。①先要对各类电子档案合理分类与排序，将电子档案磁性载体中杂乱以及零散的电子文件依照不同应用要求进行资料分类、指引、组合，促使档案资料处于有序保存状态。②还要注重建立数据库，对档案合理分类与编号，对电子档案进行科学化登记与整理，促使其处于有序虚拟管理状态。通过人为检索，能有效提取相应数据传输到计算机中。③管理人员要注重做好跟踪指导，在跟踪指导中就是在生产阶段整理重点资料、第一手资料，提升资料管理规范性。部分企业生产经营发展阶段中会产生较多档案，相关管理人员要对企业发展不同阶段进行追踪指导，整理多项数据信息集中转入到计算机应用系统中，能对多项档案信息合理控制。④档案管理人员对各项数据信息要规范化控制，信息质量对企业档案信息管理建设成效具有较大影响。目前要注重对信息数据录入环节合理控制，提高数据信息精确性，保障系统稳定运行^[2]。

三、集中消除档案管理安全隐患，落实档案管理操作

在档案管理中除了信息化管理，要注重建立规范化的档案管理库房，全面提升档案管理成效。企业要注重对档案管理活动特殊性进行分析，设定完善的管理库房，对档案管理环境进行优化。还要依照档案管理要求配置计算机、复印机、打印机等设备，在管理库房设定多项防护要求。档案管理人员要注重做好纸质文件、电子文件规范化处理，实现长期共存发展要求，对纸质文档进行收集管理。不定期对各类软件、硬件设备进行更新完善，全面关注企业生产中档案信息建设重要性^[3]。对各类互联网信息集中加密管理，明晰规范化的密级标准，对档案资料集中公开，对各类档案机密性、重要性等进行界定。实现档案信息应用人员网络身份认定，针对各类档案管理人员设定完善的查询权限，提高信息系统应用安全性^[4]。

四、优化人员激励机制，激发人员工作积极性

新时期要建立建立全新的档案管理意识，能认识到各类档案资料信息知识、情报性价值、利用价值等。要注重选取科学化档案管理办法，做好档案资料收集、整理、归档操作，突出档案管理应用价值。设定档案管理人员考评机制，档案管理人员要补充各项服务，对服务质量进行考核，做好研发人员、管理人员合理划分。应用相应标准对档案管理人员、管理人员、研发人员等职位任务合理划分，防止档案管理人员在考评中处于劣势地位，将会影响其工作积极性。当前要注重强化档案管理工作重要性认识，对档案管理人员进行综合考评，做好人员考核，提高人员工作积极性。对原有的档案服务内容与工作范围进行优化，突出档案服务成效，对原有的服务理念集中创新。对档案服务方式进行优化，做好档案集中收集、整理、立卷归档、鉴定保管、利用等，提高档案管理工作成效，对档案管理人员综合素质集中培训

^[5]。

结语：

综合上述，当前在社会发展新时期要注重对原有档案管理工作进行创新。对企业档案管理各项问题集中整合，明晰各项发展挑战，整合更多针对性解决方案，建立新型管理模式，利用信息化管理方式，推动企业健康稳定发展。

参考文献：

[1]李敏.企业单位档案管理工作优化途径分析[J].建筑工程技术与设计,2019(19):3628.

[2]徐红玲.企业单位档案管理工作优化途径分析[J].商品与质量,2019(13):21.

[3]刘凤丽.企业单位档案管理工作优化途径分析[J].消费导刊,2019(10):191.

[4]王秀琴.企业档案管理工作优化路径探讨[J].商情,2019(26):134.

[5]陈利花.优化档案管理工作提高企业经济效益[J].经济师,2017(10):243.