抗击新冠肺炎疫情下疫情防控档案的收集与利用

抗击新冠肺炎疫情下疫情防控档案的收集与利用

韩新玲 杨丽华

国网山东省电力公司平度市供电公司，山东 平度 266700

摘要：新冠肺炎疫情发生后，国家、省、市各级档案部门迅速行动，及时发布档案征集公告，为做好疫情防控期间档案保护工作指明了方向。本文对加强疫情防控档案保护的价值意义进行了分析，从健全疫情防控档案保护机制、细化流程加强指导落实、加大疫情档案全方位征集力度等方面提出了加强疫情档案保护的可行举措，并从不同角度对疫情档案的开发利用进行了探讨。

关键词：疫情档案保护；开发；利用

1 引言

2020年伊始，一场抗击新冠肺炎疫情的人民战争打响，疫情防控的文件材料和数据也大量产生，各级档案部门当务之急是做好疫情防控档案的收集与利用工作，为国家打赢疫情防控阻击战提供支持，为未来总结历史经验留下真实的记录。

2 疫情防控工作档案资料管理的特征

（1）具有不确定与随机性。疫情防控工作档案资料的来源主要是疫情防控战线，因疫情变化而变化，导致相应档案收集具有不确定性和随机性，影响制约相关档案的收集。（2）具有广泛且分散特点。疫情防控档案资料来源涉及的领域多、范围广，分散在社会各个领域、行业和部门，既有官方的抗疫文件资料，也有非官方的抗疫纪实，给资料系统收集带来挑战。（3）具有类多和量多特性。疫情防控是一项系统工程，涉及面非常广、影响力非常大，在社会各领域和方面交叉重叠，表现形式和内在结构也形式多样，这给相关档案的规范化和集约化收集整理带来许多挑战。（4）具有间接性和非线性。新型冠状病毒感染的肺炎疫情是一种传染性极强的传染病，社会都集中精力投入抗疫攻坚的态势，档案收集工作易被忽视，导致档案资料收集整理很难齐全。基于以上原因，新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作档案资料管理工作任务很重、难度很大，面临不少困难和挑战。

3 抗击新冠肺炎疫情下疫情防控档案的收集与利用方法

3.1 建立健全疫情防控档案保护机制

建议从顶层设计上进一步明确档案部门参与重大突发事件的方式手段，将档案保护工作纳入防控工作总体部署，纳入重大突发公共卫生事件应急预案。一方面既可以确保疫情防控期间的档案得到最大程度的保护，保证疫情档案的系统性完整性，另一方面也可以发挥档案的基础支撑作用，提高突发事件的应对处置能力。比如，在武汉火神山医院建设工作中，“非典”时期的北京小汤山医院设计方案由北京中元国际工程设计研究院，在78分钟内就将相关设计和施工图纸提交给武汉中信建筑设计院，为火神山医院迅速建成做出了重要贡献。

3.2 组织线上建设项目档案培训，夯实建设项目档案管理基础

针对节后即将面临的大面积复工情况，公司及时通过钉钉工作群开设网络视频“云讲堂”组织在线培训，为公司800余名电网建设项目参建单位工作人员“讲重点、划规范”，警示项目档案质量通病，讲解复工复产档案管理重点注意事项。特别针对当前疫情防控现状，讲解疫情期间防控工作文件归档范围，强调防疫文件材料、照片、录音、录像等收集和归档工作。同时，公司还利用“问卷星”小程序开展在线学习测试，促进参陪人员复习巩固归档关键点，明确在线归档流程，提升线上培训效果。

3.3 提供线上档案服务，建立线上档案应急联络机制

疫情防控期间，国网平度市供电公司暂停纸质档案借阅利用改为网上查询、借阅、利用。档案管理人员及时向各部门宣传档案在线借阅利用流程，并最大程度简化档案利用手续。同时建立与各部门兼职档案员应急联络机制，通过微信，钉钉、QQ等网络社交平台实行“24小时在线”服务，确保为疫情防控提供第一手材料。通过线上查档，公司为青岛平度市百胜医疗器械有限公司助力生产、疫情防控提供110kV、35kV输变电建设项目档案89卷、256件、工程图纸18套，为第一时间确定保电方案、助力企业满负荷生产，保障疫情防控提供了档案支撑。

3.4 跟踪收集，全力保障疫情防控档案的完整性、原始性

疫情防控过程中形成的部分业务资料是疫情防控档案的重要组成部分，主要包括疫情防控中科研机构和人员攻关疫情防治形成的过程性记录和数据、新闻媒体在直播和采访过程中的相关纪实资料、医护人员在疫情抗击中形成的工作笔记、社会各界的捐赠记录等。为避免在疫情防控档案收集过程有所疏漏，在突发疫情文件材料形成的第一时间，档案部门应跟踪收集管理，以确保突发疫情档案的真实性、完整性、原始性，保障疫情防控档案应收尽收，维护档案原貌。

3.5 全面部署安排

疫情防控期间，市委主要领导就疫情防控档案收集作出批示安排，市政府主要领导在市政府专题会上对疫情防控档案特别是实物档案收集利用提出要求，市政协主要领导多次强调要为全市疫情防控工作研究总结提供档案参考，市委分管领导召开会议部署推动疫情防控文件材料收集工作。市政府分管领导率市档案部门负责人赴雷神山医院实地督导。市指挥部、市指挥部综合组、市委机要保密和档案局印发了《关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案工作有关问题的通知》《新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作方案》《全市新冠肺炎疫情防控文件材料收集归档工作实施方案》《武汉市疫情防控指挥部综合组文件材料收集归档管理工作方案》等文件，明确了疫情防控档案工作的路线图、任务书和时间表。

3.6 开展多途径征集

第一，利用爬虫技术捕获以网络资讯为主的网页档案，辅以邮箱、微信等方式，甚至是打造专门的APP来征集疫情期间形成的照片、录音、视频等档案材料。对于防控工作中形成的表彰证书、条幅、笔记等实物，暂时可通过拍照扫描的方式予以归档，待疫情结束后再进行征收。第二，档案部门在要求各单位及时报送应归档档案的同时，应主动深入到一线了解工作进度，提前介入、上门征集，确保文件材料的齐全完整。第三，合理寻求社会力量，委托档案外包服务机构负责征集。同时，档案部门应加强对征集人员专业知识、技能以及医学素养的培训，加强职业道德和责任感教育，减少因为人员素质的问题出现应归未归、错归乱归的现象。

3.7 建立一个信息平台推动科学化支撑

加强档案管理信息化建设，加大资金投入力度，提高档案管理软件和硬件设备，购置适应现代信息化办公要求的各种设备，健全信息化办公技能培养体系，提供便捷的查阅系统，切实发挥档案工作对服务经济社会发展的基础性作用。同时加强互联网信息安全，建设坚固的网络防火墙以及内部访问控制机制，降低网络入侵引起的资料丢失信息泄露，确保档案资料的安全性。

4 结束语

档案是我国各项事业发展的基础，档案管理必须适应新时代新要求，加强对新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控档案工作，是党和人民对档案管理工作的要求，满足了人们生产和生活的需要，对于推进社会治理体系和治理能力现代化建设具有十分重要的价值，必须遵循档案管理工作规律，主动作为、科学作为，为全面建成小康社会贡献智慧和力量。

参考文献：

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