企业合同管理系统功能设计研究

企业合同管理系统功能设计研究

王旭

天津广播电视台 300221

摘 要：随着世界经济一体化的形成，我国经济发展速度逐渐加快，与国际经济形成了一个循环趋势，致使企业对内加大生产力度，对外加强合作。也正是在这种大的环境形势下，企业合作产生的合同也越来越多。长期以来，企业合同都是采用人工管理的方式，随着企业合同数量的递增，人工管理的局限性越来越大，企业合同种类较为多样化，以人工处理方式进行管理，就会使得合同处理效率低下，浪费很多不必要的人力、物力、财力。所以企业合同管理系统功能设计就显得尤为重要，它使得企业合同管理系统化，在实现高效处理的基础上也促进了企业之间的进一步合作。基于此，本文就对企业合同管理系统功能设计的相关内容进行了一个较为详细的概述。

关键词：企业合同；管理系统；功能设计

为了加强企业之间的合作关系，保证双方合作能够有序开展，企业越来越重视合同管理业务，不少大型企业都逐渐建立了相对独立且集中的合同管理系统，以此更好的满足各级子公司的合同需求。通过构建企业合同管理系统，企业各级子公司、各部门可以对合同进行不同程度的查询和分析，针对不同业务需求展开针对性管理，实现合同业务高效化处理，使双方企业的合作更加密切。我们一般是基于网络技术的基础上构建合同管理系统，网络技术的功能延伸性比较强，可以不断完善优化合同管理系统，促进企业之间的进一步合作。

一、系统管理

企业合同管理系统的构建是一个综合性的过程，我们要考虑各个方面的影响因素，系统管理是构建企业合同管理系统的基础，在系统功能性设计阶段，要考虑基础信息与企业实际发展信息的对等情况，根据企业实际信息的变化情况及时修改系统功能结构和内容，这样可以更好的满足企业各个方面的合同需求，系统管理包括多个板块，主要有机构管理、角色管理、用户管理、权限管理。

（一）机构管理

机构管理主要是对系统进行分类，根据企业机构的属性和内部结构做出合理的调整，分类管理包括新增、修改、撤销、隶属用户等，企业可以采用的管理方式比较多样化，对合同内容有异议的地方也可以通过名称、代码、类型等信息随时对相关内容进行管理或修改，这样可以规避一些合同上的隐性问题。在机构管理的协调下，企业在实际发展中可以更好的对合同内容做出变更，相应的系统也会做出改变，改变的合同内容部分会及时更新到管理系统中。

（二）角色管理

在企业合同管理中，我们根据企业不同阶段的发展需求可以将用户角色进行一个鲜明的分类，不同的类别其合同属性是不一样的，主要有这六类：集团领导、集团法务员、单位领导、单位法务员、部门领导、部门业务员。根据不同的角色信息，我们设置的合同管理系统权限也是有所区别的，以权限分化的方式使企业人员在行使合同管理系统权利的时候能够更加全面的考虑合同内容，做出更为正确的决定，能够将其应用到实际操作过程中。

（三）用户管理

用户管理主要是对系统登录进行一个权限设置，企业合同涉及的内容具有一定的保密性，在用户登录系统的过程中，我们需要根据企业设置权限的方式，对登录用户的登录名、密码、姓名、所在机构、职务等信息进行全面的审核，确认好信息之后，分化角色，然后获得相应的系统角色权限。

（四）权限管理

权限管理主要是对合同内容进行类别分化，根据企业的合同标准对不同的合同划分等级，正常情况下，一级合同主要是技术类、采购类、工程类；二级合为买卖合同、租赁合同、仓储合同、委托合同、建设工程合同；三级合同为物资采购合同、配件采购合同、销售合同。根据不同的合同类别对其设置不同的登录权限，以角色划分的方式让企业用户登录系统，根据划分的权限进行不同程度的操作。

二、基础信息管理

（一）合同范本管理

合同范本管理是为了进一步规范合同标准内容，使合同内容更加贴合管理系统，与开展的流程相对应。这个主要由公司管理层人员负责，根据双方业务需求创建合适的合同规范性文本，确定好合同内容大致的框架，可以减少很多不必要的烦琐流程。合同范本管理并不是片面化的，它具有更深层次的运用，很多大型企业每年的合同签收量都是一个巨大的数值，如果表面化的合同规范输入，这样并不能达到预期的效果，难免会出现合同漏洞和不平等的合同条件。合同范本的管理需要多方面人员共同参与，由公司法律事务部牵头，主要看合同内容是否符合法律标准，双方涉及的合同内容是否存在隐性条约，对合同进行一个规范的处理和维护。

（二）合同相对方管理

合同相对方管理主要由业务员负责执行相关操作，根据对方所提供的信息对合同内容进行适当的更改，对方所提供的信息必须全面，不单纯局限于客户名称、注册地址、法人信息等，更需要对对方企业的综合情况进行全面的评估，涉及了对方往期合作的评估信息，根据信息内容做出合理的信任等级评估，以供系统管理人员参考。加强对相对方的管理是为了增强双方企业彼此合作的信任度，为双方企业的长期合作打好基础。

（三）合同信息登记

信息登记由单位法务员负责，当合同信息收集得差不多的时候，我们就需在收集的信息中提取有效信息文本，将这部分信息文本输入到系统中，然后进入信息审批阶段，这些信息内容都是合同中较为重要的一部分，主要由企业各部门领导人员负责审批。在审批阶段，如果发现提交的信息内容有不符合规定标准，或者审核人员对信息内容存在异议的，法务员可以在录入时添加备注或者录入审核意见，便于后期合同的有效修正。

（四）合同变更

正常情况下，合同签订之后是不会随意更改的，但受客观因素和经济利益因素影响，部分合同可能存在变更情况，当合同内容变更时，相关子单位和企业要对系统进行及时的调整。合同变更要做的准备工作比较多，首先需要填写变更申请表，说明需要变更的合同详细内容，还有变更理由。如果需要解除合同，需要经过一系列的审批和后果评估，提交相关申请后，系统会自动反馈给高层管理人员，由管理人员进行定夺，最终确定合同变更。

（五）合同归档

合同归档是在对已经履行完毕的合同进行统一管理，由相关管理人员将合同内容录入信息系统中，根据归档流程的标准一步一步来。归档结束后，要根据归档的时间和履行完毕的时间生成一个管理报表，对合同管理报表进行综合的分析，企业根据报表分析结果，可以在系统中查询到与各个单位之间的合作情况，在后期合作中也可以更好的做出合理地决定。

结语

企业合同管理系统功能设计是一个综合性的过程，要综合考虑各方面的影响因素，主要以合同信息为管理主线，围绕合同管理流程进行设计，将其应用到实际中，使企业管理更加标准化，双方企业的合作更加高效化，减少了不必要的操作流程。

参考文献

[1]浦冬梅，刘必渝，程超.企业合同管理系统架构设计与实现[J].北京：北京工业大学，2018（26）：54.

[2]裴勤锋，刘光辉，朱志伟.装备采购合同监督风险管理研究[J].企业技术开发，2018（1）：28.

[3]邵春燕，安琪飞，何海莹.国有企业合同管理系统的设计与实现[J].合同管理系统，2017（27）：12.