卫生计生监督档案管理现状与改进的建议探讨

卫生计生监督档案管理现状与改进的建议探讨

刘丽红

张店区卫生和计划生育综合监督执法局 山东省淄博市 255000

摘 要：随着卫生计生监督工作不断发展，卫生计生监督档案管理工作的重要性开始逐渐显现。卫生计生监督的档案指的是卫生计生监督部门进行卫生行政许可和卫生行政处罚等行使职能的活动记录，是真实信息，保存的价值很高，可以成为卫生监督部门进行执法工作的参考依据。本文将对卫生计生监督档案的相关概念与意义进行深入分析，之后根据分析结果对卫生计生监督档案管理工作现状和改进建议进行简要阐述。

关键词：卫生计生监督；档案管理；现状分析；探究讨论；改进建议

随着我国社会经济的高速发展，人们的生活水平和质量正在不断提升，这就让国家的卫生计生监督管理工作需要自身的工作质量，以满足社会发展和群众生活的实际需求^[1]。卫生计生监督档案管理工作是卫生计生监督工作的重要内容，我们对其的重视程度正在不断提升。但是，我国的卫生计生监督档案管理工作在实际工作中出现了各种问题，造成这些问题的原因比较多，这些问题阻碍了卫生计生监督工作的整体发展和完善，因此，我们一定要完善卫生计生监督的档案管理工作，提升卫生计生监督工作的有效性。

1. 卫生计生监督档案管理的意义

卫生计生监督档案指的是监督部门在进行卫生行政许可和行政处罚等工作时记录的实际活动信息，是行政执法全过程的重要工作内容^[2]。卫生计生监督档案拥有良好的使用价值，不仅可以提高卫生计生监督部门的工作效率，还可以帮助他们建设更加科学的管理方式，让卫生计生监督工作变得更加规范，因此，我们要明确卫生计生监督档案在卫生计生监督工作中产生的影响和重要价值。价值主要体现在以下几个方面，首先是卫生计生监督的档案中会记录大量的数据信息，可以对执法活动进行完整且精准的记录，我们可以根据实际的记录情况找到执法过程中存在的各种问题，不断完善监管的措施，为提升卫生计生监督管理工作的水平提供可靠依据。其次，卫生计生监督档案可利用非文字和网络平台等信息记录方式进行卫生计生监督部门执法活动的记录工作，从根本上提升卫生计生监督工作的整体工作效果和效率。最后，卫生计生监督档案可以对卫生计生监督工作的工作情况进行长期地整理与信息的保存，可以有效提升档案信息的使用效率^[3]。

当前，卫生计生监督档案管理工作中依旧有很多问题需要解决，例如，卫生计生监督的档案管理工作方法比较陈旧，并不能跟上社会发展的步伐，无法满足发展需要。卫生计生监督档案管理工作中使用的基础设施没有及时更新，卫生计生监督档案管理没有实现规范化建设等。由于卫生计生监督档案在卫生计生监督工作中产生重要影响，因此，我们一定要针对这些问题制定解决方案和改进计划，让卫生计生监督的档案管理工作展现出应有的价值，推动卫生计生监督工作向更加规范化和科学化的方向发展。

2. 卫生计生监督档案管理现状

（一）管理方法不够先进

有很多卫生计生监督部门在进行卫生计生监督的档案管理工作时依旧使用传统的工作方式，在档案整理与归档工作中使用手工记录的方式，这种工作方式并不能处理卫生计生监督档案数据逐渐增多的情况，会对卫生计生监督工作的工作效率造成严重影响，影响资料的准确度，减少资料的利用价值，导致卫生计生监督档案资源实用性大大降低。另外，随着社会对卫生计生监督工作越来越重视，卫生计生监督档案工作需要记录的数据变得更加庞杂，这种发展形势下使用传统工作方式已不能满足发展需要，不重视计算机的应用和云数据储存技术的使用就会让卫生计生监督档案管理的工作事倍功半。

（二）档案管理工作基础建设水平不够

在卫生计生监督档案管理工作中，导致基础建设水平不强的原因较多，有些地区的卫生计生监督部门使用的办公场所面积不大，条件一般，经费不多，这就让他们不能拿出足够的资金建设基础设施，这会对卫生计生监督档案管理发展造成严重影响。还有些卫生计生监督部门并没有建设专门的档案管理科室，让卫生监督员负责档案的管理工作，这些人员往往身兼数职，没有足够的精力进行卫生计生监督档案管理工作的建设，这对卫生计生监督档案管理工作的稳定发展产生不良影响。

（三）管理工作人员的专业素质不强

有很多卫生计生监督档案管理工作人员并没有具备较强的档案管理知识，大部分的档案管理工作人员身兼数职，不能明确自身的职责、不能及时保存档案信息、使用的管理方式也比较陈旧^[4]。这种情况就导致档案的管理人员不能进行科学系统的管理工作。主要体现在档案管理工作人员没有较强的责任意识、工作态度不积极、没有具备专业的档案管理知识、无法对档案的价值进行准确判断等。另外，现在的档案大多数都是电子档案，档案的管理工作者如果不具备现代化的管理理念很容易导致工作过程中出现电子档案丢失的情况，且信息收集和整理方式的不科学对导致档案管理工作的效率大幅度下降。

3. 卫生计生监督档案管理工作改进建议

（一）充分使用信息技术

随着科学技术的发展，信息技术已被广泛应用在档案管理的工作中^[5]。想要让卫生计生监督工作更好地发展我们就要让现代的信息技术有效使用在档案的管理工作中，让这两者实现有机融合。让档案管理工作实现信息化的方式就是将传统的实体保存方式变成以数字信息为主的管理方式，这种信息管理方式可以利用计算机处理信息的优势在很大程度上提升档案信息的处理效率和使用效率。在档案管理工作中使用信息技术，我们就可以利用信息管理的软件将卫生计生监督的档案资源进行全面整合，让档案管理的过程实现数字化发展，进而建立专业的数据库和多媒体资源库。我们一定要利用互联网对数据库的资料进行备份工作，做好保险工作可以防止数据丢失造成的严重影响，我们还可以利用计算机进行档案的统计和分析工作，提升工作效果和效率，为档案管理工作人员提供便利，节省时间成本。

（二）提升档案管理工作人员的专业能力

信息化技术虽然可以提高档案管理工作的工作效率，但操作工具和技术的工作人员才是决定档案管理工作是否有效的关键，工作人员需要使用信息化技术对档案资料进行整理、保存与管理工作^[6]。卫生计生监督的档案管理工作不仅要科学，还要具备专业性，因为档案管理工作并不是对资料进行简单的管理，还要对各种资料进行整理和分类，这就要求档案管理工作人员需要拥有较强的主观能动性。在员工的技术方面，卫生计生监督部门要定期组织管理工作人员进行专业能力的学习，使工作人员拥有一定的计算机技术和处理信息的能力，让卫生计生监督档案管理工作人员明确档案的重要性，激发工作人员的责任意识。

结束语：

综上所述，卫生计生监督的档案管理工作需要我们长期建设的系统化工作，这项工作不仅可以有效提升卫生计生监督工作的工作效果和效率，还可以为卫生计生监督事业的发展提供良好的助力。因此，卫生计生监督的档案管理工作要实现规范化管理，让科技信息化技术与管理工作进行良好融合，保障卫生计生监督的档案信息是完整的、安全的和有效的，实现档案信息的合理使用。档案管理的工作人员一定要通过学习不断提升自身的综合素质与管理能力，提升档案管理工作的工作水平，从根本上提升卫生计生监督工作的服务质量。

参考文献：

[1]郑其武.信息化背景下卫生监督机构档案管理工作探究[J].传媒论坛,2020,3(23):112-113+115.

[2]陈历平.新时期卫生计生档案管理分析[J].办公室业务,2020(09):96-97.

[3]于晓庆.卫生计生综合监督执法档案信息化建设问题分析[J].黑龙江档案,2020(02):109.

[4]张军.信息技术在卫生计生监督工作中的实践与探讨[J].现代经济信息,2019(20):87.

[5]尤晓华.关于加强卫生计生监察执法档案管理的思考[J].兰台内外,2019(24):65-66.

[6]彭艳玲,张艳军,丁伟明等.执法档案管理及信息化工作机制探究——以卫生计生综合监督机构为例[J].办公室业务,2018(18):72-73.