无纸化办公下的医院电子档案管理

无纸化办公下的医院电子档案管理

卿雄平

湖南省邵东市人民医院 422800

摘要：随着时代的快速发展，我国对各项社会工作也提出了全新要求，其中医院档案管理工作对医院的健康发展具有重要影响。传统档案管理工作模式相对比较繁琐，而且纸质档案还容易出现损毁、丢失等问题。对此，需要在医院档案管理工作当中合理运用无纸化办公模式，从而全面提升医院档案管理水平。本文针对无纸化办公下的医院电子档案管理进行分析，介绍了无纸化办公模式的概念，探讨了无纸化办公的优势，并提出具体的电子档案管理措施，希望能够为相关工作人员起到一些参考和借鉴。

关键词：无纸化办公；医院；电子档案管理

在医院发展过程当中，档案不仅记录着医院发展历史，而且对医院各项管理工作的开展也具有重要意义。而随着我国科学技术的快速发展，信息化技术在各行各业当中已经得到了有效应用，通过将其在医院档案管理工作当中进行运用，诞生了无纸化办公模式。具体而言，无纸化办公下的医院电子档案管理工作模式不仅可以保证办公的环保性，而且还具有十分显著的应用优势，需要医院对该种管理模式进行充分运用，以此来有效提高档案管理工作质量，从而促进医院的健康发展。

一、无纸化办公模式概述

无纸化办公模式主要是指实际办公过程当中，在不需要纸张的情况下来有效完成各项工作。在具体运用该工作模式时，需要各硬件、软件和通信网络的有效配合，从而使人员产生全新的工作体验。此工作模式不需要对传统办公纸张进行使用，因此可以使资源得到有效节省，具有明显的环保作用。与此同时，无纸化办公模式还可以使工作效率得到有效提升，并运用信息化技术来有效收集、整理和存储相关信息数据，使档案资料的整体管理水平得到有效提升^[1]。

二、无纸化办公的优势

（一）节省存储空间

传统档案主要为纸质档案，在具体保管时不仅具有相应的时限要求，而且会对较大的空间进行占用，这需要医院的档案库房具有足够空间，同时还对库房的温度、湿度等提出了较高要求。通过使用电子档案可以有效减少存储空间，而且还能够避免档案资料出现损毁、损失等问题。

（二）便于保护史料

档案往往具有一定的历史意义，因此需要永久进行保存。特别是针对那些历史比较悠久的档案资料，由于档案材质、存储年限、存储条件等方面的影响，进而导致部分档案资料出现破损、字迹不清、风化等问题，无法有效发挥档案资料的利用价值。而通过对电子档案进行使用，则可以避免由于档案的频繁使用，而出现原件破损问题，使原始档案资料得到有效保护。

（三）便于整理保存

对于传统纸质档案，往往需要采取人工的方式对档案资料进行整理、分类、归档、立卷，因此需要耗费大量的时间和精力，而且还容易产生遗漏、错误等相关问题，降低了档案资料的管理工作质量。而通过对档案信息化管理模式进行应用，相关管理人员可采用计算机程序来有效实现档案资料的归类和存储，优化档案管理流程，使档案资料在整理和管理等方面的时间、精力得到节约。

（四）便于查询利用

在医院的日常运营过程当中，会有大量档案资料产生，而这些档案资料需要有效进行查询和利用。针对传统档案管理模式进行分析，在对相关资料进行查询时，需要采取人工检索和查询等方式，因此往往耗时耗力。而通过运用电子档案管理模式，则可以有效利用计算机程序来使上述任务得到执行，具体需要在管理系统当中输入关键词，系统可准确筛选需要查询的内容，及时为管理人员提供相应的档案信息，这使档案管理部门对档案资料的查找压力得到极大降低。而针对无需保密的档案，相关档案管理人员和使用者则可利用互联网技术来进行具体的查询和利用，这使档案资料的利用效率得到有效提升^[2]。

三、无纸化办公下的医院电子档案管理措施

（一）构建信息化档案管理平台

在具体应用无纸化办公模式时，医院需要对档案管理工作进行有效强化。具体来说，在档案管理工作开展期间，需要合理构建出完善的档案管理平台，以此来进一步创新档案管理工作的具体方法。首先，医院需要对档案管理工作加大支持力度，并在资金方面增加投入，从而强化计算机等设备设施，与此同时还应对现代化档案管理系统进行引进，有效结合软件和硬件，使医院档案管理的信息化建设水平得到有效提升。其次，需要合理完善和优化信息档案管理平台功能，不仅要有效收集、整理、查询档案资料，还需要利用大数据技术来优化整合档案资源库。通过对大数据技术进行有效应用，可以精准化处理和分析相关档案资料，从而有效保证信息质量，为相关工作开展提供更为便利的档案管理服务，使档案信息数据具有的真实性和准确性得到全面提高^[3]。

（二）完成纸质档案向电子化档案转化与衔接

在医院电子档案管理模式的实际应用过程当中，需要有效实现纸质档案向电子档案的转变。具体而言，在相关管理工作开展过程当中，一方面需要对电子档案加强管理，另一方面，还应使纸质档案管理工作得到强化，从而使纸质档案和电子档案能够有效转化和衔接。在医院经营发展过程中，文书资料和纸质档案相对较多，在将这些档案转化成具体的电子档案时具有较大工作量。因此医院内部档案管理人员需要合理制定衔接制度，并采取有效的管理方法，分批次的将纸质档案转化为电子档案。除此之外，还需要全面审查档案资料完整性，对现代化扫描仪器进行使用，从而实现纸质档案成像，保证相关图像的清晰性和完整性，有效提高电子档案的利用价值。

（三）完善安全管理体系

在信息技术的发展过程当中还存在一定限制，因此在医院档案管理工作当中应用无纸化办公模式，需要进一步加强电子档案的安全管理。具体而言，由于信息化档案在安全方面还存在一些不足，因此在实际应用过程当中容易出现档案损毁、修改等情况，进而对电子档案的完整性和真实性产生影响。对此，在医院电子档案管理工作当中，需要制定出完善的安全管理体系，确保能够有效保障信息化档案具有的安全性。相关档案管理人员在实际开展管理工作时，需要对原始信息、原始档案等进行备份，并设置具体的防护措施，从而避免电子档案出现损毁问题。此外，相关工作人员还应设定相应的应急预案，从而在有意外情况发生时能够有效应对，避免造成严重的档案损失问题。

（四）提高医院档案管理人员综合素质

在医院电子档案管理工作模式当中，对相关工作人员具有较高的要求，因此医院在实际运用无纸化办公模式时，需要对档案管理工作人员具有的综合素质进行有效提升。首先，相关工作人员需要掌握计算机专业方面的理论知识和技能，这需要医院对人员开展专业培训工作，从而有效提升档案管理水平。其次，应对档案员工作会进行定期召开，探讨在实际工作中遇到的问题，并共同制定解决对策，从而有效保证电子档案管理工作质量^[4]。

结束语：

综上所述，随着我国信息化技术的快速发展，在医院当中需要对无纸化办公模式进行有效推广和应用，从而为医院的经营管理发挥重要作用，全面提升医院档案管理水平。而在具体应用电子档案管理模式时，相关医院管理人员需要合理构建信息化档案管理平台，做好纸质档案向电子档案的转化，并建立起完善的安全管理体系，有效保障档案资料的安全性，同时还应针对管理人员的综合素质进行有效提高，从而充分发挥出电子档案管理的应用优势，提高医院档案管理工作质量，保障医院的健康发展。

参考文献：

[1]于斌.无纸化办公下的医院电子档案管理探究[J].信息记录材料,2021,22(04):170-171.

[2]陈达,王朴珍.OA无纸化办公环境下的电子档案管理分析[J].信息记录材料,2021,22(03):26-28.

[3]陈丽.无纸化办公模式下医院档案管理新探索[J].管理观察,2019,14(36):173-174.

[4]朱文澍.现阶段无纸化办公条件下的电子档案管理研究[J].办公室业务,2018,17(07):63-64.