新时期档案馆藏资源建设途径分析

新时期档案馆藏资源建设途径分析

孙志敏

山东省潍坊市坊子区档案馆

【摘要】 社会发展今年迈入新时期，档案馆的功能定位要有所转变，过去以藏为主，以管为生的工作模式，要转变为管藏并重，以用为生的新的模式。简而言之，就是要做好档案资源的管理和保存，以提供有效档案信息资源服务促进档案馆的生存发展。用丰富齐全的档案信息资源，涵盖新时期下的电子档案、新媒体档案和各种数据形式，安全保存好、记录好社会发展的伟大进程。

【关键词】 新时期；档案资源；建设

新时期新任务，社会各项事业都面临着转型和突破发展的新课题。档案馆是国家档案事业的基础工作承担者，要立足自身馆藏优势，跟进新形势发展要求，强基础求突破，以时不我待，争分夺秒的责任感和紧迫感，加强自身馆藏档案资源建设，为社会各工作的顺利开展提供支持。

一、新时期档案资源建设的重要性

（一）传承优良文化。档案具有传承性和历史文化性，这两个属性就决定了做好档案资源建设就是传承优良档案文化。档案跟随社会发展，从遥远的远古时期，到高度发展的现代新时期，全过程记录和见证了社会的发展，是社会发展的客观真实记录，承载了真实的精神文化精髓。加强档案馆馆藏档案资源建设，就是将历史传承和遗留给我们的伟大文化财富保存好，从而进一步开发使用好，从我们这些极具智慧的灿烂文化中汲取更多的文化养分，打造和培育好新时期下的文化资源，推动全社会的文化发展，增强民族的文化自信，提升人民文化素养。

（二）服务社会发展。社会始终处于不断变革发展的状态，并且随着发展一些新的发展需求和要求就会出现，这为社会各个行业也提出了新的发展方向。社会进入新时期和新的发展阶段，信息化成为一种新的社会发展形态，而信息化形势下信息资源成为发展的资源。档案是由各类信息形成的历史产物，承载有各种丰富的信息资源，属于现代数据资源的重要组成部分。社会的发展需要各方面的共同支持，新时期加强新时期档案资源的建设，要发挥自身优势，可以把更多更有价值的档案信息进行开发和利用，从而更加便捷，更为全面的提供给社会利用，助力经济效益和社会效益双提升，服务社会更高质量发展进步。

（三）解决民生难题。社会进入新的发展时期，民生问题成为社会发展更为关注的内容，围绕服务民生，提升百姓生活的幸福感成为社会发展的必然要求。档案是真实的记录凭证，特别是一些民生档案，是在服务民生工作中直接形成的原始记录，要以民生服务为导向，更加关注民生需求，要强化民生领域建档工作，以为人民解决问题和困难，注重与人民工作生活、个人利益密切相关的档案，如各种待遇落实、医疗教、土地、劳动关系、家庭婚姻、教育、卫生等方面档案形式的记录和留存，这为解决民生纠纷，落实个人待遇，解决证据性的个人难题方面都会发挥重要作用，提供唯一性佐证资料，发挥档案馆民生服务保障功能。

二、新时期档案资源建设的途径

（一）加强新兴档案资源的建设管理。一要加大电子档案的收集管理。随着现代办公系统的全面普及使用，各种内容的电子档案不断产生，这是新时期下的一种新兴档案资源，与其他形式档案共同组成了新时期的档案资源集合体。档案馆要在进一步明确电子档案收集范围，确保电子档案真实可用的前提下，规范接收进馆程序，采用离线或在线以及专用档案通道形式，将属于电子档案组成部分的电子文件，元数据连同有关附件资料一起接收进馆。二是加大馆藏纸质档案的数字化进程，这是新时期档案资源建设的新要求。历史原因，各档案馆所存档案历史久远，纸质载体形式或多或少出现退化破损现象，将这些存在安全保管隐患的档案进行数字化管理，可有利于档案的长久存放，有效延长馆藏档案资源的使用寿命。三是建设档案馆对外网络服务平台。新时期要积极发挥档案馆藏资源，更好地提供利用服务，就需要建立完善的档案现代化网络服务系统，既可以将各个档案馆的档案资源进行优化组合，促进档案馆之间馆藏资源的共享共建，又可以实现档案资源的网上远程查阅使用，形成新的档案资源利用服务网络体系。

（二）打牢传统的档案资源建设管理基础。传统的档案资源建设方式方法虽然简单，但是仍然有其存在和使用的价值，仍然是新时期档案信息资源建设的主要途径。一是规范档案接收工作。档案馆所存档案较大部分是通过接收方式进馆保存的。接收工作要明确收集范围，也就是要搞明白哪些单位的哪些档案应该接收进馆保存。还要做好接收前的准备工作，各进馆单位要按照档案馆的要求整理好档案，形成档案全宗卷材料，做好检查清点工作，与档案馆协商约定好具体进馆时间，确保程序进行，确保进馆档案质量。二是做到接收档案齐全完整。档案接收进馆除了纸质办公文件类档案外，其它如磁带、奖杯、证书、图片等各种形式的档案资料也要接收进馆，对于具有查考价值的档案材料也要进行检查判定是否属于进馆范围，防止档案的遗漏散失，保持进馆档案的体系性和完整性。三是档案馆要注意主动形成档案，如根据有关规定，档案馆专业技术人员可以提前参与一些本地的重要活动和突发事件处理工作，及时收集、自身拍摄整理形成档案，及时归集入馆，作为档案馆档案资源的有力补充。

三、新时期档案资源建设重点关注的问题

（一）档案资源的安全管理问题。档案资源含有重要的社会和工作及个人信息，有些信息并不在完全对外公开的范围之内。因此加强这部分档案信息的安全管理就显得尤为必要，这也是档案资源管理应重点注意的问题，特别是新时期，档案信息资源借助互联网和信息技术，信息的利用传输变得异常快速，一份文件几秒钟就可以通过网络数据形式传送到地球任何一个角落。这就需要加强档案实体和数据库档案数据的全程监管，防止档案利用的随意性，以及误判误用，人为因素、非正常访问、数据修改等各种安全管理风险问题的发生，以免给档案资源管理带来安全隐患，造成无可弥补的损失。为此，档案馆要严格落实档案管理的各项规定和安全管理措施，做好技防人防共同防范，将各种安全隐患问题杜绝于外。

（二）加大电子文件收集力度。新时期电子文件成为信息化系统办公的支撑和产物，这是一种全新的文件归档方式，这些电子文件如同我们纸质档案一样也是在工作中随时产生，但它因为自身形态属性又区别于纸质档案的收集管理方式，纸质档案形成后会以实体形式存在，而电子文件如不去及时收集归档时，它将会不容易发现，它是数字的形式，没有所谓的实体形式，因而容易在归档时遗漏。因此，要按照电子文件归档管理要求开展相关归档工作，明确电子文件归档格式和文件收集范围，对一些业务性电子文件要做好归类收集，做到及时全面收集，防止电子文件于“无声无形”中隐藏消失。要对电子档案的完整程度进行检查，确保收集元素的齐全，通过完整的电子档案基础信息，发挥好其价值作用。

（三）实行档案和办公系统数据通用标准接口。目前，档案馆和各办公部门都各自设有自己的业务数据系统，包括办公平台、系统软件、数据库格式、网站系统等，各系统的数据传输接口有所差异，导致档案馆信息数据管理系统与各单位办公数据系统在接口方面存在无法兼容通用的问题，影响了档案信息资源建设的共建共享发展。因此，及时采取技术措施，对已经运行的各系统平台接口进行增容扩展，做到与当地档案馆信息传输链接互通，对于在建的单位办公系统平台，档案馆要事先与其进行沟通，提出数据交换接口要求和技术标准参数，让系统使用运行后可以与档案部门系统相兼容一致。同时，档案馆要从档案专业技术管理的角度，对各系统电子文件的数据格式、接口规格、数据结构、元数据生成以及存储形式等提出要求，统一标准，为以后电子文件的顺利归档提供长远规划保障。

新时期，档案管理工作要以全新的管理理念，更为积极地的工作态度，全面融入到新时代发展的潮流之中，由封闭转向开放，由传统到现代，由适应到引领。要立足于持续强化传统档案资源建设的根本方式，不丢弃不放弃，并用于创新更为 适应现代化发展要求的档案资源建设管理新模式，与新兴技术相结合，更加有力的促进档案馆档案资源建设，工作提质增效，以齐全丰富的档案信息资源服务推进社会发展振兴。

【参考文献】

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