大数据时代下档案数据管理探讨

大数据时代下档案数据管理探讨

陈素冬

湖南琴海数码股份有限公司 湖南省长沙市 410000

摘要：近些年来，企业越来越注重工作模式的效益，为实现这一目的，要求企业在新时期应当注重资源利用，改变原有的工作模式，实现信息化、技术化操作模式。本文在现代背景下分析了如何整合档案数据，新时期档案数据的主要特征等等，并深入分析了开展档案数据管理的有效方式，希望可以促进大数据时代信息技术的快速发展。

关键词：大数据时代；档案数据；管理

引言

随着经济的快速发展，大数据一词被人们重新提及并进入到人们的生活当中。专业领域将信息时代中所存在的海量信息成为大数据，将与信息相关的数量信息来重新命名。近些年来，我国针对于大数据的利用出台了很多政策。在此背景下，信息领域中需要深入研究档案数据这一话题，分析如何有效开展档案数据。企业要想获得核心的竞争力，不断创新企业内在的创新度，就需要引入先进的档案数据管理方式，有效实现信息管理的现代化转型。

1 大数据背景下档案数据的概述

1.1档案数据的内涵

档案也可以作为数据的一种，但是档案与一般数据本身之间存在一些差异。档案数据主要是通过数据单元所体现的，由不同的独立数据单元结合而成。从保存单元这一角度来看，档案主要是按照独立文件进行分类再进行保存的。文件不是计算机文件，而是具备独立的内容结构和意识背景的记录之一。因此，档案文件可以被简称为单独意义上的数据结合。在后续归档过程当中，数据归档的话可以让档案的排布更加符合逻辑关系上的严密性，提升归档的精细程度^[1]。在新时代背景下，档案数据的特征进一步被拓宽。按照DIKW模型所阐述，数据在加工以后会变成一种可视化信息，然后通过对于数据的总结和筛选，搭建知识体系。在大数据时代，新的数据挖掘技术可以直接找寻到数据本身的内容，跳过信息筛选这一层面，寻找数据背后的智慧所在。在当前阶段，生活中常见的“知识化服务”也是深度应用了大数据时代档案数据的结果，在未来需要更好的开发以及利用，实现数据发展。

1.2档案数据的特点

首先，大数据时代档案数据时间覆盖范围久远。大数据在我国还处于初步发展阶段，还在逐渐发展，我们正在实现档案数据化的现代转变形式。从档案的数字保存形式到保存方式的改变都是一种时代进步的显现，需要关注更深层次的数据增值问题，这是渐进式的具体发展过程，其中涵盖的大量数字资源都应当结合时代特征来纳入到档案数据管理结构中，促进档案数据管理的发展。

其次，大数据时代档案数据覆盖的范围较广。一方面，现代所获得的电子档案数据一般都是对于传统原始档案的内容提取，其中包含了几个年代阶段的传统媒体文件以及大规模数据库，是从多元化的渠道中汲取内容再进行的筛选；另一方面，档案数据中涵盖了很多内容，不仅仅包含了背景结构和基础内容，还有一些在业务活动中产生的数据，还有一些已经存在但是没有纳入到数据结构中的暂时保管数据，比如说政府开放数据或者是对于档案馆所进入的人或者物感知的数据，其中涵盖了内部的环境情况、档案资源等等内容，对于促进大数据档案管理具有关键意义^[2]。

最后，大数据时代的档案数据呈现更为多样化。一方面，大数据时代档案数据形式更加多元化，所针对的对象不再是单一的，而是相互关联的系统单位要素。档案本身具备历史性，所以从某种意义上来说，保存档案本身存在一定滞后性。但是大数据时代档案数据形式不再拘泥于传统时间和内容，而是针对于数据本身来进行记录，可以是一个庞大的数据库，也可以是一个单一的信息推送。此外，档案数据内涵在当前获得了进一步的优化与提升，不仅仅跨越了年代对于数据记录的阻隔，还承载了以数据为单位的多元化结构性数据。

2 大数据时代档案数据管理的思考

2.1 技术角度思考

在当前阶段，正是创新技术研究新的档案活动的主要时期，在大数据时代，面对繁杂的档案数据，引进新技术可以有效优化数据结构，改变以往档案管理较难的情况。比如说，在应用多元化数据时，传统的数据关系库已经不能满足存储结构的需要，可以使用链接式程序来进行应用。在数据安全方面，为了完善数据使用的具体性能，可以采用仿真技术，利用环境信息等加入到这一环节当中，按照顺序去采集数据信息，保证数据可以快速手机，在调取时也比较方便^[3]。可以把可视化技术应用到档案数据分析环节当中，将档案按照标签进行分类整理和实际规划，便于改变布局调整形式。国外部分机构应用新技术时优化了数据管理的一些形式，但是对于新技术的应用和范围覆盖，还处于理论研究阶段，需要进一步探索。总的来说，在大数据时代引进新技术是未来数据管理的一个必然形式，但是其适应性还需要进一步研究，加深理论应用。

2.2理论角度思考

大数据时代，档案学与数据管理之间的影响是相互的，也是双向的反应，是动态式的信息管理储存结构。一方面，在大数据发展环境下，档案数据的内涵被进一步延展。从微观层面来看，学者们在新时代研究了新的档案数据原则和整理方式，并构建了新的管理原则。比如说，原有的数据保存归档形式已经不再适用于大数据时代档案的保存，鉴定范围需要进一步拓宽并延展，我们需要重新对于那些概念进行研究，展开理论性探讨。因此，在大数据时代，随着档案数据结构的进一步优化，需要完善档案数据管理形式，重新搭建档案管理理论体系。另一方面，数据管理与一些档案学管理的原则和理念相契合，可以应用档案学的方式更好的优化数据管理模式。比如说，在数据管理结构环节中，可以利用档案学原则确保数据是统一有效的，完整保留数据内容以及结构。利用文档和规则信息可以有效应用数字基础建设，这是促进档案发展和档案数据管理的重要形式之一。总的来说，在大数据时代，档案学原理可以全面应用到数据管理结构过程当中，更进一步的推进数据结构管理。

2.3实践角度思考

大数据时代，档案数据管理的主体覆盖范围越来越全面、越来越多元化，各式各样的数据管理机构也就出现了。为了满足群众对于大数据时代的发展要求，档案部门与数据管理部门需要结合到一起，相互联合，借助资源优势和发展理念相结合。就如上边论述的结构数据一般，多个部门的交流合作一定会成为未来数据档案管理的发展趋势。在实际操作过程当中，很少考虑到数据管理时对于档案的具体要求，而只是按照表面情况，对其进行了简单分类，这就影响了档案学内部的逐渐发展，需要在未来深入研究并不断探索。大数据时代，档案管理和数据管理两个概念互相交融，相互影响，应当寻找一种妥帖有效的管理形式，有效衔接其内部结构，便于档案进行归档整理^[4]。除此以外，还需要按照部门要求，保存数据的原始形式，确保内在具有联系。

结语

大数据时代，新技术的引入可以给人们的生活带来更多便利，也可以帮助档案数据优化管理形式，但是还需要进一步研究其应用性。档案管理理论和数据管理结合到一起，不断丰富了档案管理的内在边界。希望档案部门应当坚持主体地位，结合新兴数据体系，实现更好的档案数据管理工作。

参考文献：

[1]张建铭.大数据时代下的档案管理方式变革分析[J].兰台世界，2019（04）：33.

[2]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察，2019（04）：52-53.

[3]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2019（03）：79.

[4]于晓萍.大数据时代下档案管理的应对策略研究[J].兰台世界，2019（08）：120.