项目文档工作管理方法及经验探讨

项目文档工作管理方法及经验探讨

李娜

西安交通大学第一附属医院东院 陕西省西安市 710089

摘要：项目建设离不开文档资料的支持，文档管理工作是促进项目建设顺利进行的重要基础。因此，项目文档管理工作不仅要满足项目建设的需求，也要做到与时俱进，利用科学的手段开启文档管理工作的创新局面，为项目建设提供强有力的保障。本文依据以往的文档管理工作经验进行了简单的阐述，为提高其管理水平提供参考。

关键词：文档管理；项目建设；保障

引言：

随着项目文档作用的逐渐凸显，项目部也重视起了文档管理工作，并结合了实践经验进行了创新性的研究，以提高其管理水平。那么，如何做好文档管理这一重要工作呢？本文围绕这一问题进行了研究，具有一定的现实意义。

1.做好文档管理工作的重要意义

文档中所记录下来的信息是项目建设各阶段工作质量的真实反映，并且对之后的项目建设具有重大的参考价值。因此，提高文档管理工作水平势在必行。项目文档中的信息不仅十分重要，其内容涉及广泛，作用颇多。文档中的内容反映了项目建设的整个工作状态，包括各个环节工作中的数据收集、工作成果等等，无论是对工作人员的业绩评价还是为后期项目的进行都具有重要的参考意义。除此之外，企业还可以根据文档信息来掌握项目建设的进度，做出正确的决策，是项目建设中良好的辅助工具。

2.规范日常工作管理

2.1加强文档控制

文档管理工作应该有一个科学的管理程序，这样才能保证工作的规范性。项目建设中，无论是前期还是后期都会产生大量的信息数据，其信息的种类也与项目的复杂性具有密切的联系，受众多因素的影响，文档管理工作的难度水平较高。在这巨大的工作量中，管理人员不仅要对每一份文档进行严格的检验，还要遵守工作程序，避出现工作漏洞，如文件编码的编排、文件入档日期、分类、传达等等。

2.2建立文件跟踪机制

项目建设需要各个部门相互配合，在项目建设进行中各部门为了加强联系会进行信函传递活动，信函中含有大量的重要信息，为了确保信函往来的顺利进行及其安全性，文档部建立了一个相对完善的信函跟踪系统。另外，在跟踪系统中设置了文件跟踪搜索及查询文件处理状态的功能，以更好的了解文件的发展状况，保证信函的及时处理和回复。

2.3保证收集文件质量要求

1. 纸质文件质量要求

文件信息的重要性特点对管理工作提出了更高的要求，对于纸质版的文件来说管理程序相对复杂一些，文件一定要完整、真实才能发挥其对项目建设的积极作用。文档部应重视起文档保存、运用中的各项手续，确保手续的完备性。其次，对于形成文档时利用的纸张类型、质量等等都具有严格的要求。在保存的过程中也要留出充足的空间进行存放，避免对文件进行弯折。

2. 质量记录的要求

质量记录时要保证内容的真实性，同时记录工作要及时；确保其内容的清晰度，避免出现模糊、不易懂的现象；所记录的质量信息要符合标准要求，具有可实施性；记录的信息具有可追溯性；记录时用的笔要求是黑色或蓝黑色；若要更改内容，需要将原内容划去再进行更改，并写上更改日期和跟更改人的名字。

3. 电子文件的质量要求

电子文档的扫描格式及分辨率要求很严格，在扫描工作结束后还需要再进行一次检查质量，避免出现电子文件方向错误或者格式错误等问题。同时还要对电子文件进行分类管理，并按照严格的规范对电子文件进行命名。在电子设备上进行保存时，要进行加密管理，加强防盗系统的建设，避免被黑客入侵或者被外人偷看泄露信息。

3.如何做好项目文档管理工作

3.1立足法律规定，建立规章制度

文档管理工作不仅要满足项目建设的需求，还要保证在法律的基础上进行，做到依法守法，做到管理制度法制化。现如今，文档管理设备较为先进，其管理模式也在不断改变，要想立足于新时代的发展潮流中，就要结合现代发展的特点，对文档管理工作进行不断的革新。因此，文档部要立足于法律法规，创新管理制度，保证文档管理工作的先进性及规范性。

3.2加强文档数字化建设

1. 利用信息技术，建立文档数据库

纸质版的文档保存工作具有一定的风险性，对于保证信息完整度及安全度较低，因此针对文档数据加强信息化建设是非常必要的。首先，建立一个专门的数据库，在这一过程中，将文档中的信息全部输入到里面，建立分类和搜索功能，方便进行查询。为电子文档进行编码，在搜索查找时可以按照编码和名称两种方式进行操作。其次，可利用扫描仪对原版文档进行复制保存，保证文档信息的准确性。由此可见，建立数据库不仅有利于文档信息的永久性保存，还可以提高利用效率。

2. 建立项目部网站

文档中的信息只有被有效地利用，才能发挥其真正的作用。为了实现文档信息在企业内部工作中能够的到很好的运用，需要建立一个资源共享平台，在网站中工作人员不仅可以更加方便、快捷的寻找相关信息资料，同时上级也可以在网站上发布项目信息，保证各部门快速地获取消息通知，提高工作效率。

3.3加速文档管理的国际化水平

为了从广阔的角度汲取文档管理工作经验，企业可以通过多种渠道加强对国外企业的联系，互相学习、借鉴，将国外先进的管理手段进行加工，创建一个符合我国发展的新管理模式。可以通过观察以往对外交流时产生的文件记录，深入研究其文件流程及文档的注释，从而学习其优秀之处。

3.4加强文档一体化管理

1. 文档一体化目标

文档一体化管理是对文件生成到运用再到形成档案整个过程的全面掌控，在这一过程中要形成一个完整的管理体系。在对文档利用的整个过程中，不仅要对文件的处理工作形成一体化，还要监管各部门对文件的利用程序，实现文档在整个生命周期中得到全面的控制。

2. 文件、档案一体化管理技术要求

要想有效地实现文档管理的一体化，离不开信息技术的支持。利用信息技术可以减少传统管理模式中复杂的工作程序，并且提高了文档信息的安全性和运用效率。同时，档案形成方式也发生了变化。由此可见，信息技术有效地促进了文档管理一体化的实现。

结语：

综上所述，文档资料对项目建设具有重要的作用，做好文档管理工作是文档部应尽的责任。因此，文档部应该结合多年的管理经验以及实际需求，加强文档管理工作强度，从规范化、系统化、科学化的角度促进管理工作水平的提高，实现项目建设效益最大化。

参考文献：

1. 吴丹.公共管理视阈下文档管理理论与实践范式研究综述[J].北京档案,2012(07):9-13.

2. 李静.浅谈中港文档信息资源建设[J].机电兵船档案,2012(06):15-17.

3. 冶生福.基于文档一体化的文书档案信息化管理[J].办公室业务,2021(11):77-78.