科研档案管理与产品数据管理的协同探讨

熊涛

中国航空工业集团公司洛阳电光设备研究所信息中心，河南省洛阳市， 471023

摘要：本文通过将PDM系统的优势与这一系统与传统档案管理模式的不同加以分析，并对PDM系统与传统档案管理模式之间分别的应用范围与实际应用状况加以简述，希望能够对相关企业的档案与数据的管理工作可以起到一定意见上的帮助。

关键词：科研档案管理；产品数据管理；协同

引言：

如今，我国各行业在档案与信息的管理工作上都在朝着信息化的方向发展，很多行业都因为信息化技术的进步让行业的市场结构出现了部分的转变。这也说明了信息化对于各行业发展的重要性与必要性。其中，航空企业作为数据内容复杂的高技术型产业，在信息化发展中都选择引入了PDM系统。通过PDM系统的应用，航空企业就能够更加简单的完成航空工作的数据管理与档案规划工作，让航空企业在信息处理上有一定的优先度。

一、PDM系统与传统档案管理系统的区别

首先在管理目的上，PDM系统管理是一个实时化的管理系统，在项目运营的过程中，这一系统会将数据内容与信息内容进行实时的记录并反映给企业自身。这样的管理模式下，企业管理人员可以对企业的运作状况有一个动态化的了解，是对企业管理人员有较大帮助的一种模式。而传统的档案管理更多是作为一种对信息的分类与整理，一般会在一个项目结束后才进行统一的数据归纳，作用在于帮助企业在完成项目后进行随时的档案查找。

在管理对象上，PDM系统在记录的过程中，会将同一个项目内，包括项目原始资料、变更记录等内容，是对一个项目全过程的完整记录，这样的记录模式是为了让档案的管理更加具备一体性的特征，降低因为信息查找而造成的档案管理困难问题。而传统的档案管理工作只会记录项目在完成后，所有信息内容的结果，并不会对信息的变更状况与变更历史进行记录。但传统档案管理的优势在于，可以保存更多项目外的信息内容，让信息在整体的完整度与拓展性上更加优秀。

在管理方式上，航空企业因为同时需要进行企业经营与企业技术的发展，所以对信息数据的处理也需要进行全面的记录处理。具体在管理过程中，航空企业所使用PDM系统会将记录的内容进行分类别、分层次的记录，这种记录的方式下，航空企业会根据产业结构的分配，进行信息内容的收集与管理。这样的优势就在于航空企业的研发信息与运营信息可以分别加以记录，让信息量较大的同时，整体的信息管理难度不会过大，符合航空企业的需求。而传统档案管理模式，会将所有的信息内容记录在统一的档案卷宗中，需要查询时，只需要按照卷宗内容的不同进行查阅，在信息的整体性管理上有着一定的优势。PDM系统的基本架构如图1所示。

图1：PDM系统的基本架构

二、档案管理工作与PDM系统的运用状况

PDM系统是在传统档案管理工作的基础上，将部分管理方式与模式进行调整后的产物，这一系统与传统档案管理工作之间都存在着各自的优势与彼此的不可替代性。而随着档案管理工作电子化的发展，PDM系统也要提高现有的电子化转换效率，提高档案管理的效率与效果。

PDM系统下，将整体档案信息内容进行格式的统一所必需的就是加强档案信息化的速度，让更多的传统格式档案可以以信息化的形式应用在信息处理工作中，让后续的工作可以更简单的进行档案的查询与管理。

在航空企业在研发层面的PDM系统构建过程中，最先需要重视的就是在研发过程中信息收集的处理与管理工作，需要将研发项目中的研发数据、研发经历、研发人员等数据进行严格清晰的记录，以此来作为我国航空企业的信息保障工作。

在实际构建的过程中，负责的工作人员首先需要结合项目研发的特点，对项目中出现的档案资料进行分类化的处理，并将分类的条目与类别加以细分，创建出更为完善的档案资料分类项目。研发人员在利用这一系统时，可以结合信息的重要性与信息内容上的条目，进行档案信息的存储与查询，让研发项目的开展不再受制于档案资料的管理^[1]。

在项目完成研发，开始初期的试验与执行时，这一阶段因为会需要进行复杂的现实试验与数据试验的观测，所产生的数据会更为复杂，所以航空企业在进行档案管理的过程中，需要提前规划好PDM系统的流程，让档案资料可以迅速的完成数据化、分类化与存储的管理步骤，以便于各级别科研工作人员进行数据内容的查询与处理，加快项目的试验效率^[2]。

在图纸档案信息的管理上，由于航空企业的研发与试验过程中都会产生大量的图纸信息，这些信息很多都会随着研发与试验进度的推进而成为废案，将这些废案与正式的图纸进行管理也是PDM系统管理的一项内容。在进行图纸信息的储存与管理中，当有相同项目内容的图纸信息发生转变后，系统会自动将信息内容归纳在图纸信息中，并将不同阶段的图纸按照时间的变化加以管理与归类，这也就是PDM系统在记录项目变量时的优势所在^[3]。

最后，在系统内部的档案归档方面，PDM系统可以直接将不同格式的信息内容进行自主的匹配与运作，能够便于电子档案更加迅速的完成处理归档，让电子档案的管理与物理文件的归档可以同步进行。

三、档案管理与PDM系统的集成运作

1 PDM系统的运作效果

首先，在档案管理中加入PDM系统，是对档案管理工作一种技术层面上的升级。所以在系统运用中，企业也需要积极进行PDM系统的技术升级与改进，让PDM系统与航空企业内部的电子档案管理工作更加协调，同时让企业开展针对电子档案与物理档案的工作。并且利用PDM系统的研发升级还能够让档案相关的工作更顺利的展开，确保企业在信息整合与前端控制的过程中，可以拥有一个稳定的系统以供运行。

2 完善管理制度

在系统性改革的同时，对电子档案方面的管理工作也要加大力度执行，结合企业在档案管理上的漏洞，结合PDM系统的特性，制定出以现有物理档案管理条例为基础的电子信息管理制度。完整的规定电子档案从收集、格式转换、条目分类再到最终管理的整个流程，以此改善电子档案管理责任相对模糊的现状，让电子档案的管理更具备流程化、高效化的特征，以此来实现企业在信息管理方面真正的进步与发展。

3 人员调配上的转变

在整体管理模式与管理制度发生转变后，航空企业档案管理人员的重要性也就在这时得以展现。在PDM系统下，虽然系统本身具备一定的智能化处理能力，但依旧需要由档案管理人员负责进行档案信息的处理与归纳，这就需要档案管理人员在承担PDM系统管理工作的同时，负责部分的电子档案管理工作。这也是很多档案管理人员在进行系统模式转变后，其工作压力反而增加的主要原因。所以为了应对这种问题，航空企业就需要将档案管理工作进行重新的人员分配，将档案管理人员根据各自的能力偏向，分别负责系统管理与档案处理的工作。

4 PDM系统存在问题的解决方案

（1）电子档案的归档管理

①在PDM系统的档案管理工作中，需要根据项目的类别进行分类与编号，以便于PDM系统对项目的内容进行简单的分类与管理。

②将传统档案管理工作与PDM系统档案管理工作的数据内容进行规范，确保两种管理工作的档案信息内容保持一致。让物理档案向电子档案的转变可以更加顺利。

③所有的电子档案在管理的过程中，不论档案内的信息量，都需要有对应的编号与独立的文件内容。

④在需要更改电子文件时，需要同时向上级管理部门上报原版文件与更改的内容，便于上级部门进行审核处理。

⑤电子档案会归档所有的信息内容，包括档案信息的变动情况与历史文件内容。所以在归档的过程中，需要重视档案数据之间的逻辑性，通过时间、空间等表现出档案变动的具体状况。

（2）电子档案的动态化管理

①档案管理部门需要同时负责电子文件的归纳与分发工作，确保电子档案能够在企业内部顺利的完成流转。

②完成归档的电子文件一般不允许进行更改。当出现必须更改的状况时，需要有项目负责人员亲自向上级部门进行申请，在得到允许后，才能够在存储更改记录的基础上进行修改。

（3）电子档案的输出管理

①当需要将电子档案进行审批等流程时，可以将档案进行光盘、打印等形式的输出。

②电子档案输出的信息内容必须要通过加印公章、水印等方式，与普通的文件之间加以区分，避免造成物理档案信息管理难度加大的问题。

③如果使用打印作为主要的电子档案输出方式，就应当进行高质量的档案打印，避免在打印过程中因为打印器材或纸张质量等原因导致文字模糊不清影响阅读的状况。

（4）电子档案的运用

①各级管理人员与工作人员都能够根据自己的权限等级访问一部分的企业电子档案内容，如果出现需要阅读不符合权限的内容，就需要进行申请。

②电子档案与物理档案在内容上虽然相同，但在管理模式上依旧存在一定的差别，所以在管理的过程中，应当充分的利用PDM系统，优化电子档案的管理与查询逻辑。

③在使用电子档案时，航空企业也需要重视电子档案在时效性与信息变化内容中的展现，让航空企业可以更全面的使用电子档案信息。

（5）职位分配与档案的审查管理

①在现有职位安排的基础上，将部分工作人员调配到PDM系统的档案工作中，并重新安排剩余的工作人员进行信息的归纳、使用等过程。

②将电子文件的管理与物理文件的管理同步进行，确保档案的内容能够全面的展现在企业的档案管理工作中。

③在PDM系统的档案文件审查过程中，档案人员需要根据信息内容加以划分，对于部分文件可以直接要求重新审计处理。

四、结语

如今，航空企业在档案管理的工作中，为了应对信息化发展的时代背景，都采取了PDM等信息化程度较高的档案管理系统。在管理的过程中，航空企业也要积极的进行加强档案管理制度与技术的升级，让企业档案管理工作的进程更加顺利。

参考文献：

[1]张宁. 科研档案管理与产品数据管理的协同[J]. 兰台世界, 2019(7):64-66.

[2]于志军. PDM产品档案管理承接研发与投放生产[J]. 计算机与网络, 2015(20):42-43.

[3]于海舵, 邓芳. 基于PDM的电子档案管理模式研究[J]. 山西档案, 2017(006):44-47.