疾病预防控制中心档案管理建设探讨

疾病预防控制中心档案管理建设探讨

窦卫民

山东省鄄城县疾病预防控制中心 山东省 鄄城县 274600

摘要：档案管理及开发利用是疾病预防控制中心发展中十分关键的一项工作，只有充分做好档案管理、利用等工作，才可以为疫情预防、确诊、控制提供必要的依据，督促疾病预防控制中心各项工作稳定开展。

关键词：疾病预防控制中心；档案管理；建设

前言

疾病预防控制中心档案管理及利用工作的开展与档案管理人员、档案使用人员、档案管理环境、相关工作流程等各个方面都有极大的关联，因此，在实际中，疾病预防控制中心必须充分意识到档案管理及利用的重要作用，并结合自身实际情况，建立完善的档案管理、利用体系，充分发挥出档案资料的作用，从而更好地促进疾病预防控制中心的发展。

1疾控中心档案管理工作的常见问题

1.1档案综合管理能力差

资料移交归档没有相应的规范，以致有些科室资料没有进行分类就拿来归档；有的单位档案管理制度比较落后，有的单位档案管理科室对档案缺乏整体管理能力，许多数据资料未能及时归档。缺乏档案管理专业人才，绝大多数单位档案管理员都是非专业人才，卫生专业技术人员在很多单位也比较缺乏，很多单位档案管理人员更换频繁，获得档案专业助理馆员技术资格的人员极少。

1.2档案管理软硬件设施不全并且档案未能及时归档

很多单位有专用档案库房，但有些单位没有档案柜、防盗门窗及防火、防潮设备，按照国家标准，必须配备档案移动式密集架、空调、计算机、档案管理软件等较为先进的设备。

制度不健全，档案管理人员不专业，一些单位档案未能及时收集上交，以致档案堆积过多，未进行规范整理，很多单位只重视行政文书、业务、人事、会计等档案的收集归档，往往忽略基建、仪器设备、科研项目等档案的收集整理工作，以致有些资料遗失。并且很多档案资料非常珍贵，需要专业技术人员对资料进行研究利用。

2做好疾病预防控制中心档案管理工作

2.1提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员综合素质的高低直接影响档案管理工作的开展，要想促进档案管理工作的有效开展，疾病预防控制中心必须不断提升档案管理人员的综合素质。（1）档案管理人员应当转变档案管理观念，并对传统的档案管理方法进行改革与创新，适当运用信息技术对档案进行管理，这对提高档案管理质量有很好的促进作用；（2）疾病预防控制中心还应当积极引入具有丰富社会经验和专业技能的人才，只有这样，才能使档案管理工作更加规范化和专业化。

2.2完善档案管理软硬件设施

良好的档案管理工作建立在加大对该工作的资金投入上，疾控中心要针对各自的不同情况，配置不同的软硬件设施，确保档案室的高效、安全运作。中心领导要从投入方面给予支持和保障，用标准、规范的准则对档案进行收集、整理、保管和利用，要在档案室配备防火、防潮、防盗等各种设备，确保档案室的安全，同时，要在档案室内安置空调、移动密集架等基础设备，并根据实际情况进行改善。中心领导要建立档案管理检查小组，对档案管理工作进行指导、检查和监督。

2.3建立信息化管理系统

信息化社会的进步迫使档案管理建立信息化管理系统，只有通过信息化管理，才能使档案的利用效率得到提高，更好地完善档案采集、管理等，为档案信息的合理、科学管理提供方便。档案管理人员手工进行资料的收集、整理，效率低，查阅不便，而信息化管理系统建立起来就可以提高管理人员的工作效率，实现信息的及时查询。要切实改变当前大多数疾控机构有保存价值的电子文件尚未归档的现状，制定专项疾控电子文件归档制度，采用先进的、成熟的适宜疾控工作的电子软件，切实达到与纸质文件同步归档。

2.4实行档案两级管理

将档案管理工作分成中心级和科级的两级管理。中心级的档案具有综合性、学术性的特点。而科级的档案则是在日常工作中产生的，这些档案资料要根据其服务对象的发展情况而变化，具有易变性。疾控中心可以根据自身业务的特点制定出明确的档案两级管理工作标准，明确区分中心级档案和科级档案。成立中心级档案管理部门和科级档案管理小组，由专业人员做好档案管理工作。以下列举两级管理范畴：（1）中心级业务档案的范围。业务工作法规、标准、技术方法和业务工作规划、方案、措施等重要文件材料；法定传染病、地方病及中小学生常见病等疾病防治方案及总结；疫情年报、月报表，疫情流行病学分析、疫情流行趋势预测，疾病监测年报、月报表；突发公共卫生事件调查处理的有关材料（如调查报告及现场调查记录或年度综合性分析总结）；科学研究过程形成的有关材料；微生物学、卫生理化检验技术性总结；健康教育与健康促进专题性总结等。（2）科室级业务档案的范围。疫情、污染事故、食物中毒的调查处理材料（如个案调查表，现场调查记录，人员寻访记录，检验结果及处理报告）；培训计划、教材及小结；实验室检验的法规、标准、操作规程，检验过程中形成的材料（如检验原始记录、结果报告）等。

2.5制定规范的档案管理工作流程

（1）为了促进档案管理工作的有效开展，疾病预防控制中心应当建立健全档案管理制度，以此来约束档案管理人员的档案管理工作；（2）为了保证档案资料的安全性、完整性、机密性，疾病预防控制中心还应当设置档案查阅权限，用户可以根据自身等级查阅相关的档案资料，用户的等级越高，查阅的档案资料就越多。

2.6明确档案管理制度

要想切实提升档案管理水平，疾病预防控制中心必须明确档案管理制度。（1）疾病预防控制中心应当建立健全档案管理制度，并明确规定档案信息的分类整理标准；（2）疾病预防控制中心还应当定期审核档案资料，并建立责任承担制度，以此来约束档案管理人员的工作行为。

2.7提升档案利用率

在档案管理过程中，档案管理形式化、档案利用率不高等问题频繁出现。为了改变这一现状，疾病预防控制中心应当对其高度重视。（1）疾病预防控制中心应当不断强化档案管理，并对档案进行明确分类，只有这样，才能满足不同档案使用者的需求；（2）档案管理人员要意识到档案管理的重要性，并树立正确的档案管理意识，只有这样，才能充分发挥档案管理工作的价值；（3）档案管理人员应当及时整理档案资料，一旦发现问题，能够及时进行处理，在一定程度上提升档案的利用率；（4）疾病预防控制中心还应当建立健全信息化管理系统。

2.8档案管理人员工作重点

（1）做好档案的评估分类。档案形成后，经过一段时间的归整处理，待文件涉及的事务处理完毕，档案人员即可以对档案的保存进行价值评估，根据档案的类别和重要程度分别进行初步的筛选和整理：筛选一部分不重要的暂放别处；将涉及跟疾病健康等有关的留存下来，以备随时查阅和调用。

（2）做好档案收集工作。在档案最初归档时要认真检查形成档案的一系列材料，发现有附件而未及时归档的要催要，同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回，以避免长时间留在个人手中而遗失。

（3）疾病档案的筛选和管理。疾病档案的筛选和管理很重要，疾控中心进行传染病档管理的主要目的在于方便以后查找信息，做好传染病的预防和控制工作。

（4）多交流，接受新知识。档案人员要不断总结自己的工作经验，对遇到的困难要多请教上级档案主管部门，不能凭主观臆断，一定要结合本单位的职业特色。同时档案工作人员必须强化责任和职业意识。利用各种机会，多沟通、多交流，不断接受新知识，提高自己的专业知识。

3结语

疾病预防控制中心的发展直接影响人们的生命健康与安全，如何使疾病预防控制中心档案的信息资源得到充分利用，已得到人们的广泛关注，它对疾病预防控制事业的长远发展有着十分重要的意义。

参考文献：

[1]欧阳娟.疾病预防控制中心档案管理及档案利用研究[J].办公室业务，2018.

[2]陈相均.人事档案信息化在疾病预防控制中心管理中的作用[J].中国卫生产业，2019.