提升秘书工作主动性路径

提升秘书工作主动性路径

杨照

中国运载火箭研究院

摘要：秘书实践活动中不难看到此类现象：对于领导急需的材料，秘书却不能及时提供；对于领导安排下一步工作安排时，秘书却迟迟不能够提供思路；对于领导急需决策辅助，秘书却不能给出合理建议。为避免此类现象的发生，就需发挥出秘书工作主动性，以此提高工作的效率。本文对提升秘书工作主动性路径进行研究，希望为相关工作者的研究提供理论支持。

关键词：秘书；主动性；职业素养

一、提升秘书工作人员综合职业素质

（一）提升秘书工作人员职业能力

若要有效开展秘书工作，除必备的工作环境之外，还要具备与工作相匹配的职业能力和职业态度；且只有具备了适当的职业能力，职业态度才能发挥出应有的作用。若想使得秘书工作人员可以有效担任本职工作，恰当发挥工作主动性，必须提高职业能力水平。职业能力通常包括：基本的学习能力，社会交往能力，组织协调能力等。同时因为秘书工作需必备沟通协调能力，所以具备适当水平的职业核心能力对秘书来说是举足轻重的，也便于开展各项职业活动。提升秘书职业能力应从秘书工作独特点入手，针对性地制定方法，包括：与他人沟通交流能力、临场应变能力等。

（二）提升秘书工作人员职业人格魅力

在当今的社会，业务能力和道德品格所达到的高度和水平正是秘书人员的人格魅力表现所在。培养秘书人员高尚的人格魅力不仅只停留在片面上，更需融入到日常生活、工作、学习之中，通过各方面的共同努力，以提升秘书人员的人格魅力。秘书人员要自我施压，自觉地把塑造自身人格魅力当作一种人生追求。要增加组织影响力，把培养人格魅力融入日常监管之中。

二、健全规范企业管理制度及激励机制

（一）健全规范企业管理体系

要进入制度化的管理部门，需要依靠完整的、标准化的管理系统来指导和规范员工的行为。建立健全规范的企业管理制度是实现制度化管理的基础。组织管理过程就是使用系统标准来规范组织的所有成员的行为，确定事情的完成方式以及各种法律，法规，规章，程序和工作程序。根据制度规范的不同级别和范围，它可以分为五种主要类型：单位基本系统，管理系统，技术规范，业务规范和操作规范。在对影响工作主动性的因素调查中，公司的管理系统及软件环境因素在六个因素中排名第二，说明秘书人员非常重视单位管理制度及软环境对其工作主动性发挥的影响，并且单位要为员工提供良好办公条件和环境。处理不好与工作条件有关的因素（例如办公条件和办公环境）可能会导致员工满意度降低并影响他们的工作动力。由于秘书工作的性质，对办公环境和办公环境的要求很高。因此，单位应努力创造条件和环境以满足工作需要，并为工作计划提供必要条件。

（二）建立有效激励机制体系

单位员工是单位效益的主要创造者，秘书工作人员身为员工中的一员，其工作绩效和绩效结果将影响单位的生存和发展，因此有必要建立完善的激励机制。毛如琳指出科学、合理的激励机制是激发员工工作主动性的关键因素。由此看出，合理的激励机制不仅能够充分调动秘书工作的主动性，更能预防人才流失这一问题的出现。总而言之，为了有效地激励秘书，我们将抓住秘书人员的高成就动机和高自我实现价值追求的特征，建立理性认可的职业发展空间，并确保畅通的沟通渠道。一个有效且规范的综合激励系统，使能够有效地促进秘书工作主动性的完整和有效体现。

三、健全秘书职业培训和职业规划

（一）秘书职业培训

职业培训是一项教育和培训活动，旨在发展和提高职前和在职人的质量和职业能力。秘书的职业培训机制应包括：

建立和完善新的秘书职前培训机制：好的秘书在单位的正常工作中起着决定性的作用。新任命的秘书相对不熟悉单位业务，并且秘书具有很强的时效性，因此新秘书在上任之前需要接受培训。该单位可以利用新旧秘书换任期的优势，在一两周内为单位秘书组织一次全体培训。培训内容应包括：了解单位管理规章制度，学习先进的管理理念，对秘书的工作职责进行具体细致的划分，处理不同任务的操作方法和技巧，对待工作的责任心和奉献精神，沟通和协调能力等。

建立健全有效的职业培训保障机制：单位领导和办公室领导应给予秘书职业培训以高度的重视，提高秘书队伍的整体素质，提高整体管理水平，为充分认识职业培训的重要性，秘书工作人员的培训和教育应纳入单位的总体培训和教育计划，以进行统一管理和统一安排。同时，需要改革传统和保守的教育观念，勇敢和大胆地创新开拓，适应经济时代，并树立新的观念，以知识经济时代的新观念指导秘书培训和教育。建立科学、完整的培训和教育管理机制。

（二）秘书职业规划

如果不对职业进行规划，没有明确的工作计划，那就不知道该怎么做。没有人一蹴而就，都需要自己一步一个脚印，秘书工作犹如是。由于近年来新近毕业的文秘专业毕业生的各项指标都不尽人意。秘书毕业生很难找到工作，公司也很难雇用到合适的秘书人员来满足公司的发展需求。

四、秘书工作人员在发挥主动性时应注意的问题

（一）正确把握好秘书工作主动性的“度”

协助领导完善工作是发挥秘书工作主动性的最终目标，在发挥自身工作能力的基础上，可以准确协助领导的工作，最大程度地发挥自己的能力，同时也不能过分插手领导工作，这就要求秘书人员能够在职能主动性上准确衡量“度”。

秘书要学会在思想上和领导换位，来思考和分析问题，当领导向自己询问建议之时，要注意表达的方式方法，只有恰当且合理的建议才能减少领导进行科学决策的时间。秘书的工作是一个劳心伤神的职位，不仅在任何时候都会面临紧急情况，而且由于繁忙的工作时间和繁重的工作任务，有时会被领导误解和批评。但是，作为一名合格的秘书，必须处之泰然，不能因为老板的理解和批评而自暴自弃。

（二）秘书工作人员在发挥主动性时应考虑的问题

1.考虑秘书工作的性质

施令不发令。单位开展活动都离不开各部门之间相互协调，秘书工作人员在接到领导交办的任务后，只有恰当地发挥自己的职能，明确共同目标，便于活动的顺利开展。若无法掌握基层实际情况，迫使基层完成不可能完成的工作，这样必将影响活动的顺利开展。

2.考虑秘书工作的位置

主动而不越位。秘书身为领导的参谋，在协助领导进行决策之时，不仅要确保信息的真实性、及时提供备选方案，提供科学合理的意见与建议，同时要确保说话场合恰当、分寸把握适当、摆正自身位置，保证所说之话与身份相匹配。

3.考虑秘书工作的职能

明白而不告白。秘书人员身处枢纽位置，在给领导提供决策信息或汇报决策执行现状的过程中，要根据各类各级管理人员对于不同事件上的不同认知情况进行区别处理。虽认知不同，但目标一致；虽方式不一，但结果一致，因此秘书工作人员处理问题的方式更要有策略性，遵循既要便于上下级沟通的原则，又要便于工作进展，预防隔阂。

五、结束语

新形势下，单位的生存与发展对秘书工作人员提出了更新更高的要求，秘书工作的确具有被动性的一面，但是在被动性的基础之上，秘书工作人员是可以通过自身努力，发挥主动性。在工作中，始终坚持顺应时代，落实职责，摆准位置，谨慎做事，这样既有利于工作顺利开展，也能够有效地提高秘书工作的效率，使秘书人员在充分履行自已职能的同时又促进单位的发展。

参考文献：

[1]秘书工作要凭“心”而论[J].龙志超.秘书工作.2013(07)

[2]提升秘书工作的八种意识[J].张莹.时代经贸(下旬刊).2007(10)

[3]注重礼仪做好秘书工作[J].王立安.办公室业务.2005(06)

[4]浅谈如何做好新形势下的秘书工作[J].张月琴,张卫平.江西中医学院学报.2000(S1)

[5]秘书工作中的电话礼仪[J].杨虹.秘书之友.2007(01)

[6]论秘书活动的基本特征[J].陶榕.秘书之友.2002(03)