扶贫专题志书基础资料的收集、整理与运用----以《湘西土家族苗族自治州扶贫志》编纂为例

扶贫专题志书基础资料的收集、整理与运用----以《湘西土家族苗族自治州扶贫志》编纂为例

钟生友

湖南省湘西自治州扶贫开发培训中心 416000

摘 要：文章主要围绕《湘西土家族苗族自治州扶贫志》志书资料的分类、资料收集方式途径、资料加工整理、资料选用等方面记载、阐述。

关键词：扶贫志  资料收集  整理  运用

一、资料种类

（一）文字资料。文字资料是以书面形式存在的资料，包括文献档案、报刊图书、个人著述三个方面。文献是指具有历史价值的文字资料，如工作总结、情况汇报、计划报表、调研报告、专项规划、文件公函、会议纪要、采访报道、培训教材、档案名册等，文献档案是历史活动的真实记录和具体反映。报刊资料是历史活动的真实或曲折的记录，所记载的内容丰富具体，有较高的史料价值，也是编修志书重要的资料来源。

（二）实物资料。包括工程或建筑物、图片资料和碑文碑刻，如扶贫攻坚中诞生的建筑物、桥梁、人饮工程、时态地图等；实物资料是编修志书的最珍贵资料，内容真实反映当时建设的历史，可以直接运用于志书中形成前后对比效果，鉴别证实历史事实。

（三）口头资料。口头资料又称“活”资料，是指保存在当事者、知情人记忆中的和在群众中口头流传的资料，包括民间口头创作歌颂脱贫致富的民歌、民谣等。这些资料往往更能反映社会的真实情况，是志书记述社会关系、反映人的精神风貌、体现普通民众的品格、业绩与形象的有效载体，是体现志书真实性不可缺少的素材。

（四）网络资料。随着计算机网络的兴起，通过电脑和智能手机获取资料成为最迅速、方便的方法。但是网络普及时间不是很长，在2000年以前，各个单位的日常工作资料主要依靠纸质存档留存。因此，在资料收集时，网络搜索和纸质查找要紧密结合。

二、资料的收集

（一）基本途径

1.查阅档案。可分两步完成：第一步，查阅本单位自存的文书档案目录索引。这一过程可将查阅档案盒清理档案结合起来，弄清本单位自有资料的数量、类型、涉及的范围、各类资料的情况、欠缺的资料等。第二步，到档案馆查阅。各种档案资料收集齐全后，要将属于同一范围的档案资料汇集在一起，并经过考证整理，便于利用。

2.查阅书籍报刊资料。在查阅报刊资料时，可先列出书目和事件，然后分别去查阅，有的可以直接到报社、图书馆去查阅具体时间，比如大事记。涉及统计数据的，应当到统计部门查阅。

3.收集活资料。收集活资料主要有三种方式：一是举行座谈会，二是登门拜访当事人，三是约请有关人员撰写回忆录。活资料收集后必须多方考证后再记录归类，存档使用。

4.实地调查。重大项目建设工程、碑刻铭文，以及具有特色的典型，为了获取生动、具体的第一手资料，修志人员有必要到实地调查，并同时拍照和绘图。

5.到史志部门查阅地情资料。包括各类史志书籍、各类年鉴、各类资料汇编等。

6.广泛征集资料。要广泛发动工作人员和基层单位提供资料。可以通过发布文告的方式，征集相关人员的工作日记、手稿、档案资料、旧照片、图表等。

7.网上收集资料。2000年之后，不少资料已经上网，可以通过政府网站、机关网站、行业网站等搜索获取一定资料。除了上述资料收集途径外，还可以通过手机音响资料来获得志稿撰写所需资料，如录音带、录像带、光盘等。

（二）具体方法

收集资料的具体方法包括全文复制复印或重点抄录、相机或手机拍照、采访记录、录音录像等。单位年度工作总结、调研报告、专项规划等重点资料，采用次数较多，一般全文复印，加工为电子文档后分年度保存；重要的文件公函、会议纪要、采访报道、档案名册等，时间记载必须到日；采访活资料时，无论是开座谈会还是单独访谈，都应该做好记录。采访记录要全，要忠于讲述者的原义，并使用讲述者的语气记录。采访结束后，要及时整理清楚，并交给讲述者审阅签字。如果条件具备，采用录音或录像效果会更好。

（三）资料的选择

1.资料选用标准

资料的真实性是志书的生命。入志的资料，在时间、地点、人物、数据上必须查得清清楚楚，数字要反复核对无误，不能前后矛盾。全面性、系统性、完整性、准确性、真实性是志书资料的选用客观标准；同时资料既要有共性的资料，又要个性的资料，个性资料挖掘、选择、运用得好，能起到“以一当十”作用，做到文约事丰。

2.资料选用方法

第一，对收集的资料，要有舍有用，做到精编优选，亦不能全部入册，避免比例失调；第二，要弄明白资料的历史背景，防止生搬硬套弄出笑话；第三，志书中记述的资料，要正反起伏、不能平铺直抒平行记述；第四，选用的资料既要有综合性的资料，也要有特殊性的资料；第五，资料选用时以篇目为基础，但不能完全受篇目的限制，可以适当扩大或增加篇目；第六，坚持实事求是的原则。要寓观点于事实的记述之中，让资料说话，做到“秉笔直书”“述而不议”，无题小序，可以在叙述史实的基础上适当议论，画龙点睛，但不宜过多过频。

三、资料加工整理

（一）资料鉴别

1.鉴别资料真伪。同一内容资料分别来自档案、书刊、口头时，一般应以档案资料为准。工作汇报资料与工作总结不相吻合时一般以工作总结为准；另外，活资料收集还要看资料提供者的身份、地位、职务等进行判断；同时要从资料涉及的事件、地点、人物分析、鉴别真伪；并要看资料来自草稿还是正稿，一般来说正稿属于定稿，准确可靠。

2.鉴别资料正误。一是书证。若是有几个版本同时记载一件事物，而且不相一致，那就将基本资料集合在一起，认真排比对证，分析研究，判断资料的真伪。二是物证。即以实物资料来验证文献资料或口碑资料，以防史实不真错漏、讹误。三是人证。即用口碑资料来验证文献资料。人证是通过知情人和各界人士进行核实。四是理证。即运用逻辑推理来论证资料正误的一种方法。

3.原则采用统计数据。凡列入统计部门统计的，以统计部门公布的为准。未列入统计部门统计的，采用业务主管部门提供的统计数据。

（二）资料整理与分类

1.要将收集的资料分类整理。

2.在整理过程中熟悉资料。

3.检查资料是否有遗漏情况，若有漏收应及时补收。

（三）资料整理步骤与方法

1.编号登记。登记方法主要有三种：一是建立《文献资料登记簿》；二是建立《实物资料登记簿》；三是建立《口头资料登记簿》。

2.建卡归类。按照编写提纲以及收集资料清单，每篇为一类。全文复印或抄录的，按一事一卡原则进行整理。为便于查阅，归类时，可根据各种需要编制各种代号，标语卡片上，通常有“篇目分类号”“主题年代号”“资料种类号”“登记流水号”等几种。

3.立卷保存。从管理、利用角度考虑，将资料分章装袋，资料装袋不能跨章，但一章资料可装数袋。无论从哪个渠道搜集来的资料，都要一律按照一事一卷编号储存。

4.资料汇集。采用排列的方法，把同类的原始资料进行初步的筛选和集中，根据单位承担的编写篇目顺序，对资料进行有条理的排列。

5.资料长编。资料长编是在比较系统、全面地占有资料并经过初步整理分类、选择和考订核实后，按照志书篇、章、节、目对资料进行的初步编辑，以完成从资料收集到志稿试写的过程。

四、结束语

通过对志书篇目设计拟定资料收集提纲，对不同扶贫阶段建立不同的描述性指标体系，形成各个完整的资料收集系统，能够在较短的时间范围内，准确、完整，精简、高效地达到志书基础资料收集、整理与运用的目标。

参考文献：

[1] 王贺. 刍议志书电子文档资料的收集整理使用[J]. 新疆地方志, 2015(4):2.

[2] 王彦军. 以《测绘志》为例谈志书资料收集与应用[J]. 辽宁自然资源, 2021(8):3.

作者简介：钟生友 男 湖南省澧县 汉族 本科 中级统计师 湖南省湘西自治州扶贫开发培训中心 研究方向：农业农村扶贫