中医医院数字档案管理系统的建设与运用

中医医院数字档案管理系统的建设与运用

陈艳兰

湖北省中医院  430070

摘要：医院在信息时代的发展中应抓住改革机遇，结合互联网思维和先进的技术完成医院档案数字化管理的目标，提高工作效率，增强档案的安全性。目前医院已结合信息技术理念，将传统的医院档案管理向数字化管理进行转变，但是医院档案数字化管理改革比较表面化，因此在探究医院档案数字化管理这一问题中，应结合医院实际情况进行完善管理制度。

关键词：医院；数字档案；信息化

数字化档案管理建设在现代社会发展过程中已经成为重要的发展趋势，尤其对于医院这种档案管理量大的地方来说，数字化档案管理模式的存在更有意义。相比之下，传统的档案管理模式已经不能适应现代化医院的数字化档案管理。就单从量大这一点来说，传统的档案管理在分档归类以及使用查询的过程中，就需要花费大量的时间，这样管理效率不仅会大大下降，还会给管理人员带来很大的不便。使用数字化档案管理的模式对医院的档案进行管理，不仅可以在短时间内完成分类的任务，还可以在同一时间容纳下大量的档案，为后期的检索与使用提供了很大的便利。因此，这种档案管理的方式深受各个医院的重视，并在现有的基础上建设数字化档案管理，但由于各方面因素的影响，在施行的过程中还是会出现各方面的问题。为了进一步对目前出现的问题进行研究，提升医院在数字化档案管理建设方面的水平，以下对数字化技术在医院档案管理过程进行分析，意在提供更好的解决对策，使数字化技术更好地辅助医疗事业的发展。

1 医院档案数字化管理意义

医院档案管理是医院的基础管理部门，与医院的发展和改革息息相关，目前大多数医院已经采用医院档案数字化管理的方式，将成熟的管理方案直接用在本院的管理建设上，出现了因为管理和实际情况不匹配的问题，在医院的发展建设中仍存在一些问题需要进行优化，管理者深入调研医院的实际问题，医院档案的内容非常多，包括医院各个部门、各个环节的相关档案，文件资料大部分是纸质版档案，还有一部分数据、影像资料，在管理上较为复杂，为了方便医院管理档案，发展医院数字化管理是非常有意义的。

首先，档案数字化管理能通过数据的方式将纸质版资料进行归档和备份，形成医院内部的数据库，将数据库以子集的形式进行构建，规范地管理数据，从档案的建档到归档实现数据可追踪，并且在医院的发展中，数据库可作为数据分析的依据，在大数据时代下，医院必须要建立医院内部的数据库来适应时代的发展；其次，档案数字化管理能保证档案的时效性和有效性，医院的部分档案是患者的病历档案，很多数据都是具有时效性的，因此档案数字化管理能够方便医务人员迅速地检索信息，及时解决问题。

最后，医院档案数字化管理的共享性能够增加医院各部门之间的联系，提高协同办公的能力和效率，在完善档案数字化管理后会实现资源的整合和共享，提高档案信息高效传递性。

2 医院档案数字化管理现状

在医院档案数字化管理进程中存在着一些限制发展的问题。

2.1 医院档案管理与数字化管理上的衔接问题

传统管理在向数字化管理的转化工程中，很多问题都被忽略，造成了现在“半数字化”的尴尬局面，在传统的医院档案管理中，大多数的档案数据都是纸质档案，由于在过去的管理中，技术水平与档案管理意识不足，导致很多档案的归档混乱，出现档案丢失、档案破损、档案不全等问题，这为医院档案管理与数字化管理的衔接造成了很大的困难，很多档案没办法进数字化归档管理，以至于部分档案电子化、部分档案纸质化，非常不利于档案数字化管理的发展。

2.2 网络安全问题

医院档案数字化管理毫无疑问会应用到信息技术，因此保障网络信息安全是非常重要的工作，但在医院建设中，网络信息安全问题没有引起管理者的足够重视，导致在档案数字化管理中会出现数据泄露的问题，在医院档案管理中，安全性是最为重要的要求，很多档案关系到医院的一些核心资料和数据，所以信息网络建设者应充分地考虑医院网络安全问题，在保证医院档案数字化管理为医院管理提供便利的同时设置查看权限，保证网络安全，减少因病毒侵入医院的管理系统或者其他人黑入医院的核心数据库，避免出现因信息泄露影响医院发展的问题。

2.3 关于医院发展建设者的思想观念问题

一些管理者认为在医院的发展中只需要提升医疗水平，加大医疗设备的投入，对于医院档案数字化管理并不重视，认为医院档案管理并不会影响到医院的发展，导致出现医院档案数字化管理进程推进缓慢，资金投入量较少的问题。

3 发展医院档案数字化管理的原则

3.1 提高档案使用率

完善医院档案数字化管理能够提高档案的使用效率，在传统档案管理中，以患者病历档案为例，一些患者需要进行复诊或者多次前往医院就诊，纸质版病历需要患者妥善保管，如果出现检查结果丢失等情况，就会影响就诊的效率，病历档案因为不方便查看，所以使用率并不高，但在完善医院档案数字化管理后，患者的病历信息会非常明确，医务人员通过在医院信息化平台中输入患者的信息就能够检索到患者的病历档案、检测档案、影像资料等档案信息，便捷的方式也提高了档案的使用率。

3.2 实现标准化档案管理

标准化的档案管理能够提高档案的安全性。医院档案数字化管理要从建档到归档实现标准化的管理流程，档案管理部门细化工作流程，按照规章制度来完成工作，明确各岗位的职责和职能，不仅在技术上实现数字化管理，在人员管理上也应严格按照数字化的要求规范各岗位人员，在完成工作时有据可依、有据可查，出现问题是能够追溯源头。完善医院档案数字化管理离不开档案管理人员对于数据的收集、整理、分类、分析等工作，实现标准化管理档案室医院档案数字化管理的前提。

4 实现医院档案数字化管理的策略

4.1 建立医院档案管理系统

建立医院管理档案系统是实现医院档案数字化管理的重要途径，医院管理档案系统是医院档案数字化的载体，在医院的发展中，很多医院将成熟的系统直接应用到医院的管理中，产生了很多与医院实际管理不匹配的问题。因此，在建立医院档案管理系统时，首先要深入调研医院管理需求，结合医院特色和管理需求建立与本院高度匹配的档案管理系统；其次医院档案管理内容非常多，且随着医院的发展，档案数据也会越来越多，因此医院档案管理系统应在保证网络安全的同时做好扩容工作，保证档案数据的储存空间；最后结合医院档案管理系统的共享性实现数字化办公。传统的医院管理中，存在各部门交流困难的问题，很多数据档案共享效率低，想要跨部门调取资料需要层层申报、层层审批，非常影响工作效率。在搭建医院档案管理系统，完善医院档案数字化管理后，完成档案数据的整合，能够大幅度提高档案的使用率以及符合条件的快速共享数据，将层层审批的环节改为系统审批，系统预设审批要求，大部分情况系统都够快速地识别审批内容，如果出现系统无法审核的情况，进行人工审核，这样既能够减轻工作人员的工作量，又能够提高工作效率。

例如：患者就医时需要做心电图、CT、血检等检查项目，患者需要在各个检查室检查后等待报告结果，拿到所有报告结果后给到医生查看，应用数字化管理使用医院档案管理系统，在输入患者信息后，系统中就能够显示各个科室的检测报告，提高了工作效率，便于患者档案信息的存档、查取，以及为医院的数据分析工作提供支持。

4.2 加强档案管理团队建设，提高医院档案数字化管理意识

为了加快实现医院档案数字化管理的脚步，需要转变档案管理人员的思想观念，将现代的管理理念应用在档案管理工作中。由于传统医院管理中，档案管理工作并没有得到相关管理者的重视，档案管理人员没有数据管理分析的能力，所以目前档案管理工作人员的专业技能不足以完成档案数字化管理的转型工作，对此可进行以下3个方面的工作加强档案管理团队的建设。

（1）吸引优秀的人才加入完善档案数字化管理的队伍中，专业的人才会以专业的角度完成工作，因此这是最高效的解决办法。目前关于档案管理相关的技术人才是非常短缺的，因为现代化的档案管理工作不再只是文职工作，更是结合信息技术、数据分析等专业技能的复合型人才，能够使用先进的信息设备，了解科学的管理理念，为医院档案数据化管理贡献专业力量。

（2）要加强现有档案管理人员的专业能力，定期开展培训活动，通过培训的方式提高档案管理人员的专业技能，并结合培训了解先进的技术和科学的档案管理方式，在档案数字化管理中，能够熟练地使用系统，完成文档库的建立、数据录入、档案移交、整理组卷、数据导出、报表打印、借阅管理、档案保管等一系列的数字化管理流程。

（3）应提高档案管理人员的数字化管理意识。档案管理数字化在医院改革发展进程中是必然的结果，还需要档案管理人员能够改变固有的陈旧思想，为档案数字化管理建设贡献一份力量，以领导责任制的方式，充分发挥领导的带头作用，引导档案工作人员提高数字化管理工作的意识，多与基层工作人员沟通交流，避免疑问改革出现“一刀切”的问题，影响基层工作人员的工作热情，与档案管理人员分享科学的工作方法和管理思虑，增进员工之间的交流和情感，更好地开展档案数字化管理的工作。另外，医院相关部门应该加大对于档案数字化管理的资金投入，引进科学的硬件设施，让档案数字化管理能够得到技术支持，在提供档案管理人员能力的同时保证硬件设施的引进，从内因外因两个角度、两个维度共同完成医院档案数字化管理的目标。

4.3 规范医院方案管理工作流程

规范的工作流程能够避免出现工作中的疏漏，档案管理工作需要工作人员足够的细致和谨慎，在传统的医院档案管理中经常会出现档案管理混乱，丢失档案数据等问题，对此档案管理部门应制定详细的工作流程，规范人员管理，针对细化流程，可从以下几个重点问题进行细化流程。

4.3.1 分类归档

分类归档包括按照性质分类、按照内容分类、按照保密级别分类几个分类原则。纸质档案按照要求分类后放至档案室进行保管；电子档案则进行数据录入，在数据录入时根据系统要求及时填写和提交档案资料，以比较常见的数据录入方式为例，按照资料录入—输入代码—复制信息—提取数据编码—查询重复值—批量修改等步骤完成数据的录入工作，然后进行文件的扫描归档，比如：有时效性的数据档案需要进行销毁，则需要建立销毁数据库，并按照医院要求设置可恢复数据的期限，以免出现数据无法找回的问题。除保密文件外，重要档案数据要进行备份，建立备份数据库，保证数据的储存空间安全性。

4.3.2 档案的顺序性

通常来说，档案都会按照时间顺序进行归档，便于后期查阅，针对此问题的档案数据管理应建立不同的时间档案子集，按照时间的顺序将档案有序地归档，后续查找档案时按照不同时间段的文件夹子集查找档案信息，有效地节省了查找档案的时间。

4.4强化档案资料管理人员的专业素养，提升纸质版转化电子版的能力。

作为医院方面，要及时对资料管理人员进行培训和调节，保障资料管理人员的工作可以保持在一定的水平。在对资料管理人员进行管理的过程中，要对其进行严格的要求，保障管理者在充分掌握关键的前提下，再进行下一步的管理工作。只有提升管理工作者的能力，才能进一步保障资料收录的安全性和有效性。除此之外，还需要提升管理者对信息技术的使用能力和使用标准，降低工作过程中出现错误的频率，在应对一些网络上的安全问题时，有足够的能力对其进行应对，避免在使用软件进行存档的过程中出现黑客或者病毒的侵入，保障档案管理的安全性。

5 结语

随着社会的高度发展，针对医院档案管理中出现的问题，医院应该结合现代技术和思想观念完善医院档案数据化管理工作，加强医院管理的基础建设，保障医院工作的运营，推进医院工作的开展。应用档案数字化管理能够提高医院管理的工作效率，促进医院的可持续发展。

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