电子文件管理的几点认识与建议

电子文件管理的几点认识与建议

卓桂珍

身份证号码：441900198804265046  广东东莞

摘要：电子文件是指利用计算机等现代信息技术，在传统纸质文件的基础上生成、保存、传输和管理数字化文件的过程，具有存储容量大、文件传输快捷、数据传输安全等特点。随着信息技术发展，电子文件逐渐成为人们获取信息的重要载体和手段之一。然而，长期以来电子文件管理工作还存在着一些问题和不足，导致信息安全保护工作不到位或难以有效运行。因此，规范电子文件管理工作，对于提升信息系统安全保护能力和政务服务能力具有重要意义。

关键词：电子文件；管理；利用

引言：近年来，随着信息技术的发展，电子文件作为文档的一种表现形式，在政府机构和企事业单位内部得到了广泛的应用。但长期以来，各单位对电子文件管理中存在的一些问题缺乏认识，对电子文件管理缺乏必要的技术支持，往往导致电子文件管理不能满足新形势下机关工作的需要。本文就电子文件管理中存在的一些认识问题提出一些建议，希望能为今后机关工作和办公自动化建设提供一定的参考。

一、电子文件的特点

（一）可加密

加密是电子文件的主要功能之一。由于其具有信息保存不变的特性，因此在实际工作中，可以采用一些办法来保护电子档案。但这些办法一般都是不可取的，特别是对于数据的保护更为重要。传统意义上，只有通过密码才能得到的文件，这种文件的使用应该注意这些问题：（1）泄密问题：一些电子文件由于采用了加密技术后，使用中可能会出现被破解、泄露或者遗失等情况。虽然在某种程度上对泄密问题造成了一定的损失或破坏，但这种损失和破坏往往不会得到预期那么大而持久。（2）丢失风险：很多电子文件由于存储条件或使用方法不同甚至完全相同，从而导致了大量电子文件丢失，造成不可估量和无法挽回的后果。如存储在计算机中的资料如果丢失了以后就会出现无法补救的结果，从而给用户造成很大的财产损失。（3）被篡改风险：因为许多电子书都是经过加密才得以公开和传播的；而且许多电子书中都有被黑客篡改后而不自知或者根本没有察觉之时就暴露了其内容。一旦发现这些被篡改数据或者不知情之人将会对已经存储在计算机中的内容产生不利影响。因此在使用电子文件时一定要采取相应措施来保护信息安全和防止数据泄露现象。

（二）易存储

由于电子文件并不是以实物形式存在，所以电子文件的存储与纸质文件具有很大区别，即需要大量的存储器作存储。由于纸质文件的保存条件较差，随着时间的推移，纸质文件已经明显地变质甚至已经成为“僵尸”文档，而由于纸质文件受到物理性破坏而无法保存很长时间。因此数字压缩的主要目的就是要使原来被废弃的纸张变得易于复制、储存和传递。虽然很多数字介质有压缩能力，但也不能使它们很容易地保存下来。电子文件需要足够多的存储器以满足存储需要。所以，对于普通用户而言，很难寻找到存储电子文件所需要的存储器。这就要求用户寻找一个合理且有保障而且能方便地与其他类型存储器进行通信和交换网络接口来获得存储器。在这种情况下就需要一种能提供上述条件而又可靠使用存储器或网络接口来实现上述功能和接口关系的接口架构。

（三）易管理

传统的档案管理，主要是将纸质文件进行分类、编号，将纸质档案进行扫描记录内容。这种管理方法是繁琐的，甚至出现过有一些单位为了方便将纸质档案在数据库中储存，把其分散到几个服务器上，这样就出现了将其集中管理的问题。电子文件则不同，在其管理方面，采用方便快捷的方式管理更具优势。在互联网上，如果你想用电脑进行工作的话，那可以在任何地方、任何时间都能通过互联网进行获取到所需要的全部信息。这将大大节省你时间和精力消耗。而在电子文件管理中又是一样的，因此我们不能像传统文件那样，将文件放在自己名下。而是要将它放在网络上与外界进行交流并保存备份。而在传统文件上所存在的问题也就随之得到了解决。因为你可以通过网络将自己所需要的所有信息都储存在网络上。

（四）易更改

在传统社会中，人们在使用各种电子设备时，都希望将电子设备记录的内容保留下来。特别是对信息而言，将这些信息拷贝到数据源中以备不时之需。但对于普通用户而言，如果将数据拷贝到信息源中并不能解决其问题。因为其储存所需的空间限制太大。而且许多信息只能在其被拷贝之前进行修改或者使用其它语言进行处理；因此一旦在这个过程中发生错误就将对整个系统造成不可弥补的损失。而在当前社会中这样的情况越来越少，特别是在互联网逐渐普及后。对于许多普通用户而言它成为了一种资源；同时对于那些只想将其保留下来以备不时之需之人也有较大的吸引力及好处。我们很可能无法获得完整数据。即使将其保存下来也可能因为各种原因而被泄露或被盗用。所以对于目前已有记录（特别是文档）进行更改就变得非常重要。

二、加强电子文件管理的关键节点

（一）制定和完善电子文件归档基本结构标准

电子文件归档基本结构标准是对电子文件归档格式进行统一的基本要求。对现行的电子文件归档结构标准进行系统分析，对其中已有的各类规范条款进行梳理整合，找出各类规范中需要完善和调整的部分，并依据这些标准制定出相应的结构标准，以便于电子文件归档操作规范。同时完善电子文件归档结构标准的依据是对现行有关结构标准中的条款内容进行分析归纳出符合实际的要求。要结合实际情况制定具体工作实施方案和步骤，并定期组织实施，从而确保其科学性、有效性和适用性。

（二）强化安全保密技术支撑

在技术手段上，应着力提高电子文件应用、存储和管理的安全性和可用性，尤其是在使用后应及时进行技术升级，提高电子文件的安全性。同时，要对电子文件存储和使用的信息安全管理系统、密码管理系统等进行有效升级改造。针对电子文件存储介质，要对其存储介质及文件管理系统进行升级改造，避免或减少文件被非法篡改情况。要加强涉密信息系统关键技术应用，强化网络安全防护能力建设，提高网络安全防护能力。要进一步强化密钥管理与使用保障技术，确保涉密信息安全使用合规可控。还要加强保密技术手段建设方面的投入力度，加大保密硬件和技术设施设备等科技投入力度，提高信息系统中先进保密技术手段应用水平，增强安全保密综合保障能力。

（三）完善应急机制，明确责任主体

针对电子文件的特殊性，建议进一步完善应急机制。在使用中，应制定相应的应急预案，并加强监督和检查力度。制定相应的应急预案，有针对性地设置相应的应急程序及方法。在发生保密事故时根据事故严重性和后果严重程度分别采取不同种类、不同方式的应急处置措施。平时注意观察、分析事故性质和特点，及时完善相应的预案,遇有突发情况，及时启动相关应急预案，做到“有备无患”。

各单位是文件的责任主体，应将电子文件管理工作纳入本单位总体工作规划。办公室是电子文件存储及信息管理工作的责任主体，应加强对电子文件存档工作的指导。各单位应建立健全电子文件管理制度和工作流程体系，定期检查落实文件管理情况并形成定期报告。文件保管单位是电子文件归档工作的责任主体。各单位应严格执行保密审查制度，对于文件管理对象的计算机系统应纳入保密审查范围。在信息系统中应设置相应设备存储和上传数据权限，应定期检查存储设备或上传数据行为并及时更新数据记录，定期检查是否存在泄密风险和安全隐患。

结语：文件管理的电子化是顺应时代发展的必然结果，文件电子化是必然的。电子文件管理可以方便档案的使用、保存和传输，同时也可以对原来的文件管理方式进行更新。当前，由于传统的文件管理方式，我国目前的文件管理还面临着一些问题。电子文件管理是长期而又复杂的工作，有关管理单位要在现有的管理技术的基础上，不断地学习、改变原来的观念、态度、提高对电子文件管理的认识，使文件管理工作真正走向信息化、技术化、便利化。

参考文献：

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