纸质档案和电子档案共存发展探讨

纸质档案和电子档案共存发展探讨

齐海波,李敏,苏玲玲 ,刘娟

囯网平阴县供电公司  山东济南市250400

摘要：随着科技的发展，电子档案的出现极大的方便了工作和生活，传统的纸质档案无可替代，探索两者共存发展之道尤为重要。在电子档案与纸质档案衔接期间，档案保管单位和工作人员必须做好传统纸质档案和电子档案的“双档案”管理，才能进入档案管理的数字时代。本文研究了电子档案与传统纸质档案的互补和兼容模式，以供参考。   

关键词：电子档案；纸质档案；共存；发展    

前言：网络时代的重要特征是建立以档案为主的数据库，这也是社会发展到一定阶段的客观现象。档案由电子档案和纸质档案组成，象征着单位现代管理、建设和发展的趋势，档案在当代管理的作用不可小觑。纸质档案是以纸张为载体的储存方式。电子档案是通过信息技术生成并以编码方式存储的独特物质的档案。纸质档案具有静态不活跃、永久稳定的特点，而电子档案具有动态且活跃、不稳定且非永久的特点，两者区别明显，且都有其优点，但同时也有其不足。

一、纸质档案和电子档案的概念

纸质档案是以纸张为载体记录信息所形成的档案材料。文件材料经文书部门处理后，将其中具有查考利用价值的文件按照密级、形成时间、材料内容进行分类、排序、编目、订卷，然后移交至档案部门。

电子档案是表现形式为电子文件的凭证，是国家档案信息资源的重要构成元素之一。纸质档案材形成电子档案后通过系统传输或磁盘、光盘等介质移交至档案部门。

二、纸质档案与电子档案的联系

纸质档案顾名思义是纸质的原始文件档案资料，在标准库房中存放时间较长，但对库房空间存储量、温度湿度、“九防”等要求较高，且频繁翻阅纸质材料容易损坏难以恢复如初。   

电子档案一般存储于光盘、磁盘等介质中，因其信息存储效率高、容量大、查询便捷、信息传输方便等优点。因此，在文件和信息存储过程中，电子档案比纸质档案应用广泛。目前两种档案管理方式都存在，在档案存储与管理过程中，两者档案储存方式有着紧密的关联。两种档案管理又分为双轨制和双套制两种。双轨制通常包括双套制，在档案转换过程中，电子档案和纸质档案是同时存储和运行。因此，两种档案储存方式一直相互依存，同时都具有归档作用。双套制通过电子档案进行纸质拷贝，根据计算机程序完成文档的数字化存储过程，完成两者相互兼容的转换。

三、纸质档案电子档案的联系

1.纸质档案和电子档案在数据互通共享中的区别。电子档案有较强的数据资源互通性，即使不同的地点、时间和人群也可以共同使用档案资料查询信息，计算机档案系统的开发能够实现电子档案远距离传输，信息检索查询更加方便快捷，信息更新更加及时高效。纸质档案受材料原件约束，在同一时间只能有一个人群到档案存放地点查阅使用档案，路途奔波在人员、设备和资金上耗费较多。
    2.纸质档案和电子档案的原始性区别。纸质档案的唯一性和原始性是其能够作为凭证作用、具有法律效力的根本原因，纸质档案材料中的本人签字、领导签字、各级单位公章、审批意见等体现了责任，对已经形成的纸质材料做出任何涂改将在上面留下痕迹。纸质档案能够实现档案的原始凭证作用，激发档案生命力，保障档案信息真实可靠。电子档案并不具备纸质档案一样的唯一性和原始性，在共享利用过程是否篡改就难以确认，其法律效力遭到质疑。

3.纸质档案和电子档案的安全性区别。纸质档案的安全性与档案库房的安全性和库房环境息息相关，在标准化库房中能保存较长时间。然而，纸质档案也有缺点，首先，由于纸质档案储存占居空间大，重要资料的储存对档案室的要求也很严格。同时，还要注意纸质档案的保护，例如温度、环境湿度、防火、防水、防虫等都是需要关注的核心问题，而且在档案检验的过程中，无法避免损坏，不利于纸质档案的管理。

相较而言电子档案的安全隐患更多，高温易使光盘变形导致数据无法正常读出，磁场导致磁性电子档案载体磁性衰减影响记录信息的读写效果。随着信息技术迅猛发展，信息泄露事件时有发生，不排除黑客恶意泄露、窃取或篡改重要档案信息。电子档案存储介质的特殊性和依靠计算机进行信息读取的特性，使电子档案存储的安全性面临更大的威胁和挑战，电子档案信息可靠性与安全性难以保障。

四、纸质档案和电子档案共存发展的可行性做法研究

1.“双套制”管理方式的构建。“双套制”管理方式即同一份文件在鉴定整理后纸质档案和电子档案双归档，均进行存储并处于可利用的状态。这样能够实现纸质档案和电子档案的优势互补，通过电子档案能够快速检索档案信息，信息整合为各项事业发展提供基础支撑，需要查阅纸质档案时按照编号迅速找到对应的存储位置，避免档案提取中产生的复杂问题，提高档案利用效率。“双套制”管理方式也对我们工作提出新的挑战，对文件材料要明析界限，按照其来源、类别、时效等明确其是否符合“双套制”管理范围，这就要求我们具体材料具体分析，按照规定合理分类。

2. 开发建立档案服务平台。档案管理工作包括材料收集整理鉴定和提供利用服务，资源整合提供数据支撑和提供档案信息查询与业务办理服务是档案事业发展的基本目标，与单位及个人的实际生活息息相关。由于部分档案材料具有保密性特殊要求，档案服务平台的建立和维护需找专业团队进行，对于政策变更或档案材料归档等需及时更新数据库，为用户提供更加准确、快捷的服务。山东省公共就业人才网上服务大厅可以提供档案查询、档案转递、材料归集、证明出具等网办服务，在线提出申请上传材料由后台工作人员受理提出审批意见，真正实现足不出户满足查档及业务办理需求，为人们的工作和生活带来便利。笔者认可还可以赋予用户相应权限，在系统中及时更新维护个人学历、政治面貌、工作经历等信息，需在材料归集中提供相应的材料支撑，例如毕业证图片或教育部承认的学历学位查询电子文件，这保证了人员信息时效性，但归集的材料需仔细核查。

3.强化档案管理人员综合素质。电子档案管理相较于传统的纸质档案管理对人员的要求更加严格。要逐渐形成复合型高素质信息管理队伍，加强档案信息化管理的综合性人才队伍建设，注重档案信息化管理的实战技能培训。目前某些档案部门档案系统和信息整合高技能人才，即使引进现代化档案管理设备也无法发挥其效用。因此要注重档案高层次人才引进，与当地学校或重点实验室合作，不断创新创造电子档案管理新方法。同时对于档案管理人员，在熟悉纸质档案管理服务的基础上还要加强电子档案管理相关知识培训，了解电子文件归档流程，电子档案利用方法，了解兄弟单位或先进地区在这方面的经验，有条件的可以现场学习体验，为新的档案管理模式打好基础。

4.做好档案的安全防护工作。纸质档案由来已久且库房标准化建设较成熟，在这主要阐述提升电子档案安全性的措施。首先要选择合适的存储介质及材料，通过测试尽量降低环境温湿度、磁场磁力、紫外线等对其寿命和内部数据信息的影响。其次要保证计算机网络和档案管理系统的安全，对于工作人员按级别或工作需要赋予权限，通过专业技术人员维护防止黑客或网络病毒侵害，涉密计算机严禁使用外部U盘、磁盘，还要对信息数据库及时备份，保证档案信息数据的完整和安全完整，谨防信息泄露和篡改。

纸质档案和电子档案各有优缺点，共存发展才能实现优势互补和资源整合，促使纸质档案与电子档案在档案事业总体进程中发挥更大的价值，为社会各项事业做出更大贡献。

参考文献：

[1]刘海明.社会保险电子档案和纸质档案长期并存的思考[J].办公室业务，2019.

[2]杨海霞.论电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].卷宗,2019,22.