谈电子档案与纸质档案的优化管理

谈电子档案与纸质档案的优化管理

崔艳来

中国石油哈尔滨石化公司工程管理部 黑龙江省哈尔滨 150056

摘要：计算机互联网技术不断普及的同时，逐渐渗透进了人们生活中的方方面面，档案管理工作自然也不例外，档案管理工作作为企业主要工作之一，对其的日常管理与发展具有重要的影响。过去，大多数档案以纸质形式保存，但随着时间的推移，它们逐渐发展成为电子档案。两者都有优点和缺点。要想更好地提高档案管理的整体效率和质量，就必须继续加强对两者综合管理的研究。只有发挥各自的优势，补齐各自的短板，才能推动我国档案管理企业向更高水平发展。

关键词：电子档案；纸质档案；优化管理

1电子档案与纸质档案的理论概述

1.1电子档案

电子档案主要是在数据存储过程中，利用计算机磁盘等机械设备，最终以电子图像文件的形式来呈现，以虚拟方式将档案中的实体信息显露出来。在电子档案中的要点内容是构建具有信息化特点的档案管理平台，可以对涉及各项工作的档案数据资料利用电子信息技术方式进行管理，形成照片、扫描件、影像等数据形式的电子实体档案，其中一些保存价值高的档案数据应该进行完整记录，体现出文件原始记录性以及历史再现性。

1.2纸质档案

纸质档案是以纸张为主要载体形式，记录数据信息，也是传统档案管理模式，其主要包括电报、账目、图纸、文件、工作会议记录等。纸质档案保存与管理工作具有工作量大、且流程繁杂、容易损坏、保密性不高等特点，并且一旦损坏，无法恢复，虽然随着时间的不断发生变化，纸质档案的真实性并不会发生变化，但是因为保存的时间过长，材料本身也会受到一定的影响。同时也会因为人为因素方面的影响，导致档案信息发生改变。所以，在实际管理工作中，纸质档案的准确性往往会遭受质疑。大量的调查研究发现，纸质档案实际的保存期限很难超过100年，而且在是的历史发展当中，由于各种因素的影响，都增加了纸质档案出现毁损的可能，实际影响纸质档案保存的因素非常多，常见的有虫蚀、潮湿等，都会导致纸质档案出现质量方面的问题，再加上纸质档案在管理或者运输当中，都会出现人为的破坏，伴随着时间的流逝，纸质档案的参考利用价值不断降低，更多的是成为了一种“文物性”的存在，无法发挥出其应有的参考借鉴作用来。

2电子档案与纸质档案的并存策略

2.1构建两套管理系统

针对电子档案与纸质档案两种不同的管理方式，需要搭建两套相对独立但又存在一定关联性的管理系统，具体应该依据电子档案与纸质档案的特点对管理系统进行构建，两种档案操作、保管、利用等环节应该分离出来，但是二者之间需要搭建一个通道，在通道处可以集中进行便利性的业务协调处理，如在电子档案中应该标明相应纸质档案的存储编号，纸质档案中也要标记出电子文件的编码，以便二者可以进行互相参照。

2.2电子档案管理和纸质档案管理的合理共存

档案管理工作作为企业日常管理与发展过程中极为重要的组成部分，必须要加强管理，只有将传统纸质档案与电子档案两者之间进行有效融合，才能够为档案管理工作的稳步开展打下坚实的基础。在现代社会发展建设当中，无论是何种类型的企业，怎样的环境中，由于彼此之间的沟通联系强化，各种类型的技术工艺应用增多，整体的生产建设流程更加复杂，这些都使得档案资料不断增多，各种类型的档案资料管理保存都是衡量与评判所在企业及行业的重要方面，是提升企业行业管理发展建设水平的重要环节，为此对于档案管理工作必须要给予足够的重视，两者共存既是发展趋势，更是内在需求，主要体现在以下方面：首先电子档案的诞生是以纸质档案为基础并衍生而来的，其利用了计算机信息技术的强大功能，让档案管理工作效率大幅度提升，为人们带来了极大的便捷，能够让人们在实际应用更好把握档案工作的精髓，对于凸显档案管理的参考服务作用都有着重要意义。在计算机信息技术普及的大环境下，电子档案管理方式得到了广泛的应用，但是管理方式的转变也并不意味着就完全的取缔传统纸质档案管理和记录方式。电子档案管理模式虽然极大的改变了人们的生活与工作方式，提升了整体工作效率，但是也离不开纸质档案信息记录与保存的方式，信息数据在储存过程中，也可能会出现丢失的情况，这样会严重威胁档案管理的安全性。因此，档案管理工作人员应当充分考虑到，对于重要的信息可进行纸质与电子两种方式进行备份，这样即使是电子档案丢失，也能够及时查询到纸质档案。其次，档案管理工作需要专业化的人才，电子档案管理工作要求相关人员除了熟悉档案的日常管理工作之外，还应当具备相应的计算机技能，只有这样才能够对电子档案进行高效的管理与运用。

2.3完善档案管理制度

企业内部需要健全管理制度，由于电子文件具有易复制性以及删改性，所以需要将电子档案的保护贯穿于整个管理周期，对整个管理过程引起重视，针对珍贵的电子文件需要采用纸质文件方式进行另外记录，并且需要做好备份，以免电子文件信息丢失带来巨大的损失。除此之外，电子文件不具有原始性、完整性，所以针对每一份电子文件都需要制定出一个完整的记录制度，内容包括电子档案的收集以及提供利用情况。针对纸质档案而言需要加强其保护，无关人员不可借阅，严禁纸质档案遗失，并且需要做好纸质档案室的防潮、防虫、防鼠处理，针对重要的档案资料需要进行加膜、去污等工作，并且要用图片、录像等方式对其进行二次存储。

2.4加强纸质档案管理与电子档案管理之间的联系

目前，档案管理工作在实际开展过程中，主要包含了电子档案和纸质档案两种方式，这样的储存管理方式之间有着明显的不同和优缺点，因此，档案管理工作人员需要针对日常管理工作实际情况，选择相应的档案管理模式，更需要结合不同的行业推进档案管理工作的落实，这样才能让档案管理的价值作用更好凸显出来，也才能更好的服务于不同的行业进步。只有理清楚档案管理工作，熟悉两种不同的档案管理方式，才能够更好的开展相关工作，最大程度上发挥档案管理工作的作用和价值。使得各项功能之间有机结合，这样也能够极大的提升实际工作效率，两者之间加强联系、相互促进主要体现在以下方面：首先，电子档案管理和纸质档案管理相比，其能够有效提升档案管理工作的效率，加快工作进度，纸质档案管理也会受到一定的影响，对档案一体化的发展具有一定的促进作用，为此，要逐步加快电子档案的发展建设步伐，注重对传统纸质档案进行电子化改造，这样才能逐步推动传统档案管理工作的转型升级。电子档案管理也具有快速查找信息的功能，还可通过互联网，快速高效的浏览相关信息内容，电子档案管理人员可结合实际情况和需求，建立起联系，纸质档案可通过电子档案的检索功能，快速找到需要的纸质档案，这也是传统纸质档案与现代电子档案进行深化融合的一种基本体现。纸质档案管理的应用和影响，能够让电子档案管理工作效率进一步提升，同时也更加的完善，两者之间相互影响，相互促进，从而逐渐形成系统性的管理体系，有利于推进档案管理工作的稳步高效发展。

3结论

档案管理工作是企业日常管理工作中极为重要的组成部分，对提升企业的经营管理水平，促进企业的健康稳定发展具有重要的影响，必须要引起高度重视。目前档案管理工作主要有纸质档案与电子档案两种类型，其在档案归档时间、流程以及方法等方面存在较大的不同，随着科学技术的不断更新与发展，对于档案管理的整体要求不断提高，这就需要立足实际对档案管理工作进行全面的梳理更加精准的研究，这样才能确保档案管理工作更加扎实有效的落实下去。

参考文献：

[1]曹丙贵，罗长文.试论纸质档案与电子档案的融合[J].兰台内外，2020

[2]李芳.电子档案与纸质档案的对比研究——评《档案管理实务》[J].中国造纸，2020

[3]张珊珊.纸质档案与电子档案在保护技术上的差异性分析[J].档案天地，2020

[4]李春慧.纸质档案与电子档案“双套制”管理探析[J].档案管理，2019