军工科研单位物资采购管理信息化思考与实践

军工科研单位物资采购管理信息化思考与实践

杨顺 ,王亚茹 ,曹凌凌

西安长峰机电研究所 陕西省西安市 710065

摘要：在供应链管理中，物资采购管理是一个非常关键的环节，也是单位管理的重要组成部分。军工科研单位作为研究单位，长期以来，在物资采购管理上采取的都是手工作业的方式。现如今随着采购量的持续增长，给军工科研单位的采购员带来了很大的困难。军工科研单位物资采购管理方法亟须改进。本文从军工科研单位物资采购管理信息化的现状出发，深入分析了采购管理信息化解决方案，以期对未来物资采购管理信息化提供借鉴。

关键词：军工科研单位；物资采购；信息系统

1.信息化现状分析

军工科研单位的物资采购工作包括：采购需求确定、采购计划审批、货源选定报价、商务谈判、合同签订、运输复验、入库、领用、账务处理、成本归集等工作。从目前的物资采购工作情况可以看出，目前物资采购工作主要依靠手工制作单据，计算机辅助记账，存在着工作效率低下等问题。物资信息分散在不同的部门，没有一个系统收集、汇总、分析、发布的平台。

1.1采购业务效率低下

采购环节的资料关联性低。所有单据都要求商务人员输入、修改，无法利用统一的采购资料；纸质单据还需要在各个部门间手工传递，效率低下。这不仅给业务人员的工作量带来了很大的工作量，而且还不能适应目前各科研所对采购供应工作的要求。在每年对物资部门的顾客拜访和顾客满意程度的调查中，对于采购信息的反馈最多也最集中的是关于及时和时效的反馈，而这已经成为物资部门的一个“瓶颈”。但是，仅靠传统的手工作业方式不能从根本上解决这个问题，需要借助互联网的技术和信息技术的支持。

1.2资源利用率低

物资部门一年要完成成千上万次的采购工作，这就形成了许多有价值的资讯。若能充分运用，则可极大地便利科技工作者制定采购需求及技术指标，并可极大地缩短采购周期，提升采购工作的效能与效益。因为缺少信息资源采集的方式和平台，导致了市场信息、供应商信息、采购历史数据等关键信息不能被高效地保存和使用，从而导致了大量的资源的丢失，导致了巨大的浪费，甚至是不可估量的损失。

1.3统计工作不能满足科研机构的个性化需求

如今，统计工作的全部数据都是一名统计员一项一项地做的。统计人员的工作负荷巨大，同时也会产生缺失等不精确现象。在统计项目的数目上，只限于对计划金额、转账金额、合同金额、节约资金等少数几个重要项目的总结统计，不能对其进行更加细致的统计和总结分析。同时，在现有的工作方式中，技术人员、统计员在完成自己的本职工作的同时，还要按照研究单位的需求，为研究单位提供各种类型的统计资料。在当前的模式下，研究院的采购管理部门，只能对本单位制定并提交的采购计划和一些采购方式的改变进行了解，而不能对采购计划的实施进行了解，也不能对采购过程进行监督。这样，就无法对集中采购机构进行有效的监管，也无法对集中采购机构进行管理与考核。

2.采购管理信息化解决方案分析

2.1采购计划管理实施计划

各个研究与开发机构以及特定的设计者，都可以通过网络平台，进行资源规划的网上提交。在采购计划接受并审核的情况下，物资部门只有通过采购计划的审批才能更改或撤销。通过对不同的部门、不同的单位、不同的物资种类、不同的采购方式进行综合，实现了对不同的采购方式的综合。可以根据实际情况，制定出一份外贸的任务通知单、一份内贸委托采购单，为科研、生产、进口等项目的实施提供依据。在物资部门与各科研、各生产部门实现联机之前，系统为集中采购计划的输入提供了一个标准的数据接口。将科研生产物资引入各个环节的信息反馈到计划列表中。每一个申报单位都可以在线了解自己单位的科研生产物资采购申请各个环节的实际执行情况以及完成的时间节点，以此来促进各个应用单位对科研生产进度进行合理的安排。在物资部门与各科研、生产部门的研究、制造部门实现联网之前，可以为单位的集中采购方案的输入提供一个标准化的数据接口；今后，通过网络可以对全部的科研和生产部门进行公开，各个科研和生产单位可以在授权的区域内，直接在网上进行物资采购；物资部可以根据采购种类、采购方式和人员等，对各个单位的采购要求进行汇总，并将这些要求发送到相关的职能部门，整理出的订单等，并将其提交到采购执行环节。

2.2供应商管理实施计划

对合格供应商进行动态管理，制定出每日评估、定期评估的全面评估准则，将有潜力的供应商纳入到合格供应商名录中。物资部门的供应商评估分为每日评估和每季度评估。质量指标、供给指标、经济指标和服务指标是其核心内容。其中，产品的质量指标主要有：初次到达的品质和实际应用的品质；供给指数包括及时交付；经济指标有：价格、首次出价的客观程度以及支付方式；服务目标包括：对问题的处理，对客户的配合，对客户的售后服务。

每一季的评比都是按照评比的内容及每日评比的形式给出的，按评比的总分，按评比的结果对每一季的评比进行分类、分级、管理。一级合格供应商名单优先考虑；二级合格供应商的可以自由选择；三级合格供货商进行慎重的选择，而不在合格供应商名单中，不选择。根据单位发展的需求，制定每日评价记录和全面评价的灵活性。在合同履行完毕之后，建议在合同履行过程中使用评价卡片。对每一份合约进行评估。对供应商的全面评估不但可以按季进行，也可以对所有级别的供应商进行评估，从而得出他们的总分。供应商管理是指为单位建立一个科学的、综合的、有组织的、有计划的供应商的信息数据库，帮助单位对潜在供货商进行评价管理。为符合资格的供应商的管理提供系统的支持，其中包含了供应商的申请，审批，评审等过程的管理；实现了对后续潜在供应商。

2.3统计分析管理实施计划

统计分析管理可以对所有货物的采购进度和采购实施过程及结果进行及时的统计和反馈，还可以让所有授权用户以系统平台为基础，共享货物采购各环节的状态信息和实施结果，并可进行业务查询、汇总、并根据管理要求对其进行分类统计和输出应用程序。统计分析模块的目的在于，以单位内物资部门和科研生产单位的各级领导和业务负责人的需要为基础，对在科研生产物资过程中涉及的全部业务数据展开数据挖掘，并对报告进行自定义开发，为单位的管理或决策提供必要的业务信息。对用户界面进行了详细的描述，查询引擎的应用能够满足并将物资部和各科研生产单位的各种个性化统计分析报告的需要，以各种灵活、快速的查询条件为依据，选择出管理所需要的数据，并提供一个图形界面，让用户能够更清楚、更直观地对科学研究和生产物资的介绍和管理有一个更好的认识。在此基础上，提出了一种基于用户界面的信息检索方法，并利用该方法实现了对各商业文件的检索；利用报表设计器对报表进行定义，关联，发布，并对报表进行授权；终端用户可以通过该平台进行查询并产生报表。

3.结语

总之，做好物资采购信息化平台建设工作，可以推动军工科研生产单位的物资采购工作的规范化发展，从而提升军工科研生产单位的物资采购工作的效率，帮助军工科研生产单位的廉政建设。所以，军工科研生产单位要加强对采购计划管理实施计划、供应商管理实施计划、统计分析管理实施计划的审核，使信息化技术在军工科研机构的物资采购中起到更大的作用。

参考文献：

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