新时期卫生计生档案管理分析

新时期卫生计生档案管理分析

奥布力喀斯木·阿卜力孜

疏勒县巴仁乡人口和计划生育生殖健康服务站

【摘要】 随着两孩政策的开放与落实，卫生计生工作的改革进程也不断加快，寻找新时代背景下基层卫生计生档案管理规范化的方法至关重要，对提升基层卫生计生档案管理工作有很大帮助，是推动新时代卫生计生档案管理工作的关键。分析新时代卫生计生档案管理工作中的不足之处，并给出相应的改善建议，能够极大的提高档案管理效率和水平。笔者结合多年的工作经验，不断学习新理论新知识，对基层卫生计生档案管理工作提出以下几点建议。

【关键词】卫生计生；档案管理；问题

一、卫生计生档案管理常见问题

（一）档案管理系统闭塞

档案管理工作系统的建立和完善都需要在实际工作中实现，在实践中不断完善和改进，才能更好的服务于档案管理工作。我国档案管理开始的较晚，在这些年的不断发展中已经趋于完善，但是难免会出现系统闭塞的问题，比如，在实际工作中，受工作人员工作方法和工作思路的影响，使档案收集、整理、存档、归档过程中出现信息沟通不畅的问题，缺少统一的系统的管理方案，影响人员之间、部门之间的相互沟通，不能发挥系统作为沟通桥梁的作用，从而导致数据及信息在传递的过程中出现错误、遗漏或混乱的情况。

（二）档案材料收集不完整

通常档案管理也是由不同的部门分管各自的档案，也就形成不同科室各自为阵的管理方式，这就使卫生计生档案在收集与整理的过程中不可避免的遗漏一部分材料，尤其是价值较高的材料一旦被遗漏或丢失就会造成很大的损失，不利于卫生计生工作的顺利开展。不只是这样，还会影响档案材料的完整性，不利于档案的使用和存储。除此之外，档案材料的实际使用价值有限，但是受卫生计生工作性质的影响，其档案材料的种类非常繁杂、数量庞大、专业性极强，在繁忙的日常档案管理工作中难免会缺漏，如果档案收集不完整，不利于后期资料查阅和使用。

（三）档案管理制度不健全，集中统一管理较差

在实际工作中，很多基层的卫生计生单位都没有制定严格的档案管理规章制度，缺少健全的档案管理机制，甚至一些地方没有档案综合管理室，还有些档案管理室没有明确管理人和责任人，有些科室的档案管理人员队伍缺失，缺少明确的档案管理职责；档案资料收集完成以后没有移交到综合档案管理部门进行统一管理，导致档案管理中分头管理、分散保管的现象极为明显，不但浪费人力，还会影响档案管理水平。

（四）档案工作硬件投入不足

事实上，现在一些卫生计生单位因为某种原因没有设置专门的档案管理库房，也没有档案库、档案查阅室、档案人员管理办公室，“三室”混用的现象非常多。除此之外，档案管理设备落后，有的档案柜不符合档案储存标准，有些单位仍然在使用六十年代已经发潮的木质档案柜；缺少档案保护设施，管理技术有待改进，档案保管条件异常简陋。

二、提升档案管理工作水平的策略

（一）建立完善的档案管理数据库

档案数据化实现了文字档案向电子档案的转变，采用数字化的管理方法，极大的提高了管理水平和效率，使其更加便捷。在卫生计生档案管理中采用档案数据化不但方便档案使用者查阅资料，还能节省人力，在卫生计生档案管理中采用数据库技术实现档案资料信息化，在档案数据库中可以根据不同类别查询需要的档案，新的档案全要统一录入档案数据库中进行存储，便于档案资料使用者查询。在数据库使用的过程中要根据实际需求不断完善数据库，发挥数据库储存以外的分析、整理的作用，为使用者、管理者提供更加便捷的服务，资料使用者可以快速通过数据库查找到所需的资料。管理者要及时更新或修订数据库中的档案资料，确保档案资料的安全性和完整性。

（二）确保所有档案的完整性和齐全性

卫生计生档案与人民群众的生活息息相关，要求档案准确、完整、清晰可见，凡是纳入到卫生计生档案库中的档案材料都是严格筛选整理出来的资料信息，对后续的档案资料查询非常重要。在整理卫生计生档案资料的过程中，要明确分类、规范归档、合理组卷。对于一些年代较长的资料，或者缺卷、纸张破旧、书写不规范、档案破损、自己模糊的材料要及时补救，对于有价值的档案资料要及时完成信息化转换并上传至数据库，做好档案资料存储。与此同时，在保管卫生计生档案时要坚持广泛利用、长久保存的原则，保护档案、存储档案、使用档案齐抓共管，最大程度的满足卫生计生档案管理工作的需求。

（三）要加大督查力度，促进卫生计生档案管理长效机制建设

在实际卫生计生档案管理工作中采用“统一领导，分级管理”的方法，成立县级统一的档案工作领导小组，由县级领导小组统一领导和指挥；下级卫生卫计单位要建立档案管理工作机制，按照单位实际档案管理需求，制定综合档案管理部门，详细划分工作并指定责任人，不同职能科室都指定档案管理人员，搭建有组织、分工分明的档案工作体系。根据实际单位的档案管理需求，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、统计、回收、保密、销毁等系统的管理制度，明确档案管理人员的责任和详细工作职责，以年度为单位开展目标责任制考核制度，确保档案管理工作有序进行，切实稳步推行。建立卫生计生档案长效管理机制，制定相应的配套管理措施。比如，设计合理的类目体系，建立定期归档制度，规范卫生计生档案的收集、上报、整理和存档制度，严格按照上级领导部门下达的标准操作。

（四）加强硬件建设，促进档案工作水平迈上新台阶

建立健全卫生计生档案的硬件设施，单位有条件的情况下，设立“库房、阅览、办公”三室一厅的档案管理室，库房内要配备能够容纳至少10年的档案存放柜，档案柜架要符合统一质量标准，配置相应的空调、温湿控制器、除湿器、消毒器具、灭火器具、档案查阅专用梯、密集架等基础设施，安装防盗窗、防盗门、防火设施，保证库房管理符合档案防护标准。配备相应的计算机、复印机、扫描仪等现代化设施，确保档案管理工作有序进行。条件不充分的也要配备专门的档案管理库和专门的存放柜。

为了更好的满足新时代卫生健康工作的实际需求，在卫生计生档案管理工作中一定要善于利用现代化信息技术进行档案管理工作，提高档案收集、阅览、保管效率，做好服务工作。

参考文献

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